Виготовлення копії наказу про звільнення працівника зазвичай покладається на ту посадову особу, яка є виконавцем самого наказу, — кадровика або особу, відповідальну за роботу з кадрами на підприємстві.
Зверніть увагу! Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій наказів на конкретному підприємстві обов’язково має бути прописаний в Інструкції з діловодства на підприємстві. Ця норма визначена у пункті 1 глави 11 розділу ІІ Правил №1000/5.
Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні і вільні (пункт 11 глави 11 розділу ІІ Правил №1000/5).
Факсимільні копії виготовляють за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх.
Вільні копії виготовляють передрукуванням або переписуванням оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).
Як показує досвід, з наказу про звільнення доцільніше виготовляти факсимільну копію за допомогою ксерокопіювання підписаного керівником та належним чином зареєстрованого наказу, після ознайомлення з ним працівника із проставленням його підпису та дати ознайомлення. Саме ксерокопіювання забезпечує точне знакове відтворення інформації всіх реквізитів оригіналу наказу.
Засвідчують копію наказу про звільнення проставленням на ній реквізиту «Відмітка про засвідчення копії документа», встановленого Національним стандартом України (ДСТУ 4163:2020) «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020).
Згідно з вимогою пункту 5.26 ДСТУ 4163:2020 відмітку про засвідчення копії проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії наказу (додаток).
Ця відмітка складається з таких елементів:
— словосполуки «Згідно з оригіналом» (без лапок);
— назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
— дати засвідчення копії.
Який вигляд має відмітка про засвідчення копії документа:
Згідно з оригіналом
Інспектор з кадрів (підпис) Галина МАЙСТРЕНКО
10 березня 2026 р.
Позаяк копію з кадрового наказу створюють для видачі її за межі підприємства, то відмітку про засвідчення копії скріплюють основною круглою печаткою із зазначення найменування та коду юрособи за ЄДРПОУ (за наявності такої печатки).
Другу копію з наказу про звільнення працівника, що в установленому законодавством порядку долучається до особової справи цього працівника, засвідчують простою печаткою відділу кадрів або печаткою «Для копій».
Зверніть увагу! Поки що законодавством не передбачено проставлення штампа «Копія» на копіях службових документів, що створюються у поточному загальному або кадровому діловодстві, зокрема на копіях наказів про звільнення працівників.
Проте у пункті 5 глави 4 розділу ХІІ Правил №1000/5 є норма засвідчення архівних копій та витягів, в якій обумовлено застосування штампа «Копія», а саме:
«При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія».
Тому,якщо на підприємстві є штамп «Копія», не буде зайвим проставлення його відбитка на всіх копіях, що виготовляються з кадрових документів, у правому верхньому куті лицьового боку аркуша документа. Якщо такого штампа немає, то для засвідчення копії достатньо наявності на ній реквізиту «Відмітка про засвідчення копії».
Важливо: невдовзі, завдяки змінам до Правил №1000/5, проставляння відмітки «Копія» буде обов’язковим на всіх копіях документів підприємства. Докладніше про це розповімо далі!