Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником юрособи на правах єдиноначальності й у межах його компетенції.
Залежно від змісту управлінської дії накази поділяють на такі три основні види:
1) з основної діяльності (основних питань діяльності) юрособи;
2) з адміністративно-господарських питань;
3) з кадрових питань.
Видову класифікацію наказів визначено у нормативно-правових актах, обов’язкових для виконання всіма юрособами:
— Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5 (далі — Перелік №578/5), а саме: у п. «а», «б» й у ст. 16 Переліку №578/5;
— Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила №1000/5), а саме: в абзаці третьому п. 3 глави 1 розділу ІІ Правил №1000/5;
— Національному класифікаторі України «Класифікатор управлінської документації» (НК 010:2021), затвердженому наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.2021 №526-21.
Зверніть увагу! Вид наказу визначити дуже важливо. Адже різні за видами накази мають різні строки зберігання, окремо реєструються та формуються у відповідні справи, а надалі — одні з них підлягають тривалому зберіганню, інші — знищенню. Докладніше строки зберігання наказів розглянемо в окремій публікації.
Накази з основної діяльності юрособи
Зміст наказів з основної діяльності стосується найважливіших питань управлінської та профільної (наприклад, агропромислової, банківської, видавничої, рекламної, торговельної тощо) діяльності юрособи, зокрема таких питань:
— планування, звітність та фінансування діяльності;
— організація роботи;
— зміна, скорочення або розширення видів діяльності;
— оптимізація організаційної структури юрособи;
— розподіл функцій та повноважень між посадовими особами;
— створення та внесення змін до складу колегіальних дорадчих органів (правління, дирекції, комісії, ради тощо) юрособи;
— затвердження локальних нормативних документів (інструкцій, положень, правил, порядків, регламентів тощо);
— організація та проведення важливих заходів, пов’язаних з основною діяльністю юрособи.
Приклади заголовків до тексту наказів з основної діяльності:
«Про затвердження положень про структурні підрозділи підприємства»
«Про внесення змін до штатного розпису підприємства на 2025 рік»
«Про створення експертної комісії»
«Про розширення ринку збуту продукції компанії»
«Про ліквідацію структурного підрозділу підприємства»
«Про внесення змін до складу наглядової ради компанії»
«Про затвердження інструкції з діловодства у товаристві»
Накази з адміністративно-господарських питань
Зміст наказів з адміністративно-господарських питань стосується:
- організації та проведення певних адміністративно-господарських заходів у межах юрособи або за участю її працівників. Наприклад: інвентаризації, курсів підвищення кваліфікації, поточного ремонту будівель і приміщень, поліпшення благоустрою територій, прилеглих до будівлі юрособи тощо;
- призначення відповідальних осіб за напрями роботи, що не належать до основної діяльності юрособи (наприклад, за охорону праці, пожежну безпеку, ведення військового обліку працівників, організацію діловодства у структурних підрозділах тощо);
- забезпечення працівників певними засобами, необхідними для виконання посадових обов’язків (наприклад, транспортирними засобами, питною водою, спеціальним одягом і взуттям, засобами індивідуального захисту тощо);
- облаштування робочих місць комп’ютерною та організаційною технікою;
- запровадження незначних змін у роботі окремих структурних підрозділів або працівників юрособи, встановлення певних заборон або обмежень (наприклад, користування обігрівачами, кондиціонерами та іншими електроприладами).
Приклади заголовків до тексту наказів з адміністративно-господарських питань:
«Про проведення річної інвентаризації»
«Про організацію курсів підвищення кваліфікації для працівників планово-економічного відділу підприємства»
«Про створення комісії з перевірки стану діловодства та архівного зберігання документів на підприємстві»
«Про призначення відповідальних за пожежну безпеку у структурних підрозділах установи»
«Про запровадження системи електронного документообігу на підприємстві»
«Про забезпечення працівників компанії комп’ютерною та організаційною технікою»
«Про виготовлення візитних карток для працівників товариства»
«Про проведення озеленення, прибирання та благоустрою території підприємства»
«Про заборону тютюнокуріння у приміщеннях та на території закладу»
Накази з кадрових питань
До наказів з кадрових питань, зокрема, належать накази про:
- прийняття на роботу (призначення на посаду);
- переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
- сумісництво;
- суміщення посад;
- звільнення;
- атестацію певних категорій працівників (зокрема медичних, наукових, педагогічних, соціальних тощо);
- присвоєння звань, підвищення категорії, розряду, рангу;
- зміну біографічних даних;
- заохочення (нагородження, преміювання);
- оплату праці, нарахування різних доплат, надбавок, матеріальної допомоги працівникам;
- додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці;
- соціальні відпустки, зокрема у зв’язку з вагітністю та пологами, у зв’язку з усиновленням дитини, для догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років;
- відпустку без збереження заробітної плати;
- довгострокові відрядження за кордон;
- відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, у тому числі щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій;
- короткострокові відрядження за кордон та в межах України;
- стягнення;
- підвищення кваліфікації;
- стажування;
- надання щорічних основних і додаткових оплачуваних відпусток, відпусток у зв’язку з навчанням, творчих відпусток, відпусток для участі в змаганнях тощо.