Що таке регістри обліку
Інформацію, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизують на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку (ч. 3 ст. 9 Закону про бухоблік).
Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) — це носії інформації, складені у паперовій або електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, прийнятих до обліку (п. 1.2 Положення №88).
Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) можуть бути створені у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо.
Господарські операції відображають у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування (п. 1.3 Положення №88). Записи у регістрах бухгалтерського обліку роблять на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог цього Положення.
Форми регістрів бухгалтерського обліку, порядок записів у них, опрацювання та використання необхідної інформації визначаються відповідними нормативними документами про порядок їх застосування (п. 3.5 Положення №88).
Обов’язкові реквізити регістру бухобліку
Регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні (ч. 4 ст. 9 Закону про бухоблік).
Інформацію про господарські операції підприємства, установи за звітний період (місяць, квартал, рік) з регістрів бухгалтерського обліку переносять у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності, порядок складання якої встановлюється відповідними нормативно-правовими актами (п. 3.6 Положення №88).
Отже, регістри бухгалтерського обліку — це проміжна ланка між первинними документами і фінансовою та іншою звітністю.
Хто визначає перелік регістрів?
Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно:
— обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них із додержанням єдиних засад, установлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології опрацювання облікових даних;
— затверджує правила документообігу і технологію опрацювання облікової інформації, додаткову систему рахунків та регістрів аналітичного обліку тощо.
Тобто, по-перше, система регістрів (відомостей, журналів, книг тощо), що їх застосовує підприємство, є формою бухгалтерського обліку.
По-друге, обирає таку систему підприємство самостійно.
Форма бухгалтерського обліку не є елементом облікової політики, а є елементом системи організації бухгалтерського обліку. Тому форма бухгалтерського обліку може встановлюватися наказом про організацію бухгалтерського обліку, але не наказом про облікову політику.
Регістри обліку за Методрекомендаціями №422
Згідно з Наказом №422, яким затверджено ці Методрекомендації, їх видано відповідно до статей 6 і 11 Закону про бухоблік.
У статті 6 Закону йдеться про те, що в Україні питання методології бухобліку регулює Міністерство фінансів, яке затверджує стандарти бухобліку й інші нормативно-правові акти щодо ведення бухобліку та складання фінзвітності.
У статті 11 Закону зазначено, що для суб’єктів малого підприємництва і представництв іноземних суб’єктів господарської діяльності встановлюється скорочена за показниками фінзвітність у складі балансу та звіту про фінрезультати.
А в самих Методрекомендаціях №422, у п. 1, ідеться про їх призначення для ведення регістрів бухобліку малими підприємствами, а також юрособами, крім бюджетних установ, що не провадять підприємницької діяльності.
Мета цих Методрекомендацій згідно з п. 2 — систематизувати у регістрах бухобліку господарські операції підприємства для накопичення даних та складання фінзвітності.
Позаяк Методрекомендації — це саме рекомендації, вони не обов’язкові для застосування. Кожне мале підприємство може їх застосовувати, якщо вважатиме це для себе доречним та обере саме таку форму бухобліку.
Методрекомендації №422 пропонують дві форми бухобліку:
1) просту, з веденням Журналу обліку господарських операцій;
2) спрощену, з веденням кількох регістрів (відомостей).
Просту форму застосовують підприємства з незначною кількістю господарських операцій, які провадять діяльність з виконання нематеріаломістких робіт і послуг. Для решти призначено спрощену форму.
У Методрекомендаціях №422 наведено як форми регістрів простої та спрощеної форми, так і докладно розглянуто порядок їх застосування.
Найпоширеніші форми регістрів бухобліку
Відомими з давніх часів і найпоширенішими формами є:
— журнально-ордерна;
— меморіальна.
На сьогодні журнально-ордерна форма описується у Методрекомендаціях №356.
Також до поширених належать форми для малих підприємств, визначені Методрекомендаціями №422 і №720.
Але на сьогодні дуже широко застосовуються автоматизовані форми бухобліку, тобто бухгалтерські програми, кожна з яких має власні форми регістрів обліку.
Регістри обліку за Методрекомендаціями №720
Ці Методрекомендації затверджено відповідно до ст. 6 Закону про бухоблік. У статті 6 Закону йдеться про те, що в Україні питання методології бухобліку регулює Мінфін, який затверджує стандарти бухобліку та інші нормативно-правові акти щодо ведення бухобліку та складання фінзвітності.
У пункті 1 розд. І цих Методрекомендацій зазначено, що вони призначені для ведення регістрів бухобліку суб’єктами малого підприємництва — юрособами, які мають право вести спрощений облік доходів і витрат, зокрема відповідають критеріям п. 154.6 ПКУ, та не зареєстровані платниками ПДВ.
На момент затвердження Методрекомендацій №720 (2011 рік) за нормою п. 154.6 ПКУ визначалася пільга з податку на прибуток за ставкою 0%.
А в пункті 2 розд. І цих Методрекомендацій наголошено, що вони визначають систему регістрів, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації у них без застосування подвійного запису для складання спрощеного фінансового звіту суб’єкта малого підприємництва за формою згідно з додатком 2 до НП(С)БО 25.
Отже, фінзвітність за формою додатка 2 складають (п. 2 ч. 2 розд. І НП(С)БО 25):
— мікропідприємства;
— непідприємницькі товариства.
Водночас підприємства, які відповідно до Закону про бухоблік належать до мікропідприємств (крім підприємств, що становлять суспільний інтерес) та не зареєстровані платниками ПДВ, можуть узагальнювати інформацію у регістрах бухгалтерського обліку без застосування подвійного запису (ч. 3 ст. 3 Закону про бухоблік).
Підсумуймо: застосовувати регістри обліку, встановлені Методрекомендаціями №720, можуть мікропідприємства, які не є платниками ПДВ.
Ця форма передбачає систематизацію операцій у журналах обліку, за потреби додатково застосовують відомості.
Самі форми журналів, відомостей наведено у додатках до Методрекомендацій №720, а також докладно розглянуто процедуру їх заповнення.
Методрекомендації №356
Як ми вже зазначили вище, по суті, ці Методрекомендації встановлюють особливості застосування журнально-ордерної системи обліку, хоча прямо про це там і не йдеться.
Хто може застосовувати регістри бухобліку за Методрекомендаціями №356?
Ці Методрекомендації призначені для підприємств і організацій та інших юросіб (крім бюджетних установ та підприємств, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності), їхніх філій, відділень, представництв незалежно від форм власності, організаційно-правових форм та видів діяльності. Підприємства, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності, можуть застосовувати норми цих Методичних рекомендацій, якщо вони не суперечать міжнародним стандартам фінансової звітності.
Отже, регістри, встановлені цими Методрекомендаціями, по суті, можуть застосовувати всі підприємства, крім бюджетних установ.
Ці Методрекомендації передбачають облік операцій у журналах та відомостях. На відміну від регістрів, установлених Методрекомендаціями №422 і 720, регістри Методрекомендацій №356 є досить докладними. Тож їх доречно застосовувати середнім та великим підприємствам.
Чи можна вести регістри в електронній формі?
Так. Зокрема, у п. 3 Методрекомендацій №356 прямо зазначено, що ці регістри можуть бути складені у паперовій або електронній формі.
Хоча затверджені наведеними вище Методрекомендаціями регістри можна оформити, приміром, в Ексель. І вони будуть в електронній формі. Але від того форма обліку не стане автоматизованою.
У бухгалтерській програмі можна створити будь-які регістри, і, як правило, вони мають вигляд відомостей або журналів. Уся інформація про господарську діяльність формується з первинних документів у бази даних, на підставі яких складаються різні вибірки, за будь-який період, у різних поєднаннях, будь-які регістри, на вибір користувача.
Тому в автоматизованій формі обліку немає потреби заздалегідь обмежувати форму обліку встановленням конкретних регістрів. Це той випадок, коли підприємство має на це право, а тому обирає форму регістру самостійно.
Які регістри бухобліку найчастіше застосовують на практиці
Найпоширенішою формою бухгалтерського обліку на сьогодні є автоматизована форма.
В автоматизованій формі обліку вся інформація про господарську діяльність накопичується в базах даних, на підставі яких можна сформувати різні вибірки, за будь-який період, у різних поєднаннях, будь-які регістри бухобліку, на вибір користувача.
Тому в автоматизованій формі обліку немає необхідності заздалегідь обмежувати форму обліку встановленням конкретних регістрів обліку, як це зроблено у згаданих нами Методрекомендаціях.
Подеколи підприємства, які застосовують автоматизовану форму обліку, записують у наказах про організацію бухобліку, що застосовується журнально-ордерна форма обліку. Але це помилка, що зрозуміло з наведеного нами вище. Тож у разі застосування автоматизованої форми у відповідному наказі слід так і записувати, що підприємство застосовує автоматизовану форму, можна також конкретизувати, яку саме комп’ютерну бухгалтерську програму.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Методрекомендації №356 — Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджені наказом Мінфіну від 29.12.2000 №356.
- Методрекомендації №422 — Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, затверджені наказом Мінфіну від 25.06.2003 №422.
- Методрекомендації №720 — Методичні рекомендації із застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, затверджені наказом Мінфіну від 15.06.2011 №720.
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.