Розрахунок лікарняних
Згідно з п. 25 — 27 Порядку №1266, розрахунковим періодом, за який обчислюють середню заробітну плату, за основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок, є:
— 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа);
— менше ніж 12 календарних місяців — фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа);
— менше ніж календарний місяць — фактично відпрацьований час (календарні дні).
Позаяк працівник, який захворів у лютому 2024 р., працює на підприємстві понад рік, то розрахунковий період для обчислення лікарняних буде лютий 2023 р. — січень 2024 р.
Розрахунок проводять за нормами Порядку №1266 — за визначений розрахунковий період підсумовують заробітну плату працівника, на яку нараховано ЄСВ (п. 3 Порядку №1266).
Нагадаємо: виплати, що входять до фонду оплати праці, — це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, на які нараховується ЄСВ. Усі ці виплати включають до розрахунку в тому місяці, в якому їх було нараховано. І позаяк ці виплати включають до розрахунку лікарняних, відповідно і дні, на які припадають ці виплати, включають до розрахункового періоду.
Звертаємо увагу, що з розрахункового періоду вилучають лише дні, не відпрацьовані з поважних причин, вичерпний перелік яких зазначено у п. 3 Порядку №1266.
Підсумовану зарплату за визначений розрахунковий період ділять на кількість календарних днів у розрахунковому періоді й отримують середню зарплату. При цьому потрібно врахувати розмір страхового стажу працівника, визначений ст. 17 Закону №1105, помноживши середню зарплату на відповідний відсоток залежно від стажу. Отриманий результат окремо множать на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності:
— на перші 5 календарних днів за рахунок роботодавця, що припали на лютий;
— дні, починаючи з 6 календарного дня за кошти ПФУ (4 календарні дні), що припали на лютий;
— на решту 5 календарних днів за кошти ПФУ, що припали на березень.
Відображення в додатку 1 єдиної звітності
Нараховані лікарняні відображають у додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у тому місяці, в якому роботодавець фактично нарахував їх у бухгалтерському обліку. У графі 8 зазначають код застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю, у якого ставка ЄСВ 8,41%.
Суму лікарняних показують у додатку 1 звітності окремо від інших виплат із розподілом за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні. У графі 10 фіксують місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на відповідний місяць. Iнші графи, де відображено лікарняні за рядками, заповнюють у загальному порядку.
Звертаємо увагу, що графу 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком зі сумою лікарняних заповнюють лише тоді, коли зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася. Якщо зарплата працівникові нараховувалася, то графу 14 заповнюють у рядку, в якому відображають нараховану заробітну плату.
Тож за працівником, який хворів з 21.02.2024 до 05.03.2024, нараховані йому лікарняні показують у березні І кварталу 2024 р. У додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за лютий буде тільки нарахована зарплата.
Таким чином, перехідні лікарняні повністю будуть відображені у додатку 1 за березень (за місяць нарахування) І кварталу 2023 р., з таким розподілом за рядками:
І рядок — зарплата за березень 2024 р.:
— у графі 8 — код застрахованої особи «1» (або «2»);
— у графі 10 — місяць та рік, за який нараховано зарплату: 032024;
— у графі 14 — кількість календарних днів у трудових відносинах «31»;
— у графах 16 та 17 — вся сума нарахованої зарплати;
— у графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму зарплати.
Інші графи заповнюють у загальному порядку.
ІІ рядок — лікарняні, що припадають на дні лютого 2024 р.:
— у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);
— у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 022024;
— у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (в цьому випадку 9 календарних днів);
— у графах 16 та 17 — сума нарахованих лікарняних за лютий;
— у графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму лікарняних.
Інші графи заповнюють у загальному порядку.
ІІІ рядок — лікарняні за травень 2023 р.:
— у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);
— у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 032024;
— у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (в цьому випадку 5 календарних днів);
— у графах 16 та 17 — сума нарахованих лікарняних за березень;
— у графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму березневих лікарняних.
Інші графи заповнюють у загальному порядку.
Також потрібно буде проконтролювати, чи сплачено кожного місяця мінімальний внесок з ЄСВ і чи не потрібно його донараховувати/сплачувати та відображати з кодом типу нарахувань «13» у графі 09.
Графа 9, код типу нарахувань «13»
<...> Графа 09 «Код типу нарахувань» Додатка 1 заповнюється страхувальником лише у випадках, передбачених переліком кодів типу нарахувань 1 — 15, де код типу нарахувань 13 — це сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (із заробітної плати/доходу, грошового забезпечення) за місяць звітного кварталу, який застосовується для сум у місяцях звітного кварталу за попередній звітний (податковий) період лише під час нарахування сум допомоги з тимчасової непрацездатності за попередні місяці та під час нарахування сум у зв’язку з вагітністю та пологами за попередні місяці. <...>
Роз’яснення Головного управління Державної податкової служби в Одеській області від 07.06.2021
Лікарняні у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ показують одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101», тому що ПКУ для потреб оподаткування лікарняних відносить їх до зарплати (пп. 169.4.1 ПКУ).
Тож якщо лікарняні виплачують у встановлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, то суму лікарняних та суму сплачених ПДФО і ВЗ у додатку 4ДФ відображають у тому звітному періоді, до якого входить місяць нарахування лікарняних (пп. 4 розділу IV Порядку №4).
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Порядок №4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 №4.
- Порядок №1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 №1266.