Насамперед наголосимо, що скерування працівника на навчання за кордон можна оформити як відрядження й уникнути тим самим зайвого оподаткування витрат. Принаймні про це свідчить консультація ДПС від 26.05.2023 №1304/ІПК/99-00-24-03-03-06 (див. «ДК» №38/2023).
Але відрядження — це ознака суто трудових відносин (ст. 121 КЗпП). І для того щоб скерувати людину у відрядження, спершу треба оформити з нею трудові відносини.
Укладення трудового договору з іноземцем
Оформлення працівників-іноземців нині значно простіше, ніж було колись. Зокрема, ті з них, які мають посвідку про постійне проживання в Україні, не потребують дозволу на працевлаштування (п. 1 ч. 6 ст. 42 Закону про зайнятість). Отже, для того щоб укласти з громадянином Латвії трудові відносини, роботодавцю не потрібна згода центру зайнятості.
Не обов’язково укладати з таким працівником і контракт — достатньо буде заяви працівника та наказу про прийняття його на роботу. Звісно, якщо законом не передбачено іншої вимоги щодо укладання саме контакту на посаду, яку обійматиме цей працівник, крім того, що він іноземець. Загалом іноземці мають рівні права й обов’язки щодо їхніх трудових відносин в Україні.
На який строк укладати ці трудові відносини, — це вже справа добровільна і вирішуватиметься під час складання заяви та наказу. Якщо від самого початку буде зрозуміло, що ці відносини мають певний строк, то про це варто зазначити у вищезгаданих документах. Такий укладений трудовий договір матиме назву строкового.
Зверніть увагу на те, що у звичайних умовах потрібна поважна причина для того, щоб укласти строковий трудовий договір (ст. 23 КЗпП). Тобто базовий трудовий договір в Україні — безстроковий, а якщо у наказі про прийняття на роботу зазначено, що працівник працюватиме лише до певного числа (дата звільнення), на це має бути серйозна причина.
Наприклад, це не може бути просто бажання роботодавця, але може бути бажання самого працівника (зафіксоване у заяві про прийняття на роботу) — у КЗпП це називається «інтереси працівника». Або ж «характер роботи чи умови її виконання» — тобто, якщо вже коли працівник наймається на роботу, відомо, що ця робота має тимчасовий характер (наприклад, є контракт із замовником на роботу, яку виконуватиме саме цей працівник, із чітко зазначеною датою закінчення дії).
Підпадає під цей випадок і ситуація виконання трудових обов’язків за іншого, тимчасово відсутнього працівника (наприклад, через хворобу, декретну або навчальну відпустку, безоплатну відпустку на час війни тощо). А ч. 2 ст. 2 Закону №2136 наразі прямо говорить: з метою оперативного залучення до виконання роботи нових працівників, а також усунення кадрового дефіциту і браку робочої сили, у тому числі внаслідок фактичної відсутності працівників, які евакуювалися до іншої місцевості, перебувають у відпустці, простої, тимчасово втратили працездатність або місцезнаходження яких тимчасово невідоме, роботодавець може укладати з новими працівниками строкові трудові договори у період дії воєнного стану або на період заміщення тимчасово відсутнього працівника.
Пролонгація, тобто зміна тривалості строку дії трудового договору, трудовим законодавством не заборонена. Але треба бути дуже уважними під час оформлення і, так само як при укладанні саме строкового трудового договору на визначений термін, у разі подовження строку його дії треба зазначити поважну причину.
Зверніть увагу!
Якщо ця поважна причина — лише бажання працівника (тобто його інтереси), знову ж таки формально роботодавець закону не порушує. Але вважається, що наявність визначеного строку закінчення трудових відносин погіршує становище працівника і дає роботодавцю додаткові переваги — він може не подовжувати трудових відносин і звільнити працівника, якщо не бажає пролонгації. Тому цим «бажанням працівника» не варто зловживати і краще посилатися у заяві та наказі на якісь більш матеріальні причини: рішення про повернення до країни громадянства після певної дати, запланована зміна місця проживання, стан здоров’я, початок трудових відносин з іншим роботодавцем тощо. Інакше, в разі трудового спору, є немалі шанси, що працівник заявить, що його змусили написати таку заяву й укласти саме строковий трудовий договір, аби мати можливість впливати на нього загрозою звільнення після закінчення строку дії такого договору.
Зарплата працівника-іноземця
Утім, хай би який був укладений трудовий договір, строковий чи безстроковий, зарплату працівнику однаково треба буде платити, й оподатковуватиметься вона так само, як і зарплата решти працівників.
Адже доходи з джерелом їх походження в Україні, що нараховуються (виплачуються, надаються) на користь нерезидентів, оподатковуються за правилами та ставками, визначеними для резидентів (з урахуванням особливостей, визначених деякими нормами цього розділу для нерезидентів) (пп. 170.10.1 ПКУ).
Що є доходом із джерелом їх походження з України з метою оподаткування ПДФО, зазначено у пп. «е» пп. 14.1.54 ПКУ. Серед видів доходів є й заробітна плата.
А яку ставку ПДФО буде застосовано до зарплати, роботодавець повинен зафіксувати в договорі, укладаючи трудовий договір з іноземцем. Це випливає з пп. 170.10.3 ПКУ. Наразі ставка ПДФО для оподаткування зарплати становить 18%. I не забувайте про оподаткування військовим збором за ставкою 1,5%. Так само сума нарахованої заробітної плати (доходу), що виплачується юрособою застрахованій фізособі-іноземцю за трудовим договором, є базою нарахування ЄСВ. Це випливає із загальних норм Закону про ЄСВ, також див. роз’яснення ГУ ДПС у Дніпропетровській області від 20.04.2021.
Скерування у відрядження
Після того як працівника оформлено на роботу, його скеровують у відрядження. При цьому він має всі права та гарантії, як і працівник-громадянин України. Тобто право на збереження середнього заробітку, оплату проїзду до місця відрядження і назад, на оплату витрат з найму приміщення для проживання і добові (ст. 121 КЗпП).
Нагадаємо про існування Положення №287. Щоправда, воно здебільшого розраховане на врегулювання питань щодо бюджетників (працівників освіти, військовослужбовців, дипломатів тощо). І саме навчання передбачає не будь-які курси або тренінги тощо, а здобуття професійної (професійно-технічної), фахової передвищої, вищої, післядипломної освіти. Отже, щоб говорити про навчання, потрібен документ, який засвідчує успішне проходження такого навчання і здобуття певного рівня знань. Ідеальним у такому разі буде диплом або інший документ офіційного (державного) зразка. Проте і посвідчення або диплом від офіційного виробника певного обладнання, що той, хто закінчив навчання, має право працювати з певним обладнанням, теж свідчитиме про набуття певної професійної освіти. І тоді на це відрядження поширюються норми Положення №287.
Так, працівники скеровуються за кордон на навчання підприємствами, установами й організаціями (далі — сторона, що скеровує на навчання) за наказом (розпорядженням) керівника після затвердження завдання, в якому визначено мету, строк та умови перебування за кордоном і кошторис витрат, пов’язаних зі скеруванням на навчання, а також джерело (джерела) фінансування. До наказу (розпорядження) додається офіційне запрошення з автентичним перекладом державною мовою (п. 4 Положення №287).
Зверніть увагу!
Щоб уникнути запитань щодо оподаткування витрат на навчання, варто оформити саме наказ на відрядження працівника, а вже метою такої службової поїздки зазначити навчання (і визначити критерії виконання такого завдання).
І не забудьте: якщо витрати на відрядження (крім добових) будуть готівкові (навіть якщо працівник зніматиме готівку з корпоративної картки), подекуди він повинен буде надати авансовий звіт (пп. 170.9.4 ПКУ). Нагадуємо, що обов’язок подання авансового звіту виникає тільки у двох випадках:
1) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
2) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Добові
Добові за час проїзду від місця роботи (навчання) в Україні до місця навчання за кордоном і повернення до місця роботи (навчання) в Україні виплачуються у порядку, передбаченому законодавством про службові відрядження, якщо сторона, що приймає, не провадить зазначених виплат (п. 7 Положення №287). Але здебільшого ця норма стосується саме бюджетників, як ми бачимо з п. 8 Положення №287. Тобто якщо йдеться про підприємство приватної форми власності і поїздка не оплачується бюджетом, то підприємство-роботодавець має право виплатити працівникові добові у розмірі 100%, зазначеному у наказі про відрядження, навіть якщо сторона приймання бере на себе всі або частину витрат на харчування під час навчання.
Водночас сторона, що скеровує на навчання, не провадить доплат до стипендій чи інших грошових виплат, виплачених стороною приймання, працівникам, скерованим за кордон на навчання (у тому числі за час проїзду від місця роботи (навчання) в Україні до місця навчання за кордоном і повернення до місця роботи (навчання) в Україні), крім витрат на наймання житла, проїзд до місця навчання і назад (за наявності підтвердних документів).
Медичне страхування
І ще: під час відрядження такий працівник може захворіти або отримати інше ушкодження здоров’я (п. 11 Положення №287).
Якщо за угодою сторона приймання не забезпечує працівників, скерованих за кордон на навчання, безоплатним медичним обслуговуванням, вони одержують необхідну медичну допомогу коштом сторони, що їх скеровує, зокрема:
а) лікарняну допомогу, яка включає витрати на харчування, — у разі захворювання, що потребує лікування в стаціонарній лікувальній установі, у тому числі за необхідності оперативного втручання, крім пластико-косметичних операцій, якщо потреба у них не спричинена нещасним випадком;
б) амбулаторну допомогу — у разі захворювання, що потребує спеціалізованої амбулаторно-медичної допомоги (у тому числі лікування з метою усунення гострого зубного болю, крім протезування, якщо потреба у ньому не спричинена нещасним випадком) та амбулаторних процедур, які включають малу хірургію;
в) допомогу вдома — коли хворого не поміщено до стаціонару і він не може лікуватися амбулаторно.
Порядок проведення розрахунків, пов’язаних із медичним обслуговуванням працівників, скерованих за кордон на навчання, визначається за домовленістю сторін. Отже, укладаючи договір про навчання, треба перевірити у ньому, які права та гарантії матиме працівник, якого скеровують на навчання.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Закон про зайнятість — Закон України від 05.07.2012 №5067-VI «Про зайнятість населення».
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Положення №287 — Положення про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання та стажування, затверджене постановою КМУ від 04.03.1996 №287.