Місце та строк зберігання заяви залежить від її виду.
Так, у повному переліку документів, які підшивають в особові справи, наведеному у п. 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, передбачено такі види заяв працівників:
- заява про прийняття на роботу;
- заява про переведення на іншу роботу (посаду);
- заява про зміну біографічних даних;
- заява про звільнення.
Позаяк строк зберігання особової справи становить 75 років після звільнення працівника згідно з п. «в» ст. 493 Переліку №578/5, то і зазначені заяви зберігатимуться у складі особових справ працівників 75 років в архіві юрособи.
Решта видів заяв мають тимчасовий строк зберігання й до архіву юрособи не передаються.
Так, наприклад, заяви про всі види відпусток мають строк зберігання лише 1 рік (ст. 515 Переліку №578/5). Зазвичай у поточному діловодстві їх формують та зберігають у кадровій службі юрособи у справі із заголовком «Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати».