Чи можна у штатному розписі зазначати оклади лише у валюті?
Заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України (ст. 23 Закону про оплату праці).
Єдиним законним платіжним засобом на території України є гривня, за винятком розрахунків за операціями, передбаченими ч. 2 ст. 5 цього Закону, і приймається без обмежень на всій території України для проведення розрахунків (ч. 1 ст. 5 Закону про валюту).
Тобто законодавством не заборонено встановлювати оклади в іноземній валюті та прописувати їх у колективному договорі із зазначенням курсу, за яким слід робити перерахунок, але виплачувати саму зарплату потрібно у гривнях.
Жорсткої форми штатного розпису для небюджетних підприємств немає. Тож, вони самі вирішують, як і що зазначити в цьому документі.
Мінсоцполітики стосовно оформлення кадрової документації на такий випадок у листі від 22.08.2013 №923/13/84-13 сказало лише, що якщо у якомусь розпорядчому документі, наприклад в колективному договорі, зарплата працівників привязана до іноземної валюти, то в цьому ж документі мають бути прописані і правила перерахунку такої зарплати у гривню за курсом на дату нарахування зарплати. Проте і це лише рекомендація — те, за яким курсом фіксуються оклади, залежить від домовленості між роботодавцем та працівниками.
Отже, цілком може бути, що в штатному розписі оклади зазначені у гривнях і в іноземній валюті. Причому гривневий еквівалент зазначено той, що діє на дату складання штатного розпису. Це може бути гривневий еквівалент, визначений за курсом НБУ на останній робочий день місяця, якщо саме в цей день було складено штатний розпис. Проте тоді в ньому треба зазначити окремо дату складання і дату, з якої він починає діяти.
Чи можна щомісяця оформлювати штатний розпис?
Зазвичай штатний розпис складають на рік. Проте законодавством не заборонено змінювати за потреби штатний розпис щомісяця, щокварталу чи раз на півроку.
Чи правильно зазначати оклад у гривнях за курсом на останній робочий день місяця?
У випадку, якщо зарплата привязана до іноземної валюти, немає сенсу та обов’язку затверджувати зміни до штатного розпису залежно від коливання валютних курсів Національного банку України. Інакше це довелося б робити майже щодня!
Роботодавцю і працівнику головним є розмір зарплати на дату її нарахування. Але цей розмір визначатиметься з розміру окладу в іноземній валюті. Порядок перерахунку прописаний в колективному або трудовому договорі. Тож, якщо розмір окладу в іноземній валюті не змінюється, на нашу думку, затверджувати штатний розпис наново щомісяця не обовязково.
Консультують податківці
Яким чином буде визначатися база для нарахування ПДФО, якщо заробітна плата нараховується та виплачується в іноземній валюті найманому працівнику — нерезиденту, а саме за валютним курсом НБУ, що діє на момент нарахування заробітної плати чи її виплати?
...Згідно з п. 164.4 ст. 164 розд. IV [ПКУ] під час нарахування (отримання) доходів, отриманих у вигляді валютних цінностей або інших активів (вартість яких виражена в іноземній валюті або міжнародних розрахункових одиницях), такі доходи перераховуються у гривні за валютним курсом НБУ, що діє на момент нарахування (отримання) таких доходів.
<...>
Враховуючи викладене, при нарахуванні та виплаті заробітної плати в іноземній валюті найманому працівнику — нерезиденту такі доходи перераховуються у гривні за валютним курсом НБУ, що діє на момент нарахування таких доходів.
ЗІР, підкатегорія 103.02
Який же вихід?
Дати спокій штатному розпису і зосередитися на коливанні валютного курсу.
Якщо курс зростає, — добре. А в разі зменшення — проблема, бо працівник за виконану норму праці, виходить, «безпідставно» отримує меншу зарплату, що є істотною зміною умов праці та порушенням ст. 32 і 103 КЗпП.
Проте у період дії воєнного стану повідомляти працівників про зміну істотних умов праці та умов оплати праці, передбачених зазначеними нормами, можна не пізніше запровадження таких умов (ст. 3 Закону №2136). Але й умови договорів про працю, які погіршують положення працівників порівняно із законодавством України про працю, є недійсними (ст. 9 КЗпП).
Тому, щоб не потрапити під дію ст. 9 КЗпП, потрібно так скласти Положення про оплату праці, де встановлюють розміри зарплати, щоб не допустити в односторонньому порядку зниження оплати праці у разі коливання курсу інвалюти у бік зниження.
Наприклад, зазначити, що зарплата встановлюється у валюті і виплачується в національній валюті України з перерахунком за курсом НБУ на останній день місяця, за який вона виплачується, але не нижче від курсу, згідно з яким виплачувалася зарплата за попередній місяць.
Тож доречно прописати у трудовому договорі або Положенні про оплату праці — доплату до певної суми в іноземній валюті за курсом на певну дату (у разі його зменшення) або визначити таку доплату як премію.
Такий вид доплати входитиме до складу фонду додаткової заробітної плати, згідно з пп. 2.2.1 Інструкції №5, і включатиметься в майбутньому до розрахунку відпусткових як складова заробітної плати (абз. 1 п. 3 Порядку №100).
Приклад На підприємстві працівникові встановлено оклад у національній валюті 35 000 грн за офіційним курсом 35 грн — 1 000 євро. При прийнятті на роботу в наказі передбачено виплату зарплати в гривнях за курсом НБУ на 1-ше число місяця, за який нараховується зарплата. Через значне коливання курсу внесено зміни до Положення про оплату праці про встановлення доплати певної суми в іноземній валюті за курсом на певну дату (у разі його зменшення) з виданням відповідного наказу (у місяці зниження курсу) про розмір доплати до офіційного курсу.
На 1 січня 2023 р. розмір окладу працівника становить вже 42 000,00 грн (що згідно з договором є 1 000 євро за курсом 42,0 грн/євро).
Відповідно зарплата за січень 2023 становитиме 42 000,00 грн (за курсом НБУ на 1-ше число місяця). У лютому 2023 р. курс знизився і становить 41,2 грн/євро (умовно). Про проведення доплати видано наказ. Сума доплати за лютий 2023 р. становитиме: 800,00 грн ((1 000 євро х 41,2 грн) – 42 000,00 грн). Загальна сума зарплати за лютий 42 000,00 грн, що відповідатиме трудовому договору та Положенню про оплату праці. Увага: відповідну доплату можна передбачити, за згодою працівників, один раз на рік (наприклад, у грудні чи січні).
Нормативна база
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Закон про валюту — Закон України від 21.06.2018 №2473-VIII «Про валюту і валютні операції».
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 №5.
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 №100.