Накази оформлюють на спеціальному бланку — бланку наказу. Якщо такий бланк не заведено в юрособі, то наказ може бути оформлений на загальному бланку юрособи або на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) із дотриманням вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020).
Склад реквізитів наказу залежить від його виду.
У повністю оформленому й опрацьованому наказі максимально можуть бути такі реквізити, встановлені ДСТУ 4163:2020:
- зображення Державного Герба України — тільки для юросіб, які згідно зі статутом мають право використовувати державну символіку!
- зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування), зареєстроване в установленому законодавством порядку (для юросіб, які не мають права використовувати державну символіку на бланках);
- найменування юрособи вищого рівня (тільки для підвідомчих підприємств, установ та організацій);
- найменування юрособи — автора наказу;
- код юрособи за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (ЄДРПОУ);
- гриф обмеження доступу до документа (тільки для наказів, що містять службову інформацію, до якої має доступ обмежене коло працівників юрособи);
- назва виду документа — НАКАЗ;
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- місце складення документа;
- відмітка про контроль;
- заголовок до тексту документа;
- текст документа;
- відмітка про наявність підстави для видання наказу (тільки для кадрових наказів);
- підпис;
- візи посадових осіб;
- гриф погодження документа (за потреби);
- відмітка про ознайомлення з документом (тільки для кадрових наказів);
- відмітка про виконання документа;
- відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації (за потреби).
Зразки деяких видів наказів ми навели в статті «Накази керівника юрособи: які вони бувають, коли складаються та як їх правильно оформити? (+ 3 зразки наказів)».
Особливості оформлення деяких реквізитів наказу
Найменування юрособи — автора наказу зазначають повністю відповідно до статуту або положення про компанію. Під повним найменуванням дозволяється зазначати скорочене у дужках або без них.
Дату і реєстраційний індекс проставляють у день підписання наказу керівником юрособи. Дата може бути оформлена як у словесно-цифровий, так і цифровий спосіб. До реєстраційного індексу можна додавати літерне позначення. Систему індексації наказів розробляють з урахуванням специфіки їх складання, реєстрації та формування у справи, запровадженої у конкретній юрособи та визначеної в інструкції з діловодства.
Місце складення документа має відповідати назві населеного пункту, в якому фактично було створено наказ.
У заголовку до тексту документа стисло викладають зміст наказу, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про затвердження...», «Про звільнення...») або іменника (наприклад, «Про підсумки...», «Про результати...»). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля та розташовувати центровано над текстом.
Структура та наповнення тексту документа залежать від виду наказу.
Текст наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань зазвичай складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення.
Констатуючу частину тексту друкують з абзацу, в кінці речення крапку не ставлять. У цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу.
Розпорядчу частину тексту починають зі слова «НАКАЗУЮ», яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку.
Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані. Розпорядчу частину тексту наказу поділяють на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті потрібно зазначати виконавців (структурні підрозділи або конкретних посадових осіб), конкретні завдання (доручення) та строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі узагальнено, наприклад: «начальникам структурних підрозділів».
У тексті не можна застосовувати написання неконкретних доручень, що містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.
Якщо наказом скасовується попередній відповідний наказ, то у розпорядчій частині тексту оформлюють пункт, що починається зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність, …».
Останній пункт розпорядчої частини тексту наказу за потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або конкретну посадову особу функцій з контролю за виконанням цього наказу. При цьому керівник юрособи має право залишити контроль за виконанням документа за собою, наприклад: «Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою».
Текст кадрового наказу, як правило, не містить констатуючої частини.
Розпорядча частина тексту починається з відповідного наказового дієслова «ПРИЙНЯТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «НАДАТИ», «ВІДРЯДИТИ» тощо, яке друкують великими літерами нижче заголовку до тексту без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку.
Рядком нижче з абзацу зазначають: ПРІЗВИЩЕ (великими літерами), власне ім'я, по батькові, назву посади (на яку приймають або з якої звільняють працівника тощо); найменування структурного підрозділу юрособи, в якому працює працівник; дату прийняття (переведення, звільнення, скерування у відрядження тощо); умови на яких приймають на роботу або переводять на іншу посаду, чи посилання на статтю КЗпП у разі звільнення тощо.
Докладніше про підготовку кадрових наказів і вимоги до оформлення їхніх реквізитів ми поговоримо в окремій публікації.
Якщо до наказу додаються інші документи (положення, правила, інструкції, порядки, регламенти тощо), то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах розпорядчої частини тексту роблять посилання: «що додається» або «(додається)». При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту наказу самостійно не оформлюють.
Візування та погодження наказів
Візування наказу залежить від його виду та змісту.
Візують накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань у такій послідовності:
1) працівник, який підготував проєкт наказу;
2) керівник структурного підрозділу, в якому створено проєкт наказу;
3) функціональні, територіальні структурні підрозділи, які згадуються у тексті проєкту наказу;
4) конкретні посадові особи, зазначені у проєкті наказу як виконавці;
5) посадова особа фінансової служби або головний бухгалтер (якщо проєкт наказу стосується фінансових питань);
6) посадова особа правової служби (юрисконсультом) за потреби;
7) заступник керівника юрособи, який відповідає за питання, що містяться у проєкті наказу.
Візи проставляють лише на першому примірнику наказу, який долучають до відповідної справи. Цей реквізит розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша документа. Якщо у процесі візування до проєкту наказу внесено істотні зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню та повторному візуванню.
Проєкти наказів, що зачіпають інтереси інших юросіб, мають попередньо погоджуватися з їх керівництвом. І тоді в наказі оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який додають до цього документа. За наявності розбіжностей до проєкту наказу додають зауваження або суть розбіжностей зазначають у супровідному листі.
Важливо! Наказ набирає чинності з моменту його підписання керівником юрособи та реєстрації, якщо в тексті наказу не встановлено іншого терміну. Наказ може бути скасовано, змінено або доповнено лише новим наказом відповідного виду.