ПОДАТОК НА ПРИБУТОК ПІДПРИЄМСТВ
Первинні документи
Законодавство не вимагає зазначати повну адресу місця складання первинного документа
Що писати у видатковій накладній у рядку «Місце складання»? Тільки місто чи всю адресу повністю? Клієнти просять зазначати всю адресу. Чи правильно це?
Норми ст. 93 ЦКУ визначають місцезнаходженням юридичної особи фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно перебуває керівництво) та здійснення управління й обліку. Аналогічне визначення містить і ст. 1 Закону про держреєстрацію. Це місцезнаходження такої юридичної особи, відомості про що містяться у Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України.
Поняття «юридична адреса», «фактична адреса», «поштова адреса» широко вживаються на практиці, проте чинне законодавство України містить лише поняття «місцезнаходження юридичної особи».
Відповідно до п. 45.2 ПКУ, саме місцезнаходження юрособи визначає її податкову адресу. Податковою адресою платника податків — фізособи визнається місце її проживання, за яким вона береться на облік як платник податків в органі ДПС. Платник податків — фізособа може мати одночасно не більше однієї податкової адреси.
Відповідно до пп. 2 п. 42 Правил №270, формат поштової адреси включає в себе дані у такій послідовності:
— найменування вулиці (проспекту, бульвару, провулку), номер будинку, квартири;
— найменування населеного пункту, району, області;
— поштовий індекс;
— країна призначення.
Але це стосується лише поштової адреси.
Видаткова накладна є первинним документом. Відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік, первинні та зведені облікові документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:
1) назву документа (форми);
2) дату і місце складання;
3) назву підприємства, від імені якого складено документ;
4) зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
5) посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
6) особистий підпис чи інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
Аналогічний перелік обов'язкових реквізитів первинних документів прописаний і в п. 2.4 Положення №88.
Мінфін у листі від 26.08.2011 р. №31-08420-07-25/212471 висловлює свій погляд з приводу заповнення такого реквізиту первинного документа, як «місце складання»: «При наведенні інформації про місце складання первинного документа зазначається населений пункт, у якому його складено. Якщо первинний документ оформляється за межами населеного пункту, в місці, в якому здійснено господарську операцію, слід зазначати відповідну адміністративно-територіальну одиницю. У разі оформлення первинним документом господарської операції, здійсненої за межами України, також зазначається назва країни».
1 Наш коментар див. у «ДК» №40/2011.
Як бачимо, чіткого припису розписувати повну адресу місця складання первинного документа чинне законодавство не містить.
Юлія КЛОВСЬКА, «Дебет-Кредит»
Місце складання акта виконаних робіт (наданих послуг) може не відповідати місцю укладення договору
Організація надає послуги, роз'їжджаючи всією Україною. Договір складається за місцем юридичної адреси організації-виконавця, а акт може бути підписано в будь-якому пункті України. Яке місце складання проставляти в акті? Чи немає неузгодженості між різними назвами місця складання в договорі та в акті?
Відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік, первинні документи1 мають містити такі обов'язкові реквізити:
1) назву документа (форми);
2) дату і місце складання;
3) назву підприємства, від імені якого складено документ;
4) зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру госпоперації;
5) посади осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;
6) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
Аналогічний перелік обов'язкових реквізитів первинних документів прописано у п. 2.4 Положення №88.
Як бачимо, в акті має бути зазначено місце складання цього первинного документа. Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку госпоперацій є первинні документи, які фіксують факти їх здійснення. По суті, акт виконаних робіт (наданих послуг) фіксує здійснення госпоперації і свідчить про її закінчення. Первинні документи мають бути складені:
1) під час здійснення госпоперації. На нашу думку, йдеться про складання первинного документа саме у місці її здійснення;
2) а якщо це неможливо, то безпосередньо після закінчення госпоперації. На нашу думку, і в цьому випадку знову ж таки йдеться про те, що акт складається в місці фактичного здійснення госпоперації.
Реалії ведення фінансово-господарської діяльності свідчать, що часто бухгалтерія підприємства (місце, де фактично складаються та підписуються первинні документи) розташована зовсім не там, де фактично здійснюються госпоперації від імені цього підприємства. Наприклад, за участю регіонального менеджера підприємства (в місці здійснення госпоперації немає відокремленого підрозділу, а також приміщення та комп'ютерів для ведення первинного документообігу). У такому випадку документи, справді, готуються та підписуються бухгалтерією (керівником чи відповідальною особою) з обов'язковим зазначенням місця фактичного здійснення госпоперації. Отже, такий реквізит, як «місце складання», відповідатиме місцю фактичного здійснення госпоперації.
Мінфін у листі від 26.08.2011 р. №31-08420-07-25/212472 наголошує, що у первинному документі достатньо зазначити назву населеного пункту, у якому його складено (відповідну адміністративно-територіальну одиницю — при здійсненні операції за межами населеного пункту або назву країни, якщо операція здійснюється за межами України).
1 Акт виконаних робіт, наданих послуг є первинним документом, адже фіксує факт виконання госпоперації.
2 Наш коментар див. у «ДК» №40/2011.
На нашу думку, в акті обов'язково має бути зазначено податкову адресу продавця та місце складання акта.
Як бачимо, чинне законодавство не передбачає прив'язки місця складання акта виконаних робіт (наданих послуг) конкретно до місця складання договору. Отже, не буде жодних неузгодженостей, якщо місця складання цих документів будуть різними. Але радимо у договорі прописати, що місце надання конкретних послуг (виконання робіт) прописується у кожному акті окремо. Таке застереження у договорі та відображення місця складання у кожному конкретному акті під час перевірок дасть можливість підтвердити фактичне виконання робіт, надання послуг.
Юлія КЛОВСЬКА, «Дебет-Кредит»
Правильне оформлення первинних документів дуже важливе
Обов'язковий реквізит первинного документа — «Відповідальний за здійснення господарської операції і правильність її оформлення». У «1С» 8.2 це пишеться внизу біля реквізитів і підпису виконавця.
То хто повинен підписувати акт у цій частині? Директор ставить підпис тільки вгорі біля «Затверджую», а біля слів «Відповідальний за здійснення господарської операції і правильність її оформлення», за його словами, повинен розписатися бухгалтер. Як правильно?
З ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік випливає, що первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:
1) назву документа (форми);
2) дату і місце складання;
3) назву підприємства, від імені якого складено документ;
4) зміст і обсяг господарської операції, одиницю її вимірювання;
5) посади осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність її оформлення;
6) особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції.
Підпис — обов'язковий реквізит будь-якого первинного документа. Згідно з п. 2.13 Положення №88, з урахуванням ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік, керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи. Саме ці особи згідно з ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік відповідають за невчасність складання первинних документів та недостовірність даних у них. Згідно з п. 2.5 Положення №88 документ повинен бути підписаний особисто, а підпис скріплений печаткою. Справжність первинного документа може викликати сумнів, якщо підпис не супроводжується розшифруванням прізвища та ініціалами (див. ухвалу ВАСУ від 11.03.2010 р. №К-11579/07). Документ може бути не визнано за первинний також і тоді, якщо біля підпису відповідальної особи не зазначено її посаду (рішення Господарського суду м. Києва від 26.05.2010 р. №14/211, від 19.05.2010 р. №14/206). Під час розгляду тих чи інших первинних документів суди насамперед аналізують їх щодо відповідності реквізитів, наведених у Законі про бухоблік та Положенні №88.
З вищесказаного зробимо висновок, що директор ставить підпис тільки вгорі біля «Затверджую», а біля слів «Відповідальний за здійснення господарської операції і правильність її оформлення» ставиться підпис відповідальної особи, призначеної директором.
Марина КРИВЕНКО, «Дебет-Кредит»