Правилами №1000/5 передбачено певні етапи, яких слід дотримуватися під час підготовки зведеної номенклатури справ юрособи, особливо коли цей документ створюється вперше.
Етап 1. Вивчення змісту загальнодержавних нормативно-правових актів з питань організації діловодства, типового і галузевих переліків зі строками зберігання документів, а також складу і змісту документаційного фонду, що створюється у процесі діяльності юрособи.
Етап 2. Розроблення проєкту номенклатури справ службою діловодства за участю працівника архівного підрозділу (архіву) юрособи.
Етап 3. Погодження змісту розділів номенклатури справ із відповідними структурними підрозділами юрособи та доопрацювання проєкту за наявності отриманих зауважень і пропозицій.
Етап 4. Підписання остаточного варіанта номенклатури справ керівником служби діловодства (або особою, відповідальною за організацію діловодства в юрособі) та завідувачем архіву (або особою, відповідальною за архів юрособи).
Етап 5. Схвалення на засіданні експертної комісії (далі — ЕК) юрособи.
Етап 6. Погодження з експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) державного архіву або ЕК архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради.
Етап 7. Затвердження керівником юрособи шляхом проставлення відповідного «Грифу затвердження» (без видання наказу).
Етап 8. Набрання чинності з 1 січня кожного нового діловодного року.
Етап 9. Доведення до відома структурних підрозділів юрособи.
Етап 10. Закриття номенклатури справ наприкінці діловодного року шляхом заповнення підсумкового запису.
Важливо! Номенклатуру справ юрособи розробляє її служба діловодства (загальний відділ, відділ діловодства чи канцелярія) або особа, на яку покладено відповідальність за організацію діловодства в юрособи (секретар, інспектор з кадрів тощо).
Розробляючи номенклатуру справ, слід керуватися гл. 1 розд. IV Правил №1000/5, в якій визначено вимоги до складання номенклатури справ.
А для визначення назв (заголовків) справ і строків зберігання документів треба застосовувати Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5 (далі — Перелік №578/5). Увага: Перелік №578/5, як і Правила №1000/5, є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма юрособами.
Для визначення назв (заголовків) справ та строків зберігання спеціальних (нетипових) видів документації потрібно застосовувати галузеві переліки документів.
Галузевий перелік — це перелік видів документів (справ), що створюються під час документування профільної діяльності юрособи певної галузі, з нормативно встановленими строками їх зберігання (абзац перший п. 2 розд. 1 Порядку підготовки галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, затвердженого наказом Мінюсту від 23.04.2018 №1244/5).
Спростити й пришвидшити процес складання індивідуальної номенклатури справ конкретної юрособи може типова або примірна номенклатури справ за наявності такої номенклатури у певній галузі чи сфері діяльності.
Важливо: типові та примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для підвідомчих юросіб з метою уніфікації складу справ та строків їх зберігання. Різниця між цими видами номенклатур справ полягає у тому, що:
— типова номенклатура справ є нормативним актом;
— примірна номенклатура справ має рекомендаційний характер.
Тобто під час підготовки індивідуальної номенклатури справ на підставі примірної допускаються уточнення та деталізація заголовків справ. А от строки зберігання справ, передбачені типовою та примірною номенклатурою справ, переносяться до номенклатури справ юрособи без змін.
Зразки наказу про затвердження номенклатури справ і того, який вигляд мусить мати номенклатура справ за структурою, ми навели за посиланням.
Нагадаємо: крім загальної номенклатури справ по підприємству, свої номенклатури справ повинні мати і його підрозділи (відділи). Про номенклатуру справ для відділу бухгалтерії ми розповіли в статті «Номенклатуру справ бухгалтерії на 2026 рік слід розробити до 15 листопада! (Але штрафів за це немає)».