У жодному нормативно-правовому акті не встановлено форму Журналу реєстрації заяв працівників. Тому юрособа має право самостійно визначити структуру відповідного журналу, враховуючи специфіку опрацювання та виконання заяв саме в цій юрособі.
З огляду на практичний досвід ми підготували зразок такого журналу, в якому передбачено шість граф для внесення необхідних відомостей про заявника і результати розгляду його заяви. Його ви можете побачити тут.
У графі 1 проставляють дату реєстрації заяви та реєстраційний індекс.
У графі 2 — прізвище, ім’я, по батькові автора заяви.
У графі 3 формулюють короткий зміст заяви.
До графи 4 вносять резолюцію керівника юрособи.
У графі 5 зазначають прізвище посадової особи, відповідальної за виконання заяви.
У графі 6 буде відмітка про виконання заяви.
Заяви працівників реєструють у межах одного діловодного року, який зазвичай збігається з календарним роком (з січня до грудня включно), крім закладів освіти, в яких допускається діловодним роком уважати навчальний рік, наприклад з серпня 2025 року до липня 2026 року включно.
Після завершення діловодного року у журналі реєстрації роблять підсумковий запис про кількість заяв, зареєстрованих протягом відповідного року.
Зверніть увагу! На малому підприємстві з невеликою кількістю працівників та невеликим обсягом документообігу вести окремий журнал для реєстрації заяв працівників недоцільно. Заяву можна зареєструвати:
— у загальному Журналі реєстрації внутрішніх документів, передбаченому ст. 122 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 (далі — Перелік №578/5), або
— у реєстраційно-моніторинговій картці (за умови запровадження на підприємстві системи електронного документообігу).