Перше запитання, що має виникнути у роботодавців: кого саме стосуються заявлені зміни? А відповідь на нього не дуже проста.
Річ у тім, що, як відомо, Інструкція №59 стосується бюджетників. Тобто якщо ваше підприємство бюджетними коштами не утримується, то виконувати цю Інструкцію ви не зобов’язані.
Проте на практиці часто буває так, що дотримуватися певних правил ви не зобов’язані, але якщо жодних інших немає, доведеться або вигадувати власні (що складно, і не всі бажають брати на себе таку відповідальність), або все ж таки підглядати у ті нормативні документи, які держава створила для бюджетників. Бо, як каже щодо цього ДПС, «інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ».
Видача авансу на відрядження
Тимчасом як небюджетні роботодавці й досі самі вирішують, надавати працівникові аванс на відрядження чи ні, для бюджетників це жорсткий обов’язок (п. 4 розд. І, абз. 1 п. 11 розд. ІІ Інструкції №59). Цього разу уточнили тільки форму видачі авансу.
Абсолютну перевагу віддано безготівковій формі авансу — так є нині, так буде й надалі. Аванс перераховують на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або на рахунок підприємства, що скеровує працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.
До внесення змін готівку можна було видавати лише працівникам, яких у відрядження скеровують державні органи та військові формування, утворені ними в установленому порядку установи й організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності. І ось ця норма скасована!
Натомість уточнено, що аванс може видаватися готівкою:
— державним службовцям, а також іншим особам, які скеровуються у відрядження Офісом Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Міністерством економіки України у складі закордонних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем’єр-міністром України, віце-прем’єр-міністрами, міністрами та заступниками міністрів, а також у складі передових груп, що забезпечують підготовку закордонних візитів зазначених посадових осіб;
— працівникам, яких у відрядження скеровують державні органи та військові формування, утворені ними в установленому порядку установи й організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.
Тобто коло використання готівки як авансу на відрядження буде розширено.
Важливе зауваження!
Інструкція №59 встановлює жорсткі строки подання авансового звіту після закінчення відрядження. І ці строки наразі (і навіть після змін) не збігаються зі строками, встановленими пп. 170.9.3 ПКУ (за податковими правилами ці строки довші).
Отже, якщо ви не бюджетник, то можете вимагати від працівників складання авансового звіту за кожним відрядженням, але вимагати їх подання в 3 робочі дні після повернення на роботу, можливо, і недоцільно. ПКУ говорить про базовий строк до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Але кожен роботодавець-небюджетник приймає щодо цього рішення самостійно.
Документальне оформлення витрат
Як і раніше, бюджетники суворо обмежені і в сумі витрат, на які видається аванс, і за напрямами цих витрат — їх ознайомлюють із кошторисом відрядження, за яким, власне, і рахується сума авансу. А про понесені витрати треба відзвітувати і до авансового звіту слід докласти певні підтвердні документи!
І тут також є різниця між тим, ви — бюджетник чи ні.
Адже ті роботодавці, які не фінансуються з бюджету, вимагають від працівників авансових звітів у випадках, передбачених ПКУ. А тепер коло випадків, коли треба подавати авансовий звіт з метою оподаткування, значно звузилося (див. «ДК» №30/2023).
Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подають у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Тобто, наприклад, якщо ви — не бюджетне підприємство і ваш працівник повернувся з відрядження, надав усі документальні докази перебування у відрядженні та понесених витрат (за наявності) та повернув увесь невикористаний залишок коштів, оподатковуваного доходу за таким відрядженням у нього немає. І подавати авансовий звіт він не зобов’язаний. Звісно, якщо він не використовував на ці витрати (крім добових) готівку.
Але працівник може подати авансовий звіт після кожного відрядження, і роботодавець може від нього вимагати його.
Бюджетники такого вибору не мають. Подання авансового звіту після кожного відрядження від них вимагає Інструкція №59.
І якщо раніше це було чітко встановлено лише щодо закордонного відрядження (абз. 1 п. 11 розд. II Інструкції №59), то завдяки змінам відповідна норма з’явилась і щодо відрядження у межах України. Новий пункт 17 розділу І наголошує: звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (тобто авансовий звіт — Прим. ред.), складається і подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» за встановленою Міністерством фінансів України формою разом із підтвердними документами для розгляду та прийняття рішення про відшкодування вартості витрат.
Якщо під час відрядження працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, витрати засвідчуються документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції.
Для відшкодування добових витрат їх сума (вартість) не потребує документального підтвердження, водночас потрібна наявність одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні, якщо з не залежних від відрядженого працівника причин немає підтвердних документів, що засвідчують понесені у зв’язку з відрядженням витрати.
Тобто бюджетникам потрібні:
— авансовий звіт;
— документи, які підтверджують витрати (крім добових);
— документи, які підтверджують перебування у відрядженні (для добових).
Документи ці можуть бути як паперовими, так і електронними. Звісно, якщо ми говоримо про документи, які прямо підтверджують витрати, це мають бути первинні документи — тобто з усіма обов’язковими реквізитами первинних документів. Як правило, це розрахункові документи: чеки, квитанції тощо. Це можуть бути і проїзні документи, зокрема квитки типової форми.
А підготовка до відрядження означає складання наказу, кошторису та видачу авансу.
Це «залізний стандарт» доказової бази наявності витрат, використання підзвітних коштів за призначенням, відсутності оподатковуваного доходу у працівників тощо. Проте наскільки дотримуватися таких вимог щодо кожного відрядження, небюджетники вирішують самостійно. Для них усе ж таки більшу вагу мають вимоги п. 170.9 ПКУ.
Як рахувати добові?
Добові виплачують за кожен день перебування у відрядженні. А як порахувати ці дні? Ось це запитання часто можна почути від роботодавців незалежно від форми власності та джерел фінансування. Особливо коли йдеться про відрядження у межах України, де немає жодних позначок у паспорті про перетин кордону. Пункт 170.9 ПКУ в такому разі вимагає лише додаткових документів, які підтверджують факт перебування у відрядженні, але не уточнює, що це мають бути за документи.
Змінами до Інструкції №59 для бюджетників це питання вирішили. Небюджетники теж можуть узяти до уваги перелік доказів для визначення кількості днів відрядження.
Документальні докази перебування у відрядженні
Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні:
— проїзних документів;
— рахунків на проживання;
— довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;
— службової записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником;
— та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні.
За відсутності зазначених документів добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.
У випадку із закордонними відрядженнями визначити дати нібито легше, але з огляду на наведені нижче уточнення це тільки так видається.
Наприклад, для бюджетників уточнено, що у разі відрядження працівника строком на один день добові витрати відшкодовують як за повну добу.
За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові витрати відшкодовують за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка). День прибуття до України (перетину кордону) — за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).
За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування у дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовують за нормами, встановленими для держави, до якої працівника відряджено.
Якщо відряджений, перебуваючи у дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб чи зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовують у сумах, установлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з позначками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави).
У разі перетину протягом доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові витрати відшкодовують у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.
Звісно, небюджетники самостійно встановлюють розмір добових як для відряджень у межах України, так і для відряджень за кордон. Але ось правила застосування цих розмірів можна запозичити в Інструкції №59. Зокрема, встановити і для себе (небюджетного підприємства) правило, що якщо працівник за один день з’їздив за кордон і повернувся з відрядження, він має право на добові у закордонному розмірі за цілу добу. Аналогічно можна запозичити і правило щодо дня перетину кордону — за цей день працівник ще має право на закордонний розмір добових.
Нормативна база
- Інструкція №59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 №59.
- Наказ №560 — Наказ Мінфіну від 17.10.2023 №560 «Про затвердження Змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» (у редакції наказу Мінфіну від 31.10.2023 №608, чинний з 07.11.2023).