Як виправити ситуацію?
Відповідно до пп. 1.6.2 Інструкції №5, якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, в якому були здійснені.
У п. 1 розділу IV Порядку №4 зазначено, що суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності і допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами, відображаються в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи (у полі відповідного місяця лише в сумі, що припадає на такий місяць).
Тобто якщо за робочі дні (місяці), протягом яких працівниця перебувала на лікарняному у зв’язку з вагітністю та пологами, їй нараховано заробітну плату, то вона є надміру нарахованою. Тому в місяці, в якому працівниця подала листок непрацездатності, необхідно провести перерахунок і вилучити суму надміру нарахованої зарплати (за березень) із персоніфікованих даних за відповідний місяць.
Залишити все, як є, не можна, потрібно виправляти, бо проведено розрахунок лікарняних за весь період вагітності та пологів (за 126 к. д.).
З огляду на те що йдеться не зовсім про помилку бухгалтера, а про обставини, що з’ясувалися і потребують внесення поправок до індивідуальних даних працівниці, у додатку 1 Об’єднаної звітності допускається внесення від’ємних значень.
Тож для виправлення ситуації не потрібно подавати Об’єднану звітність із типом «Уточнююча», всі корегування відображають у місяці отримання лікарняного, коли фактично і сторновано зарплату та нараховано лікарняні, тобто всі виправлення відображають у додатку 1 Об’єднаної звітності з типом «Звітна», а саме:
1-й рядок — сторнується зарплата в:
— графі 8 — КЗО «1» або «2» — якщо працівник є особою з інвалідністю;
— графі 10 — місяць, за який сторнуються виплати, — «032022»;
— графах 16 та 17 — сума нарахованої зарплати зі знаком «-» (у березні знімається частина зарплати);
— графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму зарплати зі знаком «-».
Позаяк із запитання невідомо, що було у ІІ кварталі, припустімо, що також нараховано зарплату та відображено в Об’єднаній звітності. Тоді у рядках 2, 3 та 4 буде аналогічне сторнування зарплати (як у 1-му рядку — березень) за квітень, травень та червень.
Після сторнування далі починаючи з 5-го рядка відображають нараховану суму допомоги по вагітності та пологах з розбиттям за місяцями і тільки в сумі, що припадає окремо на кожен такий місяць.
Тож 5-й рядок у:
— графі 8 — КЗО «42» або «43» — якщо працівник є особою з інвалідністю;
— графі 10 — місяць, за який нарахований лікарняний, — «032022»;
— графі 15 — кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами «25» (бо відпустка з 7 березня);
— графах 16 та 17 — сума (її частина, яка припала на березень) нарахованої допомоги;
— графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму допомоги.
Інші рядки заповнюють аналогічно, з розподілом суми лікарняного за місяцями, на які припали 126 к. д. (квітень, травень, червень та липень).
Допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та ВЗ, проте її потрібно відобразити в додатку 4ДФ Об’єднаної звітності за ознакою доходу «128». Відображають її у місяці нарахування за фактом (графа 3а, наприклад, вересень), а потім у відповідному місяці за фактом виплати (графа 3, жовтень). Але перед цим (наприклад, у тому ж вересні) потрібно зняти загальну суму зарплати за всі місяці помилкового її нарахування та загальну суму утриманих ПДФО та ВЗ у місяці виправлення з ознакою доходу «1» у графі 10. При цьому сплачені ПДФО та ВЗ залишаться на переплаті. Звертаємо увагу, що всі корегування проводять в Об’єднаній звітності з типом «Звітна».
Чи має працівниця повернути кошти?
Відповідно до ст. 127 КЗпП відрахування із зарплати працівників для повернення сум, зайво виплачених унаслідок лічильних помилок, можуть проводити за наказом (розпорядженням) власника підприємства з урахуванням обмеження її розміром, визначеним ст. 128 КЗпП.
Тобто якби в цій ситуації працівниця, якій виплатили зайві кошти, продовжувала працювати, то роботодавець мав би право видати наказ про відрахування не пізніше ніж упродовж одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми. Проте працівниця пішла у відпустку по вагітності та пологах, тож цей спосіб утримання неприйнятний.
Тож у разі якщо коштів для повернення надміру отриманої зарплати бракує/немає, то для погашення заборгованості перед підприємством працівниця повинна добровільно повернути їх на поточний рахунок (через платіжне доручення) чи до каси підприємства (через прибутковий касовий ордер) із призначенням платежу, наприклад: «повернення зайво отриманої зарплати».
Якщо працівниця не бажає добровільно повернути надлишково виплачену зарплату, відшкодування шкоди, завданої підприємству, може відбутися за рахунок винної особи, а саме особи, яка допустила таку «помилку» (бухгалтера) (п. 3 ч. 2 ст. 127 КЗпП та ст. 136 КЗпП).
Повернення через суд
Питання покриття шкоди підприємству може бути вирішено і в судовому порядку. Так, відповідно до ч. 3 ст. 233 КЗпП, для звернення роботодавця до суду з питання стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, встановлюється строк в один рік з дня виявлення шкоди.
Виплата за серпень 10 вересня — порушення?
Відповідно до ч. 2 ст. 32 Закону №1105 допомога, зокрема, по вагітності та пологах виплачується застрахованим особам у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати.
А цей строк з огляду на ст. 115 КЗпП — не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 к. д., та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Тож виплата зарплати мала бути не пізніше 7 числа.
Отже, перерахування роботодавцем допомоги по вагітності та пологах 10.09.2022 р. є порушенням законодавства.
Адже йдеться не тільки про дотримання звичайних строків виплати лікарняних з моменту надходження коштів від Фонду, а й про те, що порушення таких строків і виникнення невикористаних коштів призведе до обов’язку повернути їх Фонду. Бо виплата лікарняних — це обов’язок роботодавця. Тому, якщо роботодавець порушить строки виплати отриманого від ФСС забезпечення, можуть виникнути фінансові штрафи за ст. 265 КЗпП, у цьому випадку за абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП — це 1 МЗП, як за порушення інших вимог законодавства про працю.
Це підтверджує і Виконавча дирекція ФСС у листі від 11.10.2021 р. №2369-11-1 (див. «ДК» №47/2021).
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.1999 р. №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. №5.
- Порядок №4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4.