Одним із заходів боротьби з розповсюдженням коронавірусу стало скасування авіарейсів та припинення залізничного сполучення України з іншими країнами світу. Як бути, якщо в цей час працівник уже перебував за кордоном і тепер не має можливості повернутися?
Ситуація перша: працівник перебуває за кордоном у відрядженні
Про заплановане закриття кордонів уряд попереджав не за один день. Тож і роботодавець, і працівник мусили подбати про переривання відрядження та повернення додому. Досить велика кількість українців встигли це зробити. Проте так пощастило не всім. Адже кількість охочих повернутися в Україну була велика, а кількість рейсів — обмежена. Далеко не всі змогли повернутися в Україну автотранспортом.
Що робити в такій ситуації?
Незважаючи на те що коронавірус — це новітня загроза, ситуації із затримкою у відрядженні бували й раніше. Тож певна практика вирішення цього питання вже існує.
На жаль, КЗпП про це не говорить нічого, але Інструкція №59 (яку небюджетні підприємства можуть застосовувати як рекомендацію) уточнює таке: «З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі.
Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
За час затримки в місцеперебуванні у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати».
Розглянемо ці норми.
На підприємстві вже є наказ (розпорядження) про закордонне відрядження. У ньому зазначено строки такого відрядження (і воно почалося до закриття кордонів). За цими строками працівник уже має повернутися. Але не може. Слід взяти до уваги п. 4 розділу ІІІ Інструкція №59, зокрема з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні у разі відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів тощо.
У такій ситуації працівник має повідомити роботодавця про свою затримку. Адже після закінчення відрядження він повинен повернутися на робоче місце, а тривала відсутність на робочому місці вважається прогулом. Повідомити можна і телефоном, і електронною поштою. Головне, щоб роботодавець знав про ситуацію, що виникла. І про те, коли працівник планує (якщо такі плани є) повернутися. І чи потрібна йому, зокрема, матеріальна допомога. Адже не всі працівники мають можливість жити за кордоном за власний кошт.
Далі, коли працівник повернеться, він повинен написати доповідну (або пояснювальну) записку. До неї долучити всі документи, які зможе зібрати, — повідомлення перевізника про скасування рейсу, на який раніше було придбано квиток, розклад рейсів, які були, і щодо відсутності квитків на них (або про електронну чергу тощо). Тож слід подбати про наявність документів в оригіналі для підтвердження поважних причин вимушеної затримки у відрядженні!
Указ Президента про закриття кордонів можна знайти на офіційному сайті Президента.
Звісно, що такі причини є поважними. Тому на підставі наданих документів керівник підприємства приймає рішення про продовження терміну відрядження, що оформлюється відповідним наказом (розпорядженням). Тобто строки відрядження переглядаються вже після повернення працівника на роботу. І в такому разі працівник отримує за весь період відрядження і добові, і витрати на проживання, і оплату проїзду.
Але рішення про продовження відрядження не обов'язково приймати після повернення. Таке рішення керівник може прийняти і нині, коли працівник перебуває за кордоном (тобто не на підставі форс-мажору, а просто за власним рішенням). Наприклад, для того щоб уже тепер переслати на картку працівника додатковий аванс на таке відрядження і зарплату за час такої затримки. Щодо зарплати на час вимушеної затримки за кордоном слід бути особливо обережним. Адже строки її виплати ніхто не скасовував. Тому щодо того, оплачуємо ми працівнику цей період чи ні (а він може тривати і кілька місяців), треба визначитися просто вже!
Звісно, ті, хто користується під час закордонного відрядження корпоративною карткою, у зручнішому становищі — головне, не забувати вчасно поповнювати корпоративний рахунок. А ось зарплату за допомогою корпоративної картки виплачувати не можна. Про це ми писали в статті «Корпоративна картка: нові обмеження» в «ДК» №51-52/2019.
Податкові наслідки. Зарплата за час такої затримки оподатковуватиметься на загальних підставах, тут жодних нюансів немає.
Фінансування витрат за час затримки у відрядженні не буде оподатковуваним доходом працівника, якщо:
- це погоджено з роботодавцем;
- дати на транспортних квитках не збігаються з датами, визначеними у наказі про відрядження;
- є підтвердні документи, передбачені абз. 2 — 3 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.
Так роз'яснювала ДФСУ в ІПК від 27.10.2017 р. №2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК.
Ситуація друга: працівник перебуває за кодоном у неслужбовій поїздці
Могло бути і таке: працівник до закриття кордонів взяв відпустку і поїхав за кордон, а тепер не може повернутися.
І ось ця ситуація для нього значно гірша. Адже жоден акт трудового законодавства його в цьому разі не захищає. Навпаки — роботодавець визначає для нього робоче місце, і виконання трудових обов'язків передбачає, зокрема, перебування на цьому робочому місці. А тривала відсутність без поважних причин — це прогул, який може закінчитися звільненням. І роботодавець матиме тут певну рацію. Адже він працівника за кордон не посилав і подбати про повернення додому та вихід на роботу — обов'язок працівника.
Нагадаємо, що Законом №540 (який набрав чинності 02.04.2020 р.) було внесено зміни до ст. 60 КЗпП. Зокрема, ці зміни передбачають можливість на час карантину домовитись про виконання трудових обов'язків працівників дистанційно (або вдома).
Дистанційна (надомна) робота — це така форма організації праці, коли робота виконується працівником за місцем його проживання чи в іншому місці за його вибором, у тому числі за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, але поза приміщенням роботодавця.
При цьому на час загрози поширення епідемії, пандемії та/або на час загрози військового, техногенного, природного чи іншого характеру умова про дистанційну (надомну) роботу може встановлюватися у наказі (розпорядженні) власника або уповноваженого ним органу без обов'язкового укладення у письмовій формі трудового договору про дистанційну (надомну) роботу.
Але не всі працівники можуть виконувати роботу дистанційно і не всі за кордоном мають для цього потрібну матеріально-технічну базу. А роботодавець, який повинен про неї подбати, може і не зуміти це організувати та оплатити. А якщо немає наказу від роботодавця про те, що можна змінити місце роботи, треба вийти на роботу на звичайне місце. І якщо цього не зробити — маємо прогул.
Але давайте уважно проаналізуємо, що таке прогул. Адже недарма в нашій попередній статті ми не радили застосовувати цю підставу для звільнення під час дії карантину та інших заходів боротьби з коронавірусом.
Відповідно до п. 4 ст. 40 КЗпП власник або уповноважений ним орган має право розірвати трудовий договір з працівником у разі вчинення ним прогулу без поважних причин, у т. ч. у разі відсутності працівника на роботі більше трьох годин протягом робочого дня.
Відсутність працівника на роботі без поважних причин є порушенням трудової дисципліни, за що ст. 147 КЗпП передбачено притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності і застосування таких видів дисциплінарного стягнення, як догана та звільнення.
Звільнення за вчинення прогулу має здійснюватися зі суворим додержанням правил, установлених для застосування дисциплінарних стягнень. Як радять юристи, роботодавець повинен з'ясувати причини відсутності працівника на роботі. Зазвичай процедура розпочинається після доповідної записки безпосереднього керівника відсутнього працівника щодо факту відсутності. Роботодавець на свій розсуд може вчинити низку дій для з'ясування причин відсутності працівника, а саме:
- зателефонувати працівникові та членам його родини;
- відвідати за місцем державної реєстрації чи фактичного проживання;
- надіслати листа з повідомленням про вручення з пропозицією надати пояснення щодо відсутності тощо.
Відсутність працівника може бути зафіксована автоматизованою пропускною системою або відповідною позначкою у табелі, якщо облік використання робочого часу ведеться за допомогою табеля, та/або відсутністю позначень у журналі, в якому працівники ставлять підпис при приході на роботу, тощо. Необхідно задокументувати факт відсутності працівника на роботі за допомогою акта про відсутність на робочому місці, підписаного комісією, що складається не менше ніж з трьох осіб.
До прийняття рішення про накладення такого дисциплінарного стягнення, як звільнення, роботодавець повинен витребувати від працівника письмового пояснення після появи працівника на роботі. У разі відмови працівника від надання письмового пояснення щодо причин прогулу необхідно скласти відповідний акт. Пропозиції щодо надання письмового пояснення причин відсутності на роботі можна зробити і під час відвідування працівника за місцем проживання.
Відповідно до ст. 148 КЗпП дисциплінарне стягнення застосовується роботодавцем безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку. За наявності на підприємстві первинної профспілкової організації, членом якої є працівник, для його звільнення за прогул необхідна згода органу первинної профспілкової організації.
Звільнення працівника оформляється наказом про звільнення за прогул, який готують на підставі наказу про накладення дисциплінарного стягнення та протоколу профспілкового органу. Якщо працівник, який вчинив прогул, так і не з'явився на роботі, він звільняється останнім днем фактичного виконання ним трудових обов'язків з виданням наказу про звільнення більш пізньою датою.
У день видання наказу про звільнення працівника необхідно надіслати йому копію наказу про звільнення, листа з пропозицією з'явитися за трудовою книжкою та отриманням усіх належних йому виплат (бажано з повідомленням про вручення та описом вкладення).
Зверніть увагу!
Процедура — це важливо, але головне в цьому те, що закриття кордону суд (до якого працівник може звернутися) може визнати поважною причиною, через яку працівник не зміг повернутися з відпустки. Як наслідок, працівника може бути поновлено на роботі, а за час вимушеного прогулу йому буде сплачено середній заробіток, але не більше одного року (ст. 235 КЗпП).
Тому, щоб не спорити з працівником, можна надати йому на період затримки оплачувану або неоплачувану відпустку. Адже тепер саме діє карантин, на час якого Закон №530 таке право роботодавцю надав. Проте на таку відпустку потрібна згода працівника.
А передати заяву на відпустку працівник з-за кордону навряд чи зможе. І електронне листування з працівниками освоїли ще не всі роботодавці. Ось тут також усе залежить від уміння роботодавця та працівника домовлятися між собою. Адже якщо немає бажання проставляти працівнику прогули, роботодавець може скласти наказ і по фото такої заяви, переданому електронною поштою чи іншими засобами інтернет-зв'язку (а потім, після повернення працівника, додати до такого наказу свіжу письмову заяву). Проте обов'язку надати таку відпустку роботодавець у цьому випадку не має.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Закон №540 — Закон України від 30.03.2020 р. №540-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на забезпечення додаткових соціальних та економічних гарантій у зв'язку з поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19)».
- Закон №530 — Закон України від 17.03.2020 р. №530-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)».
- Інструкція №59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»