Оформлюємо акт на приймання-передачу матеріалів або робіт
Надаючи необхідну допомогу у вигляді товарів, матеріалів чи робіт/послуг, треба скласти первинний документ, наприклад акт приймання-передачі, який міститиме всі необхідні реквізити первинного документа, визначені ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88.
Обов’язкові реквізити первинного документа
Первинні документи можуть бути складені у паперовій або електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
— назву документа (форми);
— дату складання;
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Серед визначених реквізитів зазначено, що первинний документ має містити назву посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення. А ще первинний документ повинен містити зміст та обсяг господарської операції, проте нічим не встановлено критерії, як саме зазначити ці зміст та обсяг. Отже, ці питання сторони вирішують самостійно.
Проте під час передачі матеріалів доречно зазначати в акті, які матеріали, в якій кількості та на яку суму передаються, та одиницю їх вимірювання (остання теж є обов’язковим реквізитом первинного документа).
В акті приймання-передачі виконаних робіт варто зазначити, що за роботи були надані, ціну цієї роботи, а якщо вона була не одна, то перелічити всі виконані роботи, щодо яких складено акт приймання-передачі, і наприкінці акта зазначити загальну суму. Розписувати детально, що увійшло до вартості послуги (зарплату працівників, витрати на електроенергію тощо) не обов’язково, але така інформація (якщо це передбачено договором) розписується окремо і додається до акта виконаних робіт.
Відповідальність, зокрема, за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе уповноважений орган (посадова особа), який керує підприємством, або власник згідно із законодавством та установчими документами (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).
Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (п. 2.4 Положення №88). Крім того, повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юрособи одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності чи роботи/послуги згідно з договором, мають бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юрособи тощо.
Отже, акт приймання-передачі як щодо матеріалів, так і щодо робіт має бути підписаний між керівником підприємства (сторона, яка передає) та командиром (начальником) військового підрозділу або уповноваженою особою, яка діє за довіреністю (сторона, яка приймає). Якщо акт підписує інша особа, то вона має бути уповноважена командиром (начальником) військового підрозділу та діяти за довіреністю (ст. 244, 245 та 246 ЦКУ). Але додавати до кожного акта копію документа, який засвідчує повноваження його підписувачів, не обов’язково — це питання можна вирішити на стадії укладення договору і зазначити в його тексті особу, яка уповноважена приймати матеріали або роботи, а також дані документа, який ідентифікує таку особу.
Який лист від ЗСУ потрібно отримати
Підприємство може безпосередньо надавати благодійну допомогу лише тим військовим організаціям (військовим частинам), які є неприбутковими організаціями і внесені до Реєстру неприбуткових установ та організацій. Серед них Міністерство оборони України, в т. ч. Збройні Сили України (ЗСУ), до складу яких входять з’єднання, військові частини, військові навчальні заклади, установи та організації, що є неприбутковими організаціями, внесеними до Реєстру.
Якщо військова організація не входить до Реєстру, підприємство не може надати їй допомогу безпосередньо, а лише через благодійну організацію. Адже, як зазначено в Законі про благодійність, бенефіціарами благодійної допомоги можуть бути фізособи, неприбуткові організації і територіальні громади. Своєю чергою, бенефіціарами благодійних організацій можуть бути також будь-які юрособи, які одержують допомогу для досягнення мети, визначеної цим Законом.
Тож підприємство для надання допомоги ЗСУ, щоб з боку податкової не виникало зайвих питань, може мати такі належно оформлені документи:
— акт приймання-передачі допомоги;
— письмовий договір (якщо допомога надається систематично, згідно зі ст. 717 ЦКУ) та/або лист-клопотання на конкретний вид і кількість допомоги;
— витяг із Реєстру неприбуткових організацій (копію) (на вимогу підприємства, для певності, що цей підрозділ ЗСУ є неприбутковою організацією);
— наказ керівника підприємства про надання допомоги.
Зверніть увагу!
Дійсність витягу з Реєстру неприбуткових організацій можна перевірити за допомогою Електронного кабінету платника податків на сайті ДПС, адже він надає доступ до Реєстру неприбуткових установ та організацій.
У договорі (за наявності) та/чи в листі, наказі про надання допомоги не завадить уточнити мету її надання, наприклад, скориставшись п. 15 ч. 2 ст. 3 Закону про благодійність, зазначити: «сприяння обороноздатності та мобілізаційній готовності країни, захисту населення у надзвичайних ситуаціях мирного і воєнного стану».
Підприємства, які застосовують коригування згідно з пп. 140.5.9 ПКУ, знають про збільшення фінрезультату до оподаткування на суму коштів або вартості товарів, виконаних робіт/наданих послуг, безоплатно переданих протягом звітного року неприбутковим організаціям, у розмірі понад 4% оподаткованого прибутку попереднього звітного року.
Проте на сьогодні діє пп. 69.6 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ, де зазначається, що коригування за пп. 140.5.9 ПКУ не застосовується на суми коштів та вартість майна, переданого Збройним Силам України, Нацгвардії України тощо.
Тож підприємство, надаючи допомогу Збройним Силам України, може не перейматися обмеженням у розмірі понад 4% оподаткованого прибутку попереднього звітного року.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 №435-IV.
- Закон про благодійництво — Закон України від 05.07.2012 №5073-VI «Про благодійну діяльність та благодійні організації».
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996‑XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 №88.