Стаття 47 Кодексу законів про працю України зобов'язує роботодавця видати працівникові копію наказу про звільнення в день звільнення. Це є обов'язковою умовою, незалежно від підстав звільнення: чи то з ініціативи роботодавця, чи то з ініціативи працівника.
Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначено у главі 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила №1000/5). Зокрема, у пунктах 6 — 8 глави 11 розділу ІІ Правил №1000/5 зазначається, що:
— копія документа має відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину;
— не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями;
— копія набирає юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.
Копія наказу про звільнення — це документ, що містить точне знакове відтворення інформації оригіналу наказу про звільнення, засвідчений в установленому порядку.
Які наслідки, якщо копія наказу не видана?
Невидання працівникові копії наказу про звільнення в день звільнення або відсутність документального підтвердження факту її видачі може спричинити низку негативних наслідків.
Наслідок 1.
Про невиконання цього обов’язку йдеться у ч. 5 ст. 235 КЗпП України, де визначено, що у разі затримки видачі копії наказу про звільнення з вини роботодавця останній зобов’язаний виплатити працівникові середній заробіток за весь час затримки.
Розгляньмо це на конкретному прикладі:
Працівникові, який звільнився 02.02.2026, не видали копію наказу про звільнення або видали, але не мають документального підтвердження факту видачі. Пізніше працівник звернувся до роботодавця з вимогою видати йому цю копію, запевняючи, що в нього її немає і не було. Роботодавець виготовляє, засвідчує та видає працівникові копію наказу про звільнення 30.03.2026. І в цьому разі працівник має законне право вимагати виплати йому середнього заробітку за період з 02.02.2026 до 30.03.2026.
Наслідок 2.
Невиконання обов’язку видати копію наказу — це порушення трудового законодавства, за яке органи Держпраці можуть застосувати таку відповідальність:
— фінансові санкції на підставі ст. 265 КЗпП України у розмірі мінімальної зарплати*;
— накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 НМДГ.
* У період дії воєнного стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП України, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
Як уникнути можливих негативних наслідків?
Видати працівникові копію наказу про звільнення в день звільнення та зафіксувати факт її отримання працівником в кілька або в один із запропонованих нижче способів:
Спосіб 1.
Зобов’язати працівника у відмітці про ознайомлення з наказом на оригіналі наказу, що залишиться на тривале зберігання у справі підприємства, додати фразу «копію отримав/отримала», проставити підпис та дату отримання.
Який вигляд має відмітка про ознайомлення з наказом
З наказом ознайомлений, копію отримав:
(підпис) Сергій ІВАНЕНКО
17.03.2026
Спосіб 2.
У журналі реєстрації кадрових наказів варто передбачити графу «Підпис особи, яка отримала копію, дата отримання», де проставлятимуться підпис працівника, якому видається копія наказу про звільнення, і дата її отримання.
Спосіб 3.
Якщо працівник відмовляється отримувати копію наказу про звільнення або підписуватися про її отримання, потрібно скласти акт за участю кількох свідків з-поміж працівників, у якому зафіксувати таку відмову.
Проставивши підпис і дату отримання копії наказу про звільнення на оригіналі цього документа та у відповідній графі журналу реєстрації, працівник фактично підтверджує отримання копії наказу і надалі не зможе заперечувати цей факт.
Доцільно закріпити порядок виготовлення та видачі копій наказів у локальних нормативних документах роботодавця (інструкції з діловодства, положенні про кадрову службу, посадовій інструкції кадровика тощо). Це допоможе уникнути помилок у практичній роботі.