Працівник перебував у відпустці з 30.10.2020 р. до 22.11.2020 р., але 18.11.2020 р. він надав лікарняний за період 03.11.2020 р. — 17.11.2020 р. і написав заяву про подовження відпустки на 15 к. д. з 23.11.2020 р. до 07.12.2020 р. Чи треба йому було перераховувати відпусткові і як це правильно зробити?
Якщо працівник захворів під час перебування у щорічній відпустці або додатковій соціальній відпустці працівникам із дітьми та йому видали лікарняний, він підлягає оплаті. Розраховують лікарняні за нормами Порядку №1266 на загальних підставах.
Згідно з ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки та ст. 80 КЗпП, у разі тимчасової непрацездатності працівника, підтвердженої листком непрацездатності, щорічна відпустка має бути подовжена чи перенесена на інший період. Те саме стосується відпустки «на дітей», на що звертає увагу Мінпраці в листі від 19.02.2009 р. №34/13/116-09.
Пам'ятайте!
Перенести можна тільки щорічну відпустку та додаткову соціальну відпустку працівникам із дітьми, а ось інші види відпусток (а саме: творчу, навчальну, додаткову «чорнобильську» відпустку) не подовжують і не переносять (див. лист Мінпраці від 17.11.2006 р. №415/13/116-06).
Зверніть увагу, що під час розрахунку кількості днів, що підлягають перенесенню або на які планують подовжити відпустку, не входять святкові та неробочі дні, які припали на період хвороби.
У разі подовження відпустки через хворобу її невикористану частину надають одразу після закінчення хвороби або оформленої раніше відпустки. За умови перенесення відпустки (частини відпустки) через хворобу не використана у зв'язку з хворобою відпустка (частина відпустки) підлягає перенесенню на інший період.
Рішення про подовження або перенесення відпустки приймають за згодою між найманою особою та роботодавцем. Так роз'яснювало Мінсоцполітики в листі від 25.07.2019 р. №1115/0/206-19, де також зазначено, що надають невикористану частину відпустки відразу після одужання працівника чи переносять її на інший період шляхом видання керівником відповідного наказу, на підставі листка тимчасової непрацездатності працівника та його заяви.
А ось ВС у постанові від 13.10.2020 р. у справі №712 / 9213/18 вирішив, що продовження щорічної відпустки у разі тимчасової непрацездатності працівника, яка настала під час такої відпустки, має проходити автоматично і незалежно від того, чи подав працівник заяву про таке продовження. На думку ВС, заява в цьому випадку необхідна, лише якщо працівник бажає перенести відпустку на інший період.
Але так чи інакше, роботодавець має видати наказ про подовження або перенесення відпустки, з яким ознайомити працівника під підпис.
Окрім того, на думку автора, потрібно внести зміни до графіка відпусток, дотримуючись вимог:
1) ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки щодо переліку осіб, яким відпустку мають надавати у зручний для них час;
2) ч. 1 та 2 ст. 12 Закону про відпустки щодо неподільної частини відпустки та граничних строків надання невикористаної частини відпустки.
Тобто під час перенесення відпустки:
- щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, якщо основна безперервна її частина становитиме не менш як 14 к. д.;
- невикористану частину щорічної відпустки мають надавати працівникові, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надають відпустку.
Коригування в обліку
Нарахування лікарняних та коригування в обліку проводять у місяці, в якому працівник надасть лікарняний листок як документальну підставу для перенесення чи подовження відпустки, а також для оплати періоду непрацездатності. Подальші дії бухгалтера залежать від того, чи потрібно перераховувати відпусткові. На це впливає період, на який переносять (подовжують) відпустку.
У листі Мінсоцполітики від 21.03.2019 р. №369/0/206-19 (див. «ДК» №19/2019) зазначено: якщо дата продовженої відпустки припадає на наступний місяць після її первинного надання, нову середню зарплату слід розрахувати згідно з Порядком №100 виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.
При цьому необхідно сторнувати суму відпусткових, що припадають на дні тимчасової непрацездатності працівника, нарахувати допомогу в зв'язку з тимчасовою непрацездатністю та нарахувати суму відпусткових за календарні дні продовженої відпустки виходячи з нової середньої зарплати.
В ідеалі перерахунок відпусткових проводити не потрібно. Це відбувається, коли відпустка, хвороба та подовження (перенесення) відпустки припадають на один місяць. Тоді нового розрахунку відпустки не роблять, бо розрахунковий період, а отже, й середній заробіток для розрахунку відпустки не змінюються.
Якщо такої ідеальної ситуації не сталося (як і за умовами запитання), доведеться проводити перерахунок відпусткових. Тоді відпусткові обчислюють заново — на підставі нового розрахункового періоду. Для цього слід зробити три кроки.
1. Сторнувати суму нарахованих відпусткових за календарні дні, які припадають на період непрацездатності (дні відпустки, які вже відгуляні та використані, не сторнуються та не перераховуються). Окрім того, сторнувати:
- нарахований на цю суму ЄСВ;
- утримані з цієї суми ПДФО та військовий збір.
2. Нарахувати відповідну суму лікарняних і провести належні:
- нарахування ЄСВ на суму лікарняних;
- утримання ПДФО та військового збору зі суми лікарняних.
3. Якщо відпустку подовжують на час перебування на лікарняному, то нарахувати заново відпусткові на основі нового розрахункового періоду (за умовами запитання це буде листопад 2019 р. — жовтень 2020 р.)
Зверніть увагу, що у разі перенесення відпустки у працівника може виникнути заборгованість перед підприємством, якщо сума відпусткових перевищує суму лікарняних. Таку заборгованість можна утримати за рахунок оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності чи будь-якого іншого наступного нарахованого доходу працівника.
Відображення у звітності
Як було зазначено вище, лікарняні нараховуються в тому періоді, в якому працівник надав лікарняний листок. У разі якщо працівник пішов у відпустку в жовтні, в листопаді (під час перехідної відпустки) він захворів, і тоді ж у листопаді надав лікарняний листок, а відпустку вирішив продовжити, то і нарахування лікарняних, і коригування в обліку проводиться в листопаді. При цьому і жовтень, і листопад є місяцями одного IV кварталу.
У 2020 році роботодавець був зобов'язаний подавати два види «зарплатної» звітності: щомісячний звіт з ЄСВ (додаток 4 до Порядку №435) і щоквартальний Податковий розрахунок за формою №1ДФ. Якщо коригування в обліку були проведені вчасно (в листопаді 2020 р.), то результат таких коригувань і нараховані лікарняні потрібно було відобразити в звіті з ЄСВ за листопад й у формі №1ДФ за IV квартал.
А якби така ситуація сталася в 2021 році, і теж у межах одного звітного кварталу?
Зверніть увагу: хоч єдина звітність і подається за квартал, дані про доходи фізосіб в ній наводяться з розбивкою по місяцях! Для цього і в додатку Д1, і в додатку 4ДФ вгорі зазначається місяць кварталу, за який вони складаються.
Що стосується додатка 4ДФ, то зарплата, відпусткові та лікарняні відображаються в ньому з однаковою ознакою доходу «101». Тому якщо їх нарахування та коригування відбувається в межах одного місяця, то вони записуються одним рядком.
Водночас, на відміну від додатка 4ДФ, в додатку Д1 Податкового розрахунку нараховані лікарняні і відсторновані/донараховані відпусткові повинні відображатися в місяці нарахування, але із зазначенням місяця та року, за який (а не в якому) вони нараховувалися. Сторнована сума відпусткових відображається одним рядком з кодом типу нарахувань «10» у графі 9 і з зазначенням в графах 16, 17 та 20 суми відпусткових і ЄСВ зі знаком «-». Лікарняні відображаються окремим рядком з кодом категорії застрахованої особи «29» у графі 8.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 р. №100.
- Порядок №1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. №1266.
Михайло СТЕПАНОВ, «Дебет-Кредит»