Алгоритм створення інструкції з діловодства:
ЕТАП 1. Вивчення загальнодержавних нормативно-правових актів і стандартів з питань організації діловодства, а також установчих та інших локальних нормативних документів підприємства.
ЕТАП 2. Розроблення проєкту інструкції з діловодства службою діловодства.
ЕТАП 3. Погодження цього проєкту з усіма структурними підрозділами підприємства, діяльність яких пов’язана з документуванням управлінської інформації, та доопрацювання проєкту за наявності отриманих зауважень і пропозицій.
ЕТАП 4. Підписання остаточного варіанта проєкту інструкції з діловодства керівником служби діловодства.
ЕТАП 5. Схвалення на засіданні експертної комісії (далі — ЕК) підприємства.
ЕТАП 6. Погодження з експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) державного архіву або ЕК архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради.
ЕТАП 7. Затвердження наказом керівника з основної діяльності підприємства.
ЕТАП 8. Набирання чинності.
ЕТАП 9. Доведення до відома структурних підрозділів підприємства.
ЕТАП 10. Внесення змін на підставі наказу (за потреби).
Інструкцію з діловодства на підприємстві розробляє її служба діловодства (загальний відділ, відділ діловодства, канцелярія), а на безструктурному підприємстві — особа, відповідальна за організацію діловодства (діловод, секретар, ресепшіоніст, методист тощо), на яку згідно з посадовою інструкцією або окремим наказом покладено виконання завдань і функцій служби діловодства.
Розробляючи інструкцію з діловодства, слід керуватися чинними нормативно-правовими актами, що регламентують питання організації діловодства, зокрема:
- Правилами №1000/5;
- Національним стандартом України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Під час розроблення інструкції з діловодства слід врахувати:
- організаційну форму діловодства (централізована, децентралізована або змішана), запроваджену на конкретному підприємства;
- структуру та штатну кількість працівників підприємства;
- структуру самої служби діловодства та кількість працівників, які здійснюють діловодне обслуговування;
- територіальне розташування структурних, зокрема відокремлених підрозділів підприємства — філій, представництв, відділів, відділень, управлінь, що не мають статусу юрособи і прровадять діяльність від імені підприємства;
- склад документаційного фонду, що утворюється внаслідок діяльності підприємства;
- ступінь автоматизації діловодних процесів (часткове чи повне запровадження електронного документообігу, застосування кваліфікованих електронних підписів та печаток);
- наявність архіву в традиційній та/або електронній формі.
Інструкцію з діловодства оформлюють на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм).
Оформлюючи інструкцію з діловодства, слід мати на увазі, що:
1) інструкція підлягає затвердженню наказом керівника з основної діяльності підприємства (див. Зразок 2) з оформленням відповідного грифу затвердження у правому верхньому куті титульного або першого аркуша інструкції з діловодства;
2) назва виду документа, що її друкують великими літерами напівжирним шрифтом, поєднується із заголовком до тексту документа, в якому в місцевому відмінку зазначають повне найменування підприємства відповідно до статуту, наприклад: ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА у Товаристві з обмеженою відповідальністю «Євробуд»;
3) текст інструкції складається з розділів, кожен з яких може поділятися на підрозділи, пункти і підпункти, що нумерують арабськими цифрами. Виклад тексту має відбуватися від третьої особи. Структура тексту може бути така, як наведено у Зразку 1;
4) до інструкції з діловодства додають зразки бланків, реєстраційних та облікових форм, шаблони різних видів службових документів, що їх запроваджують на підприємстві. Такі зразки, форми, шаблони тощо оформлюють після основного тексту інструкції з діловодства як додатки на окремих аркушах паперу, а у відповідних пунктах тексту інструкції роблять посилання на ці додатки. При цьому кожен додаток також мусить мати відмітку у верхньому правому куті першого аркуша додатка з посиланням на відповідний пункт тексту інструкції з діловодства;
5) підписує інструкцію з діловодства керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві);
6) візують проєкт інструкції з діловодства заступник(и) керівника підприємства та керівники структурних підрозділів, діяльність яких пов’язана з документуванням управлінської інформації та організацією роботи зі службовими документами;
7) проєкт інструкції підлягає схваленню ЕК підприємства та погодженню з ЕПК відповідної державної архівної установи або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради), у зоні комплектування якої перебуває підприємства, з обов’язковим оформленням відповідних грифів схвалення і погодження, що їх розміщують на одному рівні у два стовпчики;
8) інструкція з діловодства набирає чинності з дати її затвердження, якщо іншу дату не зазначено у тексті наказу. Затверджену інструкцію з діловодства доводять до відома структурних підрозділів підприємства шляхом направлення (розсилання) структурним підрозділам її примірників у паперовому або електронному вигляді;
9) внесення змін до інструкції з діловодства або втрата нею чинності здійснюється на підставі нового наказу керівника з основної діяльності підприємства.
Вимоги до структури і змісту тексту інструкції
В інструкції з діловодства слід прописати:
- правила документування у паперовій та/або електронній формі управлінської діяльності підприємства, а саме: вимоги до оформлення основних видів управлінських документів;
- правила документообігу (традиційного паперового або електронного), а саме: рух документів на підприємстві з часу їх створення чи отримання до виконання або відправлення за призначенням;
- правила зберігання паперових і електронних документів у поточному діловодстві, а саме: вимоги до систематизації виконаних документів, формування документів у паперові та електронні справи, забезпечення збереженості цих справ, підготовки справ до передання на архівне зберігання.
У першому розділі «Загальні положення» інструкції з діловодства завжди подають загальні положення, де зазначають, що цією інструкцією встановлено єдину систему діловодства і дотримуватися положень інструкції повинні всі працівники підприємства. Крім того, у першому розділі:
- перелічують усі загальнодержавні нормативно-правові акти, нормативні та методичні документи, а також внутрішні організаційно-правові документи, на підставі яких складено інструкцію;
- визначають, на кого покладено відповідальність за організацію діловодства на підприємстві загалом та у його структурних підрозділах зокрема;
- подають загальні принципи побудови документообігу на підприємстві.
Другий розділ «Документування управлінської інформації» поділяють на кілька підрозділів, у яких викладають:
- загальні вимоги до створення документів на підприємстві;
- вимоги до виготовлення і застосування бланків документів;
- особливості складання конкретних видів документів підприємства — наказів, актів, протоколів, довідок, договорів, службових записок, листів тощо;
- вимоги до організації та проведення, зокрема протоколювання, загальних зборів трудового колективу, виробничих нарад, засідань колегіальних дорадчих органів підприємства.
Третій розділ «Організація документообігу та виконання документів» доцільно поділити на два великі підрозділи. У першому підрозділі — описати технологічні процеси й операції з опрацювання та виконання вхідних документів, у другому — з підготовки й опрацювання створюваних підприємством внутрішніх та вихідних документів.
Четвертий розділ «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» слід присвятити питанням систематизації різних видів документів і визначення строків їх зберігання, складання номенклатури справ, зберігання документів та справ у поточному діловодстві.
Останній, п’ятий, розділ зазвичай присвячують питанням підготовки виконаних справ до передання на архівне зберігання.
Внесення до інструкції змін та доповнень
Наприкінці діловодного року доречно переглянути чинну на підприємстві інструкцію з діловодства з метою визначення потреби внесення до неї змін та доповнень. Адже протягом року на підприємстві могли відбутися:
- зміни у статуті, структурі та штатній чисельності усього підприємства;
- перерозподіл функціональних обов’язків між керівництвом підприємства;
- зміни у структурі, найменуванні, кадровому складі служби діловодства;
- оновлення завдань і обов’язків служби діловодства, порядку її взаємодії з іншими структурними підрозділами;
- запровадження в управлінську діяльність підприємства нових видів документів;
- запровадження системи електронного документообігу;
- оновлення бланків документів, реєстраційних та облікових форм тощо.
Крім цього, зміни до інструкції з діловодства обов’язково вносять у разі внесення відповідних змін до загальнодержавних нормативно-правових актів і стандартів, що регламентують порядок роботи з документами та/або встановлюють вимоги до оформлення документів.
Частота внесення змін і доповнень до інструкції з діловодства не обмежується, їх можна вносити за потреби у будь-який період діловодного року.
Якщо під час перегляду чинної інструкції з діловодства виявиться потреба переробити її більш ніж на 20 відсотків, тоді доцільніше підготувати, затвердити і впровадити проєкт нової інструкції.
Впровадження нової інструкції з діловодства у практичну роботу підприємства може потребувати роз’яснень її положень у вигляді семінарів, вебінарів та індивідуальних консультацій для працівників. Організація таких заходів покладається на службу діловодства із залученням фахівців з питань документознавства й архівознавства.
Уніфіковану форму інструкції з діловодства та зразок наказу про її затвердження ми навели тут.