Заява — це інформаційно-аналітичний документ, що містить письмове офіційне повідомлення та/або прохання, яке подають на ім’я керівника юрособи.
Заяву оформлюють у друкований або рукописний спосіб на стандартному аркуші паперу формату А4 чи А5 (залежно від обсягу тексту) або на бланку з трафаретним текстом.
Підприємство, установа, організація, будь-яка інша юридична особа має право виготовити та надавати працівникам для заповнення бланки всіх або окремих видів заяв (наприклад, заяви про прийняття на роботу, заяви про звільнення, заяви про надання відпустки тощо), які містять надруковану постійну інформацію та визначене місце для фіксування змінної інформації.
Бланки заяв можна виготовити, скориставшись уніфікованими формами зі Збірника уніфікованих форм уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України (протокол від 08.04.2025 №1) (додатки 1, 2).
Обов’язкові реквізити заяви
Повністю оформлена й опрацьована заява повинна мати такий склад реквізитів, установлених Національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»:
- найменування юрособи;
- найменування структурного підрозділу юрособи;
- адресат;
- назва виду документа — ЗАЯВА;
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- місце складення документа;
- текст документа;
- відмітка про наявність додатків;
- підпис автора заяви;
- візи відповідних посадових осіб (наприклад, керівника структурного підрозділу, в якому працює працівник);
- резолюція керівника.
Адресат і відомості про заявника у заяві
Заяву адресують на ім’я керівника юрособи.
У реквізиті «Адресат» у давальному відмінку оформлюють:
— назву посади (із зазначенням повного найменування юрособи, — якщо заяву оформлено не на бланку, або скороченого, — якщо на бланку юрособи, на якому вже зазначено її найменування);
— власне ім’я та прізвище керівника.
Приклад 1.
Генеральному директору ПрАТ «Гармонія» Григорію ПЕТРИНЕНКУ
Цей реквізит оформлюють у правому верхньому куті першого аркуша заяви.
Під реквізитом «Адресат» обов'язково зазначають відомості про заявника (у родовому відмінку без додавання прийменника «від»). Якщо заяву складає працівник, то наводиться назва його посади.
Склад елементів цих відомостей залежить від виду заяви:
— заява від громадянина з проханням прийняти його на роботу;
— заява від працівника юрособи з будь-яким проханням особового характеру (наприклад: надати відпустку, перевести на іншу посаду, надати матеріальну допомогу, звільнити тощо).
Особа, яка влаштовується на роботу, у відомостях про себе зазначає:
— прізвище, ім’я, по батькові;
— персональні дані: адресу реєстрації місця проживання, номер контактного телефону, паспортні дані, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) за наявності.
Працівник юрособи у заяві зазначає:
— назву посади (професії);
— прізвище, ім’я та по батькові (повністю).
Текст заяви, додатки до неї та підпис заявника
У тексті заяви стисло та конкретно подають інформацію, що має забезпечити позитивне вирішення питання, порушеного у заяві, без додаткових уточнень та з’ясувань.
Зазвичай текст починається зі слова «Прошу», яке пишуть або друкують з абзацу.
Приклад 2.
Прошу прийняти мене на посаду економіста-аналітика планово-економічного відділу за сумісництвом з 16 березня 2026 року на умовах неповного робочого дня з 09:00 до 13:00.
Прошу доручити мені виконувати роботу за посадою менеджер з реклами відділу реклами за суміщенням із доплатою 50 % посадового окладу з 01.04.2026.
Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 16 березня 2026 року.
Прошу звільнити мене з посади бухгалтера фінансового відділу за власним бажанням 30 березня 2026 року у зв’язку з виходом на пенсію за віком.
До деяких видів заяв додають інші документи, перелік яких залежить від виду заяви. У такому разі під текстом заяви оформлюють відмітку про наявність додатків.
Приклад 3.
Додатки:
1. Копія паспорта на 4 арк. в 1 прим.
2. Копія довідки про присвоєння РНОКПП на 1 арк. в 1 прим.
3. Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб на 2 арк. в 1 прим.
4. Копія диплома про вищу освіту на 1 арк. в 1 прим.
Під текстом заяви або відміткою про наявність додатків (за наявності) автор ставить дату, підпис та розшифрування підпису (власне ім’я і прізвище або прізвище та ініціали).
Приклад 4.
09 березня 2026 р. Степаненко Маргарита Степаненко
Візи та резолюція на заяві
Візують заяву посадові особи у певній послідовності:
— безпосередній керівник структурного підрозділу, до якого працівника приймають на роботу чи, навпаки, звільняють, надають відпустку тощо;
— керівник кадрової служби (або особа, відповідальна за роботу з кадрами у юрособи);
— керівник фінансової служби (головний бухгалтер) юрособи.
В окремих випадках, коли зміст заяви має правові наслідки для підприємства або пов’язаний із ризиками порушення законодавства, на заяві потрібна віза юрисконсульта.
Віза посадової особи на заяві максимально складається з таких елементів:
— назва посади (за потреби);
— особистий підпис, власне ім’я та прізвище;
— дати візування.
Приклад 5.
Головний бухгалтер Гринько Валерія ГРИНЬКО
06.03.2026
На невеликому підприємстві допускається скорочений варіант оформлення візи на заяві (без назви посади та розшифрування підпису).
Приклад 6.
Гринько
06.03.2026
Резолюцію на заяві проставляє керівник юрособи після ухвалення рішення щодо прохання, сформульованого заявником. Таке рішення може бути як позитивне, так і негативне.
Резолюція містить:
— стислий зміст ухваленого керівником рішення щодо виконання заяви;
— особистий підпис керівника;
— дату.
Приклад 7.
1) Підготувати наказ про звільнення
Потоцький
10.03.2026
2) Відмовити у наданні відпустки
Потоцький
11.03.2026
Керівник проставляє резолюцію власноруч безпосередньо на заяві у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі, призначеному для підшивання.
Зразки заяв працівників ми навели в статті «Заяви від працівників у 2026 році: правила оформлення, реєстрації, зберігання та зразки документів».