Підставою для призначення допомоги, зокрема по вагітності та пологах, є листок непрацездатності, сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність (п. 1 ст. 23 Закону №1105). Е-лікарняний із причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через сім днів з дати відкриття листка непрацездатності (п. 1 розділу ІІІ Порядку №1234).
Нагадаємо, що у разі роботи, зокрема, за трудовим договором (контрактом) одночасно з провадженням підприємницької чи іншої діяльності підставою для призначення допомоги є копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи.
Із введенням у дію е-лікарняних навіть затверджена копія роздрукованого е-лікарняного не є підставою для нарахування матеріального забезпечення за таким лікарняним листком.
Тим більше у наведеному випадку ФОП є найманою працівницею, і це місце роботи є основним, а підприємництво місцем роботи не вважається. Тому, коли працівниця-ФОП відкривала е-лікарняний по вагітності та пологах, то він також мав бути виписаний і на роботодавця за основним місцем роботи, щоб це дало змогу роботодавцю побачити його в е-реєстрі лікарняних листів та провести його розрахунок як для найманого працівника.
Отже, е-лікарняний, виписаний на підприємця, не може бути взятий до розрахунку роботодавцем за основним місцем роботи.
У чому питання?
Наразі зрозуміло, чому за отриманням допомоги працівниця звернулася до роботодавця. Тому що вона, як ФОП, за себе, від дати реєстрації (08.02.2022), не сплачувала ЄСВ, скориставшись пільгою, наданою п. 9-19 розділу VIII Закону про ЄСВ на час воєнного стану. А згідно з п. 3 Порядку №1266, середній заробіток на оплату допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами рахується шляхом ділення підприємницького доходу (з якого сплачено ЄСВ!) за 12 місяців, які передують місяцю настання страхового випадку, на кількість календарних днів провадження підприємницької діяльності. Якщо сплати ЄСВ з доходів немає, то немає і допомоги.
Тому для підприємниці є вихід: сплатити ЄСВ за себе за попередні 12 місяців (серпень 2022 — липень 2023), подати відповідні декларації (уточнюючу за 2022 та звітну довідкову за 2023), самостійно розрахувати допомогу та подати заяву-розрахунок до ПФУ. Але може статися, що отримана різниця між допомогою та сплатою ЄСВ виявилася незначною. Тому ФОПу-працівниці, звісно, хочеться отримати допомогу без жодних як підприємцю доплат, а від роботодавця за основним місцем роботи.
Отримання права на допомогу за основним місцем роботи
У разі виявлення технічної неточності або недостовірної інформації у медичному висновку зміни до такого медичного висновку вносяться не пізніше сьомого дня з дати його формування (п. 9 розділу IV Порядку №1066). На сьогодні цей термін минув, і лікар уже не зможе внести відповідні зміни до медичного висновку за е‑лікарняним.
Проте тут є виняток.
Якщо семиденний термін минув, для виправлення медичного висновку за е-лікарняним рішення про видачу вже паперового листка непрацездатності з правильною інформацією приймає лікарсько-консультативна комісія медичного закладу, а за її відсутності — головний лікар закладу. Це передбачено змінами, внесеними наказом МОЗ від 27.12.2022 №2360 до п. 6 Наказу №1066, якими встановлено, що видача паперових листків непрацездатності у випадках, передбачених п. 8 цього наказу, можлива на період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення або скасування, а не до 1 січня 2023 р.
Тож ФОП — найманий працівник має всі шанси на отримання паперового лікарняного листка на роботодавця для отримання допомоги по вагітності та пологах за основним місцем роботи.
Визначення страхового стажу роботодавцем
Допомога по вагітності та пологах надається застрахованій особі у розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу), обчисленої у порядку, встановленому КМУ, і не залежить від загального страхового стажу (ст. 19 Закону №1105).
Звертаємо увагу, що період перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років включається до страхового стажу працівниці, для оплати лікарняного, як період, за який сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску (ч. 2 ст. 181 КЗпП та ч. 1 ст. 14 Закону №1105).
Тому якщо жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до трьох років, особисто отримує допомогу при народженні дитини від соцзабезу, то про страховий стаж за цей період не варто хвилюватися: орган, який виплачував допомогу, сплачував за неї і ЄСВ у розмірі, не меншому за мінімальний страховий внесок.
Чи зараховується до стажу жінкам час догляду за малолітньою дитиною?
До 1 січня 2004 року
Час догляду за дитиною до трьох років зараховується до страхового стажу матері, яка на час народження дитини не перебувала у трудових відносинах, — на підставі свідоцтва про народження дитини.
З 1 січня 2004 року
Пунктом 1 розділу XV «Прикінцеві положення» Закону України від 09.07.2003 №1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» визначено, що страхові внески за жінок, які доглядають за дитиною до досягнення нею трирічного віку, сплачуються з 01.01.2005.
Тому якщо жінка доглядала за дитиною віком до трьох років у період з 01.01.2004 до 31.12.2004, то такий період враховується до її страхового стажу на підставі документа, що підтверджує факт отримання допомоги по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (наприклад, довідки управління соціального захисту населення, яке виплачувало жінці допомогу).
Після 1 січня 2005 року
Час догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку зараховується до страхового стажу матері, якщо вона отримувала відповідну допомогу, за даними системи персоніфікованого обліку.
Незалежно від того, чи працювала жінка до виходу у відпустку по догляду за дитиною до трьох років, чи ні, їй цей період зараховується до страхового стажу, оскільки нарахування та сплата страхових внесків за неї здійснюється за рахунок коштів державного бюджету.
Пенсійний фонд України
Тож роботодавцю на підтвердження наявності такого стажу варто лише отримати довідку від ПФУ (вона надається і в електронній формі). І у підсумку при розрахунку лікарняного працівниця матиме страховий стаж більше ніж шість місяців у 12-місячному розрахунковому періоді, що вплине на розмір допомоги під час розрахунку лікарняного.
Розрахунок лікарняного по вагітності та пологах і додаток 5
Після того як працівниця принесе паперовий листок тимчасової непрацездатності, виписаний на підприємство, роботодавець бере його в роботу: перевіряє страховий стаж, комісія/уповноважений/керівник оформляє протокол/рішення/наказ про призначення допомоги і передає його до бухгалтерії для розрахунку та подає заяву-розрахунок до ПФУ для фінансування.
Перед розрахунком допомоги по вагітності та пологах варто перервати відпустку для догляду за дитиною до 3-х років. Для цього працівниця має написати заяву, а роботодавець — оформити два накази:
1) про переривання відпустки по догляду;
2) про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Крім того, зміну видів відпусток потрібно зазначити у додатку 5 до єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ двома рядками:
— в одному зазначають інформацію про закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3‑х років (у графі 7 наводять категорію особи «6»);
— у другому — інформацію про початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (у графі 7 — категорію особи «5»).
Якщо у розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку, середню заробітну плату визначають виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку (п. 28 Порядку №1266).
При цьому середньоденну заробітну плату за один календарний день визначають шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу) або її частини (якщо особа працює у режимі неповного робочого дня чи тижня) на середньомісячну кількість календарних днів (30,44) (п. 5 Порядку №1266).
Тож коли застрахована особа протягом 12 місяців, які передували місяцю настання страхового випадку (видачі листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами), не мала заробітку через перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років, середню заробітну плату обчислюють шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), встановленої на день настання страхового випадку, на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).
Приклад Працівниці, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років та отримувала допомогу при народженні дитини, що дає право на страховий стаж, тому він буде більший ніж шість місяців, що входять до 12-місячного розрахункового періоду перед початком лікарняного, оформлено листок непрацездатності по вагітності та пологах.
Оклад на момент настання страхового випадку — 8 000,00 грн, що більший за мінімальну заробітну плату (6 700,00 грн). Тож для розрахунку допомоги по вагітності та пологах застосовується середньоденна, визначена з окладу.
Середньоденна зарплата становить: 262,81 грн (8 000,00 грн : 30,44);
сума допомоги: 33 114,06 грн (262,81 грн х 126 к. д.).
Повідомлення ПФУ про виплату допомоги
Після отримання допомоги і виплати її працівникові роботодавець має подати до ПФУ повідомлення про виплату коштів застрахованій особі. Подається воно особисто до органів ПФУ за основним місцем обліку роботодавця у паперовому вигляді.
Додатки 1 та 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ
Роботодавець має відобразити в додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ нараховану та виплачену суму лікарняних по вагітності та пологах працівниці за ознакою доходу «128».
Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами не оподатковується ПДФО і ВЗ. Отже, у додатку 4ДФ її відображатимуть лише у графах 3 і 3а (у місяці нарахування і в місяці виплати).
Але на суму такої допомоги нараховується ЄСВ — отже, її треба показати і в самому податковому розрахунку, і в додатку 1 до нього у місяці нарахування, але з розбиттям за місяцями та зазначенням частини суми допомоги, що припадає на відповідний місяць.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 №322-VIII.
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Наказ №1066 — Наказ МОЗ від 01.06.2021 №1066 «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки».
- Порядок №1066 — Порядок формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, затверджений наказом МОЗ від 01.06.2021 №1066.
- Порядок №1234 — Порядок видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 №1234.
- Порядок №1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 №1266.