Міністерство юстиції України наказом від 16.03.2026 №667/5 (зареєстровано в Міністерстві юстиції 18.03.2026 за №356/45750) затвердило зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Документ оновлює норми ведення документації для державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств і установ, а також скасовує наказ Міністерства юстиції від 07.09.2015 №1656/5 «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції».
Про це ми повідомили тут. Тоді ж ми зазначали, що цей наказ набере чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування. Станом на 26.03.2026 його ще не опубліковано.
Одна зі змін, які приніс Наказ №677/5, — це повернення вимоги про проставлення на копіях документів відмітки «Копія». Про неї і поговоримо далі
Проставляння відмітки «Копія» на копіях документів: як було раніше
Така вимога спочатку була прописана у Правилах №1000/5, а у 2022 році під час внесення чергових змін до цього нормативно-правового акта — чомусь вилучалася, що спричинило низку непорозумінь на практиці.
Деякі роботодавці автоматично й надалі проставляли її на копіях будь-яких документів, зокрема копіях наказів про звільнення, інші — повністю відмовлялися від цього. Доходило навіть до того, що подекуди під час перевірок або розгляду трудових спорів у суді копії документів визнавалися неналежно оформленими.
Тим часом у пункті 5 глави 4 розділу ХІІ Правил №1000/5 була і залишається норма про засвідчення архівних копій та витягів, в якій обумовлено застосування штампа «Копія», а саме:
«При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія».
Як буде після набрання чинності змінами
Наказом №667/5 урегульовано проставляння відмітки «Копія» на копіях, виготовлених зі службових документів у поточному діловодстві.
В абзаці шістнадцятому пункту 8 глави 11 розділу II Правил №1000/5 буде чітко визначено, що:
«Відмітка «Копія» проставляється у правому верхньому куті першого аркуша документа».
Таким чином, усунено прогалину, і не виникатиме сумнівів щодо необхідності проставлення відмітки «Копія» на копіях:
- кадрових наказів (зокрема про прийняття, переведення, звільнення);
- військово-облікових документів;
- документів про освіту, свідоцтв і посвідчень, що надають право на певні пільги, а також інших документів, що долучаються до особових справ;
- документів, що видаються працівникам на руки або надсилаються іншим юрособам на їхні запити.
Відсутність відмітки «Копія» на копіях документів розцінюватиметься як порушення вимог законодавства.
З огляду на це рекомендуємо:
- переглянути особові справи працівників;
- виявити копії без відповідної відмітки;
- за потреби – проставити її у правому верхньому куті першого аркуша.
До особових справ звільнених працівників, переданих на зберігання до архіву, вносити уточнення не потрібно.
Наголосимо: у разі виготовлення копії багатоаркушного документа відмітку «Копія» ставлять лише на першому аркуші.
Водночас змінами не визначено способу проставлення відмітки — штампом чи рукописно.
Оптимальним рішенням є використання штампа «Копія». Якщо ж його немає, допускається внесення відмітки від руки — чіткими друкованими літерами.