Згідно із законодавством відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник підприємства (п. 6 розділу І Правил №1000/5).
Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їхні керівники.
Важливо! Безпосередня організація діловодства у структурних підрозділах підприємства покладається на спеціально призначену для цього особу, в посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки.
Хоча, по змозі, для організації діловодства на підприємстві створюють спеціальний підрозділ — службу діловодства.
Служба діловодства згідно зі структурою підприємства має конкретне найменування, наприклад: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства та контролю тощо. На малому підприємстві функції такої служби може виконувати лише один працівник, здебільшого — секретар чи діловод або інша особа, на яку згідно із наказом керівника підприємства покладається відповідальність за організацію діловодства.
Кожне підприємство мусить мати визначений конкретний комплекс службових документів, передбачений номенклатурою справ, потрібний і достатній для документування діяльності цього підприємства.
Створювані управлінські документи мають відповідати правовому статусу підприємства.
Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, статутом підприємства, положеннями про його структурні підрозділи та посадовими інструкціями.
Законодавство передбачає створення на підприємствах архівів для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними зі службовою, виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.
Архів може бути самостійним структурним підрозділом підприємства або входити до структури служби діловодства. На малих підприємствах керівником призначають особу, відповідальну за архів (п. 8 розділу І Правил №1000/5).
З метою раціональної організації діловодства й архівної справи працівники служби діловодства за участю фахівців кадрової служби та архіву підприємства повинні розробити, а керівник підприємства — затвердити такі локальні нормативні документи:
- про архівний підрозділ;
- положення про експертну комісію;
- положення про службу діловодства;
- посадові інструкції працівників, які здійснюють діловодне й архівне обслуговування;
- інструкція з діловодства;
- номенклатура справ підприємства;
- альбом або збірник форм (зразків) документів, які створюються внаслідок діяльності підприємства.