Затримка у виплаті заробітної плати, а також невиконання мінімальних гарантій, установлених законодавством, передбачають окремі штрафи за ст. 265 КЗпП. Як виявляють такі порушення під час перевірок та як їх уникнути?
Поговоримо про два поширені порушення, яких припускаються роботодавці щодо оплати праці працівників. Часто ці порушення виникають унаслідок помилки, а не умисно. Адже вони можуть виникнути й щодо тих працівників, які працюють офіційно та вся зарплата яких є «білою».
Порушення розміру оплати праці
Одна з норм ст. 265 КЗпП передбачає фінансовий штраф за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці — у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення. Нині цей штраф становить 12 тис. грн, але якщо таких порушень декілька, то розмір штрафу пропорційно збільшиться.
А далі ще більше! Недотримання встановлених законом гарантій та пільг працівникам, які залучаються до виконання обов'язків, передбачених законами «Про військовий обов'язок і військову службу», «Про альтернативну (невійськову) службу», «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію», карається штрафом у чотирикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення. Щоправда, для цього випадку до юросіб та фізосіб-підприємців, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку 1 — 3 груп, застосовується не штраф, а попередження.
Про те, які гарантії мають саме мобілізовані працівники, ми писали в статті «Мобілізовані, строковики, контрактники...» у «ДК» №51/2018. А як щодо інших?
Перш ніж перейти до того, як таке порушення виявляється і як його уникнути, треба з'ясувати: а що таке «мінімальні державні гарантії в оплаті праці»? Кожен роботодавець знає про мінімальну заробітну плату в місячному та годинному розмірі. Але це ще далеко не все, що підпадає під це визначення! Отже, з'ясуймо.
Мінімальна зарплата
Відповідно до ст. 95 КЗпП та ст. 3 Закону про оплату праці мінімальна заробітна плата — це законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, некваліфіковану працю, нижче від якого не може оплачуватися виконана працівником місячна, а також погодинна норма праці (обсяг робіт).
За ст. 8 Закону про оплату праці держава регулює оплату праці працівників підприємств усіх форм власності шляхом встановлення розміру мінімальної заробітної плати та інших державних норм і гарантій, встановлення умов і розмірів оплати праці керівників підприємств, заснованих на державній, комунальній власності, працівників підприємств, установ та організацій, що фінансуються чи дотуються з бюджету, а також шляхом оподаткування доходів працівників.
Згідно зі ст. 12 Закону про оплату праці норми і гарантії в оплаті праці, передбачені частиною першою цієї статті та КЗпП, є мінімальними державними гарантіями. Запам'ятайте цей момент, він є дуже важливим!
Відповідно до Закону про оплату праці при обчисленні розміру заробітної плати працівника для забезпечення її мінімального розміру не враховують доплати за роботу в несприятливих умовах праці та підвищеного ризику для здоров'я, за роботу в нічний та надурочний час, роз'їзний характер робіт, премії до святкових і ювілейних дат.
До мінімальної заробітної плати також не включають доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати.
Що ще є мінімальними гарантіями?
Вище ми уточнили, що це не лише мінімальна зарплата, а й інші норми та гарантії з оплати праці, встановлені КЗпП.
Кодексом законів про працю України встановлюються:
- норми оплати праці (за роботу в надурочний час; у святкові, неробочі та вихідні дні; у нічний час; за час простою, який мав місце не з вини працівника; при виготовленні продукції, що виявилася браком не з вини працівника; працівників до вісімнадцяти років, при скороченій тривалості їх щоденної роботи тощо);
- гарантії для працівників (оплата щорічних відпусток; за час виконання державних обов'язків; для тих, які направляються для підвищення кваліфікації, на обстеження в медичний заклад; для переведених за станом здоров'я на легшу нижче оплачувану роботу; переведених тимчасово на іншу роботу у зв'язку з виробничою необхідністю; для вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років, переведених на легшу роботу; при різних формах виробничого навчання, перекваліфікації або навчання інших спеціальностей; для донорів тощо);
- гарантії та компенсації працівникам в разі переїзду на роботу до іншої місцевості, службових відряджень, роботи у польових умовах тощо.
Це не повний перелік норм та гарантій, але в ньому зазначені найчастіші випадки, коли трапляються виплати працівникам. Якщо виплата працівникові гарантована КЗпП, а ви її не зробили — це порушення мінімальних гарантій в оплаті праці. Якщо КЗпП установлено норму, тобто мінімальний або фіксований розмір виплати працівнику, а ви її порушили (нарахували менше), то ви також порушили мінімальні гарантії в оплаті праці. Навіть якщо йдеться про виплату за невідпрацьований час (наприклад, за час виконання державних обов'язків).
Зверніть увагу!
На думку фахівців Держпраці, індексація заробітної плати також є державною мінімальною гарантією в оплаті праці та підлягає обов'язковому проведенню в установленому законодавством порядку.
Як виявляють таке порушення?
Найпростіший шлях — перевірити штатний розпис. Адже під час його складання мають виконуватися правила, передбачені ст. 6 Закону про оплату праці.
Зокрема, якщо ми говоримо про погодинну оплату праці, то мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) має бути встановлений у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум, установлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року. Саме тому наприкінці кожного календарного року, коли вже відомі показники прожиткового мінімуму та мінімальної зарплати на наступний рік, кожен роботодавець має перевірити, чи відповідає його штатний розпис цим показникам.
Зверніть увагу!
Нині місячний оклад (тарифна ставка) може бути меншим за мінімальну зарплату (див. ч. 6 ст. 6 Закону про оплату праці). Але він не може бути меншим за прожитковий мінімум для працездатної особи на 1 січня. Тобто у 2021 році мінімальний розмір окладу (тарифної ставки) на місяць становить 2270 грн. А якщо працівникові встановлено погодинну оплату праці, то його годинна тарифна ставка за Законом №530 у 2021 році не може бути меншою за 36,11 грн (у грудні 2021 року її мінімальний розмір зросте до 39,12 грн).
Далі перевіряються нарахування. Тобто первинні документи, в яких зазначається, що саме і в якому розмірі працівникам було нараховано (розрахункові відомості тощо). Якщо розмір нарахувань у працівника значно більший за мінімальну зарплату (6000 грн у січні — листопаді, 6500 грн у грудні 2021 року), це добре. Але це не означає, що перевірка завершилася.
Якщо розмір нарахувань менший, то у інспекторів Держпраці одразу виникне запитання: чому? І роботодавцю доведеться давати пояснення.
Однією з легальних причин такої ситуації може бути те, що працівник працює неповний робочий час. Але це треба буде довести: надати інспекторам наказ про встановлення працівнику неповного робочого часу при прийнятті на роботу або пізніше, графік роботи працівника (за наявності), табель обліку робочого часу, де зазначено, скільки він фактично відпрацював.
Можлива й ситуація, коли працівник частину місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати. Тоді оплата праці теж відбуватиметься пропорційно до фактично відпрацьованого часу, така пропорція застосовуватиметься і щодо збереження мінімальної зарплати (ст. 3-1 Закону про оплату праці). Але цей факт теж треба документально підтвердити. Не забуваймо, що у відпустку, тим більше неоплачувану, працівник може піти лише за власним бажанням. Тож потрібно показати не лише наказ про надання такої відпустки, а й підтвердження того, що ініціатором цієї відпустки був сам працівник (як правило, це підтверджує заява працівника).
А ще в такій заяві та в наказі треба зазначити підставу для надання неоплачуваної відпустки. У звичайних обставинах це мала би бути одна з підстав, наведених у ст. 25 або 26 Закону про відпустки. Під час карантину у працівника з'явилося право на ще один вид відпусток — будь-якої тривалості, але протягом дії карантину. Це право передбачене п. 2 розд. ІІ Закону №530. І такі відпустки можуть бути як оплачувані, так і не оплачувані (це вже як домовляться між собою роботодавець та працівник).
Крім мінімального розміру зарплати, фахівці Держпраці перевірятимуть збереження інших мінімальних гарантій з оплати праці.
Чи індексується зарплата?
Щоб відповісти ствердно, роботодавцю знадобиться не лише відомість із нарахованою зарплатою, яка містить окрему графу «Індексація», а й, бажано, розрахунок її суми щодо кожного працівника. Але на сьогодні у більшості роботодавців сума індексації визначається або у бухгалтерській програмі, або в довіднику (зокрема, на останній сторінці нашого паперового видання), або в онлайн-калькуляторі (який також є на нашому сайті). Тому, найімовірніше, інспектори просто візьмуть відомість із нарахованими сумами індексації і перевірять їх на правильність. Якщо буде помилка, то краще, аби у бік завищення. Адже досить прикро за копійчані помилки отримувати штрафи по 12 тис. грн за кожного працівника, якому занизили індексацію зарплати.
Чи виплачуються нічні, понаднормові, святкові виплати?
Тут також перевірити досить просто, адже за основу братиметься табель обліку робочого часу. Саме в ньому мають бути зазначені нічні, понаднормові години, а також години, відпрацьовані у вихідні, святкові та неробочі дні. Найбільша кількість помилок щодо таких виплат трапляється у випадках, коли працівники працюють за індивідуальними графіками або позмінно.
Якщо працівники мають індивідуальний графік або працюють позмінно
Хто має таких працівників, радимо почитати наші матеріали:
— «Оплата праці за роботу у вихідні та свята», «ДК» №1-2/2018;
— «Неповний робочий час і підсумований облік», «ДК» №8/2019;
— «Робота продавців у магазині», «ДК» №18/2019;
— «Ще раз про надурочні за підсумованого обліку», «ДК» №18/2019;
— «Норма робочого часу при підсумованому обліку», «ДК» №20/2020;
— «Підсумований облік та надурочні години», «ДК» №50/2020;
— «Розрахунок середньомісячної норми робочого часу», «ДК» №47/2020.
Чи оплачувався час карантину?
Запитання непросте, адже протягом дії карантину законодавці декілька раз вносили зміни, зокрема й до трудового законодавства, але не надавали порядку їх виконання.
Як ми знаємо, під час карантину роботодавець міг:
1) надати працівникові оплачувану або неоплачувану відпустку. На початку карантину для цього потрібна була підстава (одна із зазначених у Законі «Про відпустки»). З появою Закону №530 сам карантин став достатньою підставою — головне, аби було бажання працівника піти у таку відпустку. І, звісно, бажання роботодавця таку відпустку йому надати. Оформлювалася заявою працівника і наказом роботодавця;
2) перевести працівника на надомну або дистанційну роботу. Досить довго ці слова лунали у роз'ясненнях Держпраці, але в КЗпП вони з'явилися нещодавно. Оформлювалося переведення наказом роботодавця, а якщо була заява від працівника, то не треба було чекати 2-х місяців для запровадження таких змін. Але таке переведення не повинно вплинути на розмір оплати праці працівників! Адже свої трудові обов'язки вони виконуватимуть, а зміниться хіба що їх робоче місце;
3) встановити працівникові неповний робочий час. Обережні роботодавці користувалися нашими порадами щодо документального оформлення й отримували від працівників заяви, які підтверджували, що така зміна умов праці відбувається з ініціативи працівника, а отже, попереджати його за 2 місяці не потрібно;
4) оголосити простій. Якщо неможливо реалізувати вищезапропоновані рішення, роботодавець може запровадити простій. Простій — це зупинення роботи, спричинене відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами. Час простою не з вини працівника оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу). Запровадження простою не потребує згоди працівника. Це питання вирішується роботодавцем за погодженням (за наявності) з первинною профспілковою організацією або представником трудового колективу.
Усі ці факти, а також їх документальне оформлення та оплату (якщо вона передбачалася законом або домовленістю між працівником та роботодавцем) і перевірятимуть фахівці Держпраці.
Як уникнути цих порушень?
Якщо ви готуєтеся до перевірки Держпраці, то слід уважно переглянути всі «вузькі місця»:
- перевірте на відповідність законодавству штатний розпис;
- перевірте відомості з нарахування зарплати — чи відображено в них зміну окладів, чи проведено доплату до мінімальної зарплати та індексацію? Звірте відомість із табелем обліку робочого часу — чи не забули ви про нічні або святкові доплати? Особливо уважно перевірте правильність нарахування зарплати тим працівникам, які працюють за індивідуальним графіком (неповним робочим часом, позмінно, сумісникам тощо);
- якщо були відпустки, перевірте наявність та правильність складання заяв та наказів про їх надання. Для щорічних відпусток треба мати щорічний графік їх надання (який і буде підставою для наказів і не потребує заяв, якщо відпустки надаватимуться за графіком). Перевірте, чи вчасно та в повному обсязі були оплачені такі відпустки?
- якщо були відрядження, перевірте наявність наказів на них та авансових звітів після закінчення. Чи нарахували ви зарплату працівникам за цей період? Чи виплатили добові?
Порушення строків виплати зарплати
Роботодавці мають пам'ятати, що виплатити зарплату в повному обсязі — це лише половина справи. Треба ще й провести таку виплату вчасно.
Визначаючи в колдоговорі (іншому нормативному акті роботодавця, погодженому з профспілкою) конкретні дати для виплати зарплати, роботодавцям необхідно дотримуватись одночасно всіх умов, передбачених КЗпП та Законом про оплату праці.
Строки та періодичність виплати зарплати за законодавством
Строки та періодичність виплати заробітної плати працівникам закріплені в ст. 115 КЗпП і ст. 24 Закону про оплату праці. Цими нормами передбачено, що виплата зарплати повинна здійснюватися:
— у робочі дні за графіком роботи підприємства;
— не рідше ніж двічі на місяць, а проміжок часу між цими двома виплатами не має перевищувати 16 календарних днів;
— не пізніше 7-ми днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.
З огляду на це можна сформулювати конкретні числа місяця, в які слід вкластися під час виплати зарплати за першу половину місяця (аванс) і за звітний місяць:
- зарплата за місяць має виплачуватися не пізніше 7-го числа місяця, а отже, має провадитися в період із 1-го до 7-го числа;
- якщо зарплата за місяць виплачується з 1-го до 7-го числа місяця, тоді, аби дотриматися проміжку не більше ніж 16 календарних днів між виплатами, аванс має виплачуватися з 16-го до 22-го числа.
За порушення строку виплати зарплати у ст. 265 КЗпП передбачено фінансовий штраф. Але зверніть увагу на формулювання: порушення встановлених строків виплати заробітної плати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більш ніж за один місяць, виплата їх не в повному обсязі — передбачає штраф у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення.
Тобто, з одного боку, добре: штраф за всі порушення разом, а не за кожне окремо. І авансів цей штраф не стосується, принаймні якщо зарплата за місяць виплачена до 7 числа наступного місяця (включно).
З іншого боку, штраф досить великий (нині він становить 18 тис. грн), а потрапити під нього можна, і якщо порушити строки виплати зарплати більш ніж на один місяць, і якщо виплатити зарплату не в повному обсязі! Особливо цікавить останнє — що воно означає, КЗпП не уточнює. Будемо сподіватися, що йдеться про найочевидніший випадок: коли зарплату виплатили вчасно, принаймні затримки більше ніж на місяць не було, але виплатили при цьому не всю зарплату (скажімо, 100 грн недоплатили). Але хай би яка була така недоплата, якщо строк затримки понад місяць, готуйтеся до штрафу (навіть якщо пізніше ви цю заборгованість погасили).
І це ще не все. Адже в разі затримки виплати зарплати строком понад один місяць працівникові належиться компенсація! А якщо йдеться про затримку при розрахунку зі звільненим працівником, то роботодавець повинен виплатити йому середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку.
Як виявляють це порушення?
Дуже просто. Інспектори з праці вимагають документ про встановлені строки виплати зарплати. А потім вимагають документи про фактичні виплати зарплати у періоді, який перевіряється. Окрему увагу інспектори приділяють розрахункам зі звільненими працівниками — для цього беруть накази про звільнення, а потім вимагають документів про виплату таким працівникам зарплати. Фактичні виплати звіряють із документами про їх нарахування й утримання ПДФО та ВЗ (щоб дізнатися, чи не було помилок при нарахуванні та виплаті зарплати). Адже при цьому перевіряють не лише строки, а й повноту розрахунків.
Як уникнути таких порушень?
Уважно стежити за правильністю нарахування зарплати та виконанням строків її виплати. На жаль, заднім числом це порушення не виправиш, тож тут, як ніколи, потрібні увага та дотримання строків.
І не забувайте, перш ніж починати виплату зарплати, сплатити ЄСВ, ПДФО та ВЗ з неї (бо це порушення тягне за собою ще більший штраф, про який ми писали в «ДК» №14/2021).
Чи можна уникнути штрафів?
Річ у тім, що у вищенаведених випадках штрафу можна якщо не уникнути, то зменшити його розмір.
По-перше, у разі сплати юрособою або фізособою-підприємцем, яка використовує найману працю, 50% розміру штрафу протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови про накладення штрафу за порушення вимог законодавства про працю, передбаченого статтею 265 КЗпП, така постанова вважається виконаною.
По-друге, у разі виконання припису Держпраці та усунення виявлених порушень, передбачених абз. 4 — 6, 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП, у визначені приписом строки заходи щодо притягнення до відповідальності не застосовуються. А наведені вище порушення саме зазначені в абзацах 4 та 5 частини 2 ст. 265 КЗпП.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.1995 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Закон №530 — Закон України від 17.03.2020 р. №530-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)».
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»