Загальні моменти
Час перебування у відпустці без збереження зарплати зараховується до стажу роботи, що надає право на щорічну основну відпустку (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).
Отже, під час перебування у відпустці без збереження заробітної плати особа вважається працюючою і такою, що перебуває у трудових відносинах, тож така відпустка включається до трудового (загального) стажу.
Тому під час обчислення днів компенсації період перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати не потрібно вилучати, бо вона входить до стажу роботи.
Таким чином, період відпустки без збереження зарплати з березня до грудня 2022 р. дає право працівникові на дні щорічної відпустки, які підлягають компенсації під час звільнення.
Ситуація 1
Обчислюють середню заробітну плату для оплати, зокрема, компенсації з урахуванням положень Порядку №100 (чинних на той час) виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації.
У першій ситуації для розрахунку компенсації розрахунковим періодом є січень — грудень 2022 р., з яких працівник відпрацював лише січень та лютий 2022 р., решта місяців — відпустка без збереження зарплати.
Під час розрахунку середньої зарплати час, коли працівникові надавалася відпустка без збереження заробітної плати (ст. 25 та 26 Закону про відпустки), вилучається з розрахункового періоду (абз. 6 п. 2 Порядку №100). Тобто потрібно було вилучити всі дні відпустки без збереження зарплати (березень — грудень 2022 р.), що входили до розрахункового періоду (січень — грудень 2022 р.).
Крім того, з розрахункового періоду потрібно було вилучити святкові і неробочі дні, якщо підприємство під час воєнного стану вирішило працювати за нормами КЗпП. Такий підхід діє за умови, якщо підприємство не перейшло на застосування норм Закону №2136: Мінекономіки роз’яснило, що це є правом, а не обов’язком роботодавця. Але якщо підприємство перейшло на застосування норм Закону №2136, то починаючи з 24.03.2022 згідно з ч. 6 ст. 6 Закону №2136 у період дії воєнного стану не застосовуються норми ст. 53 КЗпП, тож робота у вихідні та святкові рівноцінна роботі у звичайні робочі дні і їх не потрібно вилучати з розрахункового періоду.
Отже, розрахунок компенсації у першій ситуації, проведений із двох місяців, що залишилися після вилучення відпустки без збереження зарплати, є правильним.
Ситуації
У січні 2023 р. звільнялися працівники за угодою сторін, розрахунковий період січень — грудень 2022 року:
1) один працівник відпрацював січень — лютий 2022 р. Виходячи з двох місяців нарахування заробітної плати була нарахована компенсація за невикористану відпустку та виплачена у день звільнення;
2) другий працівник січень — березень 2022 р. перебував у відпустці без збереження заробітної плати як особа з інвалідністю, квітень та травень 2022 відсутній з нез’ясованих причин, з 01.06.2022 підприємство призупинило дію трудового договору до припинення воєнного стану. В довідці про доходи немає нарахування заробітної плати за 12 місяців перед звільненням, тому компенсація за невикористану відпустку не нарахована та не виплачена.
Ситуація 2
У другій ситуації компенсацію потрібно було розрахувати.
Робити її також мали з урахуванням положень Порядку №100 (що тоді діяли) виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації.
З огляду на те, що працівник, який є особою з інвалідністю, січень — березень 2022 р. перебував у відпустці без збереження заробітної плати, квітень та травень 2022 відсутній з нез’ясованих причин, з 01.06.2022 підприємство призупинило з ним дію трудового договору до припинення воєнного стану, це не звільняє роботодавця від обов’язку нарахувати та виплатити компенсацію за невикористану відпустку під час звільнення, хоча у довідці про доходи немає нарахувань заробітної плати за 12 місяців перед звільненням.
Позаяк у розрахунковому періоді немає доходу і відпрацьованих днів, для розрахунку компенсації під час звільнення працівникові потрібно скористатися абзацами 3 — 5 п. 4 Порядку №100. Згідно з ними, за відсутності в розрахунковому періоді заробітної плати середню зарплату розраховують з установлених у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу. Якщо оклад є меншим за розмір мінімальної заробітної плати, то розрахунок слід проводити з МЗП.
Отже, для розрахунку сумарного заробітку потрібно посадовий оклад (мінімальну заробітну плату) помножити на кількість місяців розрахункового періоду (в цьому разі на 12 місяців). Далі отриманий сумарний заробіток слід поділити на кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді залежить від того, як працювало підприємство під час воєнного стану (див. ситуацію 1). Для визначення суми компенсації потрібно отриманий розмір середньої зарплати помножити на кількість днів невикористаної відпустки.
Отже, про вилучення днів відпустки без збереження зарплати, що припали на розрахунковий період, з’ясували. А що з рештою днів — нез’ясовані причини та призупинення дії трудового договору? Про це далі.
Час призупинення дії трудового договору з працівником не дає йому права на стаж для надання днів щорічної основної відпустки, бо це не передбачено ст. 9 Закону про відпустки.
Отже, немає законних підстав для нарахування днів компенсації за невикористану відпустку за період, коли працівник не працював з інших причин, ніж передбачено ст. 82 КЗпП та ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки.
Тож працівник за період призупинення трудового договору не має права на дні щорічної основної відпустки, відповідно, і на їх компенсацію під час звільнення. І, розраховуючи компенсацію за невикористану відпустку, календарні дні, що припали на період призупинення дії трудового договору, потрібно вилучити з розрахункового періоду.
Час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, вилучається з розрахункового періоду (абз. 6 п. 2 Порядку №100).
Отже, якщо роботодавець табелював час відсутності працівника з нез’ясованих причин (квітень — травень 2022 р.) літерною позначкою «НЗ», то час таких неявок не зараховується до стажу роботи, що дає право на дні щорiчної вiдпустки, а надалі на їх компенсацію та оплату і вилучається з розрахункового періоду.
Тож розуміємо, що право на дні відпустки, а надалі й на їх компенсацію дає тільки відпустка без збереження зарплати. І працівник із ситуації 2 має право на компенсацію днів невикористаної відпустки, зароблених до січня 2022 року, плюс дні за період перебування у відпустці без збереження заробітної плати (січень — березень 2022 р.).
Оподаткування компенсації, нарахованої після звільнення
Із суми нарахованої компенсації після звільнення:
— потрібно утримати та сплатити ПДФО та ВЗ;
— не потрібно нарахувати ЄСВ, бо згідно з пп. 2.2.12 Інструкції №5 компенсація за невикористану відпустку є виплатою за невідпрацьований час, тому в разі її виплати вже звільненому працівнику ЄСВ на неї не нараховується.
Невиплата компенсації підприємством
У разі непроведення компенсації чи проведення її розрахунку в інші строки, ніж визначено ст. 116 КЗпП, роботодавець зобов’язаний виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців (ст. 117 КЗпП).
Несвоєчасний розрахунок зі звільненим працівником може призвести до штрафів, а саме:
— посадових осіб роботодавця можуть притягти до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 41 КУпАП у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. (від 510 до 1 700 грн);
— до роботодавця можуть застосувати фінансову відповідальність у вигляді штрафу згідно зі ст. 265 КЗпП. При затримці розрахунку не більше ніж місяць штраф становитиме 1 МЗП згідно з абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП. При затримці виплати більше ніж на один місяць — штраф 3 МЗП, установленої на момент виявлення порушення, згідно з абз. 3 ч. 2 ст. 265 КЗпП.
Тобто у разі ненарахування компенсації чи несвоєчасного нарахування роботодавець наражається на штрафи та на додаткові витрати, що будуть пов’язані з нарахуванням та виплатою середнього заробітку (але після утриманих із нього податків та зборів) за всі дні затримки до дня його фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців.
Звертаємо увагу: якщо роботодавець не виплатить належних працівникові коштів у день звільнення і середнього заробітку за час затримки розрахунку, то колишній працівник має право звернутися до суду на підставі ст. 233 КЗпП.
Вищезазначеного штрафу та нарахування середнього заробітку за час затримки під час воєнного стану можна уникнути, якщо роботодавець доведе, що це порушення сталося внаслідок ведення бойових дій або дії інших обставин непереборної сили. Проте таке звільнення роботодавця від відповідальності за несвоєчасну оплату праці не звільняє його від обов’язку виплати самої суми компенсації.
Ще про штрафи
Якщо роботодавець/бухгалтер вчасно нарахував суми компенсації з утриманням/сплатою податків та зборів, та зважаючи, що йдеться про 2022 рік, то:
— штрафу за ЄСВ не буде, бо виплати проведено колишньому працівнику і ЄСВ на суму компенсації не нараховується;
— за недоутримання ПДФО та ВЗ штрафу за ст. 125-1 ПКУ не буде, тому що діяв мораторій через карантин (п. 52-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ) та через воєнний стан (п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ). Адмінштрафу за ст. 163‑4 КУпАП вже не буде, бо він накладається не пізніше ніж через 2 місяці з дня вчинення правопорушення;
— за недостовірне відображення інформації у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ штрафу за п. 119.1 ПКУ також не буде, бо в цей період діяв мораторій через карантин (п. 52‑1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ).
Крім того, податківці у ЗІР, підкатегорія 132.01, зазначили, що з 01.08.2023 Законом №3219 внесено зміни, зокрема, до п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ — його доповнено новим пп. 69.38, згідно з яким тимчасово, на період з 1 серпня 2023 року до припинення або скасування воєнного стану на території України, у разі самостійного виправлення роботодавцем з дотриманням порядку, вимог та обмежень, визначених ст. 50 ПКУ, помилок, що призвели до заниження податкового зобов’язання, такий роботодавець звільняється від нарахування та сплати штрафних санкцій, передбачених п. 50.1 ПКУ, та пені.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 №8073-X.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Закон №3219 — Закон України від 30.06.2023 №3219-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо особливостей оподаткування у період дії воєнного стану».
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 №504/96‑ВР «Про відпустки».
- Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 №5.
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 №100.