Відрядження вимагає не тільки виконання службового завдання, а й правильно оформлених документів — і щодо понесених витрат, і щодо самого звіту працівника, і щодо виконання роботодавцем гарантій, установлених працівникові під час відрядження.
Документальне оформлення відрядження
Документи для відрядження можна поділити на такі групи:
1) ті, що підтверджують факт відрядження: наказ (розпорядження) керівника про скерування працівника у відрядження із зазначенням мети та/або службового завдання (доручення), маршруту й терміну відрядження та суми, що відшкодовується без документального підтвердження;
2) ті, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю платника податку: звіт про відрядження, документи щодо фактичних цивільно-правових відносин (договори, контракти), інші підтвердні документи.
Зараз нас цікавлять внутрішні документи підприємства, яке скерувало працівника у відрядження.
Спочатку спинимося на трудових гарантіях відряджених працівників та окремих категорій працівників.
Які гарантії відряджених працівників?
Усі гарантії і компенсації встановлено ст. 121 Кодексу законів про працю. Зокрема, працівники мають право на відшкодування витрат й одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.
Також працівникам, яких скеровують у відрядження, виплачують: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з наймання житлового приміщення у порядку і розмірах, установлених законодавством.
Цією самою нормою встановлено вимоги щодо збереження місця роботи на час відрядження та правила оплати праці.
Окремих правил скерування працівників у відрядження під час війни законодавство не встановлює. Тож орієнтуємося на загальні правила оформлення та скерування.
Щоб спростити цей процес й уніфікувати його чи зафіксувати на всі випадки життя, краще оформити Положення про відрядження та діяти вже за його змістом. Але це не обов’язково, і нюанси оформлення та проведення відрядження можна прописувати у кожному наказі на відрядження окремо.
При цьому потрібно мати на увазі: Інструкція про службові відрядження у межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі — Інструкція №59), поширюється тільки на бюджетні організації. Але заборони на дотримання вимог Інструкції №59 під час складання внутрішнього розпорядчого документа про відрядження немає.
Внутрішнє положення про відрядження
Отже, кожне підприємство може використати Інструкцію №59 на власний розсуд у межах тих норм, які не стосуються саме бюджетних установ.
У самостійно розробленому положенні про відрядження треба прописати:
— порядок скерування працівників у відрядження;
— терміни та випадки звітування;
— порядок відшкодування витрат на відрядження та їх документальне підтвердження;
— розмір добових у розрахунку за кожен такий день з уточненням оподаткування (адже не оподатковується сума добових у діапазоні пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). При цьому розмір добових не обов’язково становить однакову суму, добові можуть залежати від посади працівника або напряму відрядження чи інших чинників;
— правила подання авансового звіту до бухгалтерії.
У ньому також має бути прописано особливості документування відряджень.
Норми ПКУ щодо відряджень
Податкові орієнтири під час розроблення положення про відрядження такі:
пп. 164.2.11 — застосування підвищувального коефіцієнта при визначенні бази оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податків під час відрядження;
пп. 165.1.11 — включення/невключення до доходу працівника коштів, отриманих на відрядження;
пп. 170.9.2, 170.9.3 — подання підзвітною особою Звіту про використання коштів, виданих на відрядження;
пп. 170.9.1 — оподаткування ПДФО суми перевищення розміру добових витрат на відрядження понад установлені максимальні норми;
пп. 170.9.1 — обов’язкова наявність наказу про відрядження для виплати добових.
Працівник їде у відрядження — які документи оформлюємо?
1. Наказ (розпорядження) про відрядження — обов’язковий документ відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ. Але зміст наказу цією нормою не встановлено. Проте з огляду на мету його складання у ньому слід зазначити:
— ПIБ і посаду відрядженого працівника;
— пункт призначення (місто, область);
— мету відрядження;
— назву підприємства, на яке відряджається працівник;
— строк відрядження;
— розмір добових;
— інші умови відрядження.
2. Кошторис витрат на відрядження (довідка-розрахунок) — обов’язковий виключно для бюджетників (п. 6 р. I та п. 1 р. III Інструкції №59). Небюджетні підприємства мають право складати його, але це не є їхнім обов’язком.
У цьому документі потрібно зазначити суми витрат, передбачені для конкретного відрядження.
3. Завдання на відрядження також не є обов’язковим документом, бо мету відрядження зазначають у наказі на відрядження. Але якщо у внутрішньому положенні прописано потребу в деталізації завдання, то окремо фіксують завдання на відрядження.
4. Посвідчення про відрядження — вже давно не є обов’язковою формою. Її свого часу було затверджено наказом ДПАУ від 28.07.1997 №260, але згідно з наказом Мінфіну від 21.06.2011 №738 з 22.07.2011 вона втратила чинність.
5. Звіт про виконану у відрядженні роботу — необов’язковий документ, але його наявність допоможе підсумувати виконану у відрядженні роботу. Його складають у довільній формі з розкриттям обсягу виконаної у відрядженні роботи.
6. Журнал реєстрації відряджень — необов’язковий документ. Такий журнал узагальнює інформацію про всі відрядження на підприємстві. Але знову ж таки, якщо у внутрішньому положенні про нього є згадка, то потрібно його завести та заповнювати. І тоді це буде обов’язком працівника кадрової служби, адже саме він має всю необхідну інформацію про відрядження.
7. Авансовий звіт (Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт). Але закон уже не вимагає оформлювати його після кожного відрядження!
Форму авансового звіту та Порядок його складання затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 №239).
Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ авансовий звіт складають та подають у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ.
Але саме подання потрібне у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включно з отриманою із застосуванням платіжних інструментів).
Якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти чи їхні реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових витрат і за відсутності оподатковуваного доходу авансовий звіт не складають і не подають.