Розрахункова книжка (далі — РК) — це належним чином зброшурована та прошнурована книжка, зареєстрована в контролюючих органах, що містить номерні розрахункові квитанції, які видаються покупцям у визначених законом випадках, коли не застосовуються РРО (ст. 2 Закону про РРО).
Своєю чергою, книга обліку розрахункових операцій (далі — КОРО) — це прошнурована і належним чином зареєстрована в контролюючих органах книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг).
Порядок реєстрації та ведення РК та КОРО (далі — Порядок №547) розроблено відповідно до ст. 8 Закону про РРО.
Вимоги до виготовлення РК
РК має бути зброшурована, складатися з блоків послідовно пронумерованих розрахункових квитанцій або спрощених розрахункових квитанцій та реєстраційної сторінки, при цьому серії та номери квитанцій одного виду, зареєстрованих окремим суб’єктом господарювання, не повинні повторюватися у межах розрядності серій та номерів.
Форму реєстраційної сторінки РК наведено в додатку 6 до Порядку.
РК має бути скріплена виробником з використанням машинного способу, який унеможливлює вилучення корінців розрахункових квитанцій без порушення засобу контролю.
Правила реєстрації РК
Під час реєстрації РК присвоюється номер, який складається з фіскального номера першої КОРО та проставленого через дріб порядкового номера такої РК і літери «к». Під час реєстрації РК, що складається зі спрощених розрахункових квитанцій, до номера РК додається літера «с».
Наприклад, для книги ОРО з номером ХХХХХХХХХХг номером другої реєстраційної книжки, що складається зі спрощених розрахункових квитанцій, є ХХХХХХХХХХг/2кс, де проставлена через дріб цифра 2 є порядковим номером такої розрахункової книжки.
Згідно з п. 3 глави 1 розд. III Порядку №547 перед реєстрацією РК суб’єкт господарювання повинен забезпечити:
— заповнення на реєстраційній сторінці РК рядків, що містять найменування та податковий номер суб’єкта господарювання;
— відсутність у РК квитанцій із серіями та номерами, що повторюються;
— відповідне заповнення реєстраційної сторінки, яка може розміщатися на останньому аркуші разом з квитанціями.
На кожну РК, що подається на реєстрацію, треба встановити засіб контролю таким чином, щоб унеможливити розкріплення книжки без порушення цілісності засобу контролю.
Реєстрація РК у ДПС відбувається одночасно з реєстрацією КОРО на окрему господарську одиницю або на РРО, другої та наступних — на підставі реєстраційної заяви. Датою реєстрації першої РК є дата реєстрації КОРО.
За відсутності підстав для відмови посадова особа контролюючого органу не пізніше двох робочих днів з дня отримання реєстраційної заяви за ф. №1-КОРО реєструє РК шляхом внесення даних до інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС.
Після реєстрації у ДПС суб’єкт господарювання заповнює рядки реєстраційної сторінки РК (номер книжки, дата реєстрації, найменування контролюючого органу, серія та номер першого бланка, кількість бланків, номер установленого засобу контролю). Лише після цього РК вважається остаточно зареєстрованою (п. 6 глави 1 розд. ІІІ Порядку №547)!
Як РК допомагає у разі вимкнення світла?
Сума готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків до початку робочого дня, вноситься суб’єктом господарювання протягом робочого дня або перебуває на місці проведення розрахунків на момент виходу з ладу РРО чи вимкнення електроенергії, записується у корінець розрахункової квитанції з поміткою «Службове внесення».
Сума готівки, що вилучається суб’єктом господарювання протягом робочого дня з місця проведення розрахунків, записується у корінець розрахункової квитанції з поміткою «Службова видача».
Правила використання РК
Перед використанням розрахункової книжки суб’єкт господарювання забезпечує заповнення реквізитів в усіх розрахункових квитанціях відповідно до вимог, установлених до форми та змісту розрахункових документів.
Звертаємо увагу, що перед використанням розрахункової книжки, яка складається зі спрощених розрахункових квитанцій, суб’єкт господарювання повинен забезпечити заповнення реквізиту «Податковий номер / серія та номер паспорта» в усіх спрощених розрахункових квитанціях.
Перед початком використання розрахункової книжки на її реєстраційній сторінці треба зазначити дату початку використання.
Розрахункову книжку використовують у такому порядку:
— на кожному місці проведення розрахунків використовують окрему розрахункову книжку з книгою ОРО, на яку вона зареєстрована;
— під час розрахункової операції заповнюють спочатку корінець, потім відривну частину розрахункової квитанції (за винятком квитанцій, де вартість товару (послуги) зазначена попередньо шляхом проштамповування чи друкарським способом), при цьому зазначені у корінці та відривній частині суми розрахунків мають бути ідентичні ;
— відривну частину відокремлюють від корінця по лінії відриву та видають покупцеві чи особі, яка отримує кошти (у разі здійснення операції видачі), не пізніше завершення розрахункової операції.
Яка сума зазначається у розрахунковій квитанції?
У корінці та відривній частині розрахункової квитанції вручну або друкарським способом зазначають повну суму розрахунку.
Якщо суб’єкт господарювання є платником ПДВ, платником акцизу, в корінці розрахункової квитанції (крім спрощеної розрахункової квитанції) також зазначають суму, що оподатковується ПДВ, суму, що оподатковується акцизним податком.
Якщо сума за ставкою ПДВ, за ставкою акцизного податку або іншого податку (збору) дорівнює повній сумі розрахунку, в корінці проставляють лише одну з цих сум відповідно до кожного податку. Записи у розрахункових квитанціях роблять кульковою ручкою пастою темного кольору.
Якщо під час продажу товару (послуги) встановлюють знижку чи надбавку щодо вартості одиниці виміру товару (послуги), за бажанням суб’єкта господарювання загальну суму знижки (надбавки) зазначають у корінці та відривній частині розрахункової квитанції в дужках поряд зі сумою розрахунку з відповідною позначкою («зн» або «нд»).
Під час операції видачі коштів у разі повернення товару (рекомпенсації послуги, прийняття цінностей під заставу та в інших випадках), а також під час операції видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів за рахунок готівкової виручки або готівки, отриманої з банку (якщо така послуга передбачена правилами відповідної платіжної системи), суму розрахунку фіксують у корінці та відривній частині розрахункової квитанції зі знаком «-» (мінус).
Якщо сума коштів, виданих при поверненні товару чи рекомпенсації раніше оплаченої послуги, перевищує 100 грн, матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, складає акт про видачу коштів.
На кожному місці проведення розрахунків має використовуватися окрема РК з КОРО, на яку вона зареєстрована (п. 6 глави 2 розд. ІІІ Порядку №547).
РК, зареєстровані на окрему КОРО, використовують послідовно згідно з їх порядковими номерами та до повного вичерпання розрахункових квитанцій. Якщо у КОРО обліковують розрахункові операції за декількома місцями проведення розрахунків, такої послідовності потрібно дотримуватися щодо кожного місця проведення розрахунків.
Податківці у ЗІР також наголошують, що реєстрацію, облік, застосування РК згідно з вимогами Порядку ведуть у прив’язці до КОРО.
Дані щодо фіскальних номерів КОРО, дати реєстрації/скасування реєстрації КОРО, номера останньої КОРО оприлюднюються ДПС у відкритій частині Електронного кабінету платника податків.
Які дії СГ у разі втрати КОРО або РК?
У разі втрати РК або КОРО суб’єкт господарювання зобов’язаний повідомити ДПС за місцем їх реєстрації не пізніше двох робочих днів з дня втрати.
У такому разі РК або КОРО на РРО скасовується за заявою суб’єкта господарювання із зазначенням причини (викрадення, втрата тощо).
Але у разі викрадення РК або КОРО суб’єкт господарювання разом із заявою про скасування надає до ДПС копію підтвердного документа органу поліції.
Яким чином реєстрація РК скасовується?
Розрахункова книжка скасовується одночасно зі скасуванням реєстрації КОРО на окрему господарську одиницю або на РРО. Скасування КОРО на РРО відбувається одночасно зі скасуванням реєстрації РРО або за заявою суб’єкта господарювання (у разі викрадення, втрати, прийняття розпорядчого документа про те, що у випадку виходу з ладу РРО або вимкнення електроенергії розрахункових операцій не здійснюють до моменту належного під’єднання резервного РРО або увімкнення електроенергії, непридатності для використання тощо).
Рішення про скасування реєстрації КОРО на РРО може бути прийнято керівником контролюючого органу за місцем реєстрації РРО або уповноваженою особою контролюючого органу, якщо порушено цілісність засобу контролю, встановленого на КОРО на РРО, та/або виявлено факт опломбування КОРО на РРО підробленим засобом контролю або таким, номер якого не збігається з номером, зазначеним у реєстраційній заяві.
Якщо ухвалено рішення про скасування реєстрації КОРО на РРО, посадова особа контролюючого органу не пізніше наступного робочого дня з дня виникнення підстав вносить відповідні дані до інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС та здійснює запис на титульній сторінці КОРО на РРО (у разі її наявності) щодо скасування реєстрації КОРО, який засвідчує своїм підписом та печаткою контролюючого органу. Якщо порушено цілісність засобу контролю на розрахунковій книжці, виявлено факт опломбування розрахункової книжки підробленим засобом контролю або таким, номер якого не збігається з номером, зафіксованим у реєстраційній заяві, таку розрахункову книжку потрібно розпломбувати, після чого керівник контролюючого органу ухвалює рішення про скасування її реєстрації. Якщо розрахункову книжку втрачено, суб’єкт господарювання зобов’язаний повідомити контролюючий орган за місцем реєстрації КОРО не пізніше двох робочих днів з дня втрати.
Яким чином СГ може отримати інформацію про зареєстровані/скасовані РК?
Реєстрацію, облік, застосування РК згідно з вимогами Порядку ведуть у прив’язці до КОРО. Дані щодо фіскальних номерів КОРО, дати реєстрації/скасування реєстрації КОРО, номера останньої КОРО оприлюднюються ДПС відповідно до вимог п. 13 глави 1 розд. ІІ Порядку у відкритій частині Електронного кабінету за посиланням.
Нормативна база
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»
- Порядок №547 — Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 №547