Перевищення витрат
Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ та п. 15 р. І Інструкції №59 під «добовими витратами» розуміють витрати на відрядження, які не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб відрядженого працівника.
Згідно зі ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.
Відрядженим працівникам обов’язково виплачують:
— добові за час перебування у відрядженні;
— вартість проїзду до місця призначення і назад;
— витрати на наймання житлового приміщення в порядку та розмірах, встановлених законодавством.
Витрати на харчування, здійснені найманим працівником під час відрядження та не включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), не підлягають обов’язковому відшкодуванню, бо їх не включено до переліку витрат на відрядження, які підлягають відшкодуванню за наявності підтвердних документів згідно з пп. 170.9.1 ПКУ.
Але якщо за рішенням керівника такі добові витрати будуть відшкодовані працівникові, то сума витрат вважатиметься додатковим благом відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ та оподатковуватиметься ПДФО за ставкою 18% (п. 167.1 ПКУ) із застосуванням «натурального» коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ). Крім того, така сума підлягає оподаткуванню військовим збором за ставкою 1,5% без застосування «натурального» коефіцієнта.
Водночас додаткове благо слід відобразити у додатку 4ДФ до об’єднаної звітності за ознакою доходу «126».
Факт оподаткування добових не впливає на їх бухоблік. Тож усю суму відшкодованих добових також відносять до складу витрат на відрядження, як і решту витрат працівника у відрядженні.
Представницькі витрати
До представницьких витрат, згідно з Нормами №1026, зокрема, але не виключно. належать витрати, пов’язані з проведенням офіційного прийняття представників (у т. ч. сніданок, обід, вечеря).
І цей перелік витрат, і самі Норми №1026 стосуються лише бюджетних установ, тож інші підприємства можуть використовувати зазначений документ як допоміжний (довідковий).
Залежно від мети проведення заходів витрати представницького характеру (документально оформлені) є складовою рекламних (збутових) або адміністративних витрат.
Два види представницьких витрат
Представницькі витрати адміністративного характеру спрямовані на обслуговування й управління підприємством. До них належать загальні корпоративні витрати, у т. ч. організаційні витрати на проведення річних та інших зборів органів управління.
Представницькі витрати рекламного характеру пов’язані з просуванням і рекламою товарів (послуг) підприємств, до них належать будь-які заходи, метою яких є поширення або донесення інформації про особу чи товар, призначеної сформувати або підтримати обізнаність споживачів і їхній інтерес до таких осіб чи товару (ст. 1 Закону про рекламу). Такими заходами можуть бути презентація нового продукту (донесення інформації про його якість, властивості, переваги) із запрошеними потенційними покупцями такого товару, презентація позитивного іміджу фірми, її продукції, заходів, працівників, торгової марки тощо.
Залежно від поставленої мети представницькі витрати обліковують:
— на рахунку 92 «Адміністративні витрати», якщо витрати мають загальногосподарський характер і більше пов’язані з управлінням та обслуговуванням підприємства, згідно з п. 18 НП(С)БО 16;
— на рахунку 93 «Витрати на збут», якщо це витрати, пов’язані з реалізацією (збутом) продукції (товарів, робіт, послуг), згідно з п. 19 НП(С)БО 16.
Тож, якщо оплату за зустріч із партнерами в ресторані перераховано безпосередньо на рахунок закладу, буде проведення: Д-т 92, 93 К-т 631. А якщо власник закладу є ФОПом, таку оплату потрібно відобразити в додатку 4ДФ об’єднаної звітності.
Об’єктом оподаткування платника податку (як резидента, так і нерезидента) є, зокрема, загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, який складається зі суми оподатковуваних доходів, нарахованих (виплачених, наданих) протягом такого звітного податкового місяця (відповідно до п. 163.1 ПКУ).
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включають кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ПКУ.
Водночас, згідно з пп. 164.2.11 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включають суму надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ.
Так, пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ встановлено, що податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 ПКУ строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.
До суми перевищення не включають та не оподатковують документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платникові податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламною метою.
Отже, не включають до оподатковуваного доходу працівника кошти (готівкові, безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані від роботодавця під звіт на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків. за умови дотримання всіх вимог, установлених п. 170.9 ПКУ. При цьому обов’язковою умовою є рекламна спрямованість витрат, здійснених за такі кошти, і їх документальне підтвердження.
Сума, отримана під звіт (компенсована фізособі, яка витратила власні кошти) для проведення представницьких витрат юрособи (не з рекламною метою). підлягає оподаткуванню податком на доходи фізосіб на загальних підставах.
Тож якщо кошти видано на зустріч із партнерами під звіт працівникові, тоді буде кореспонденція: Д-т 372 К-т 301, 311; Д-т 92, 93 К-т 372.
У цьому разі чек із ресторану буде документальним підтвердженням факту використання підзвітних коштів працівником і відображати це в додатку 4ДФ до об’єднаної звітності не потрібно.
Сума представницьких витрат законом не обмежена.
Нормативна база
- Закон про рекламу — Закон України від 03.07.1996 №270/96 «Про рекламу».
- Інструкція №59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59.
- Норми №1026 — Норми коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядок їх витрачання, затверджені наказом Мінфіну від 14.09.2010 №1026.