Відповідно до вимог п. 1 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила №1000/5) номенклатура справ призначена для:
- встановлення в юрособи єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формі;
- забезпечення обліку документів;
- оперативного пошуку документів за їх змістом і видом;
- визначення строків зберігання справ.
Крім того, номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, зокрема з кадрових питань, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання.