Кадрова документація: чи потрібна вона ФОПу?

ФОПу, так само як і юрособам, що використовують працю найманих працівників, усю кадрову документацію потрібно вести відповідно до чинних норм законодавства.

Такою на сьогодні є позиція контролерів, а підтвердження цього можна знайти у їхніх численних роз’ясненнях (див. таблицю).

Таблиця

Обов’язкові кадрові документи ФОПа: дві офіційні думки

Що змінилося під час війни?

Відповідно до ст. 7 Закону №2136, роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які потрібно вести у період воєнного стану.

Головна мета кадрового обліку під час війни — це забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Тому серед документів, які треба вести навіть під час війни, в разі застосування праці найманих осіб — штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, табель обліку робочого часу, накази з кадрових питань, особові картки працівників, їхні трудові книжки та журнал обліку руху трудових книжок (якщо у ФОПа ще є паперові трудові книжки), графік відпусток, трудові договори, посадові інструкції.

Бажано створити цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти у хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.

Що як ці документи не ведуться чи були пошкоджені, знищені або втрачені під час війни? Обов’язкові кадрові документи доведеться відновлювати: про це ми попереджали ще у 2022 році у нашому спецвипуску «Бізнес під час війни».

А що буде, якщо цих документів підприємець не вестиме?

Навіть якщо під час воєнного стану інспектори Держпраці до вас не завітають, вони цілком можуть це зробити тоді, коли ходити з перевірками у вашому регіоні стане безпечно. Строків давності за порушення законодавства з праці не встановлено. А видів відповідальності за порушення трудового законодавства є декілька.

Найдорожчою часто буває фінансова відповідальність, тобто штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП. Проте розмір цих штрафів прямо залежить від того, яких документів немає.

Наприклад, якщо працівника не буде оформлено на роботу (немає наказу про його прийняття і трудового договору в письмовій формі), то штраф на кожного такого працівника становитиме від 10 до 30 мінімальних зарплат.

А якщо такий наказ є, але немає повідомлення про його прийняття, підприємцю загрожуватиме штраф у розмірі 1 — 2 мінімальних зарплат (за «інші порушення»). І то якщо це порушення (неповідомлення ДПС) не буде усунуто.

Далі розглянемо кадрові документи, про які підприємець мусить подбати. Йдеться про найпоширеніші форми.

Штатний розпис

Почнімо з відомої найскандальнішої вимоги Держпраці до ФОПа — складати штатний розпис.

Останні кілька років фахівці цієї служби стверджують: питання, пов’язані з обліком штатних працівників, регулюються Інструкцією №286, дія якої поширюється на всіх юросіб, їхні філії, представництва та інші відокремлені підрозділи, а також на фізосіб-підприємців, що використовують найману працю.

Незважаючи на численні спори з цього питання, Держпраці вважає, що вимоги визначати, які працівники перебувають у штаті (і, власне, сам штат), поширюються і на ФОПа.

Заяви працівника

Чинним законодавством не передбачено обов’язку написання заяви щодо прийняття на роботу взагалі й зокрема у ФОПа.

Як зазначають деякі фахівці, «заява — це данина правовому звичаю, що покликана показати волевиявлення працівника, на підставі якого роботодавець видав наказ про прийняття на роботу».

Тож якщо в наказі про прийняття зазначаються всі умови праці, такі як посада, зарплата, виконувана робота, дата початку роботи, і працівник поставив свій підпис на знак ознайомлення з ним, — навіть за відсутності заяви трудовий договір вважатиметься укладеним.

Але є випадки, коли без заяви не обійтися. Наприклад, для того щоб звільнення працівника відбулося за власним бажанням, він повинен про це бажання письмово повідомити роботодавця і здебільшого робить це заздалегідь (ст. 38 КЗпП). Те саме стосується і випадку, коли працівник просить надати йому відпустку, яка не була зазначена у графіку відпусток, або ж перенести/поділити щорічну основну відпустку (ст. 11, 12 Закону про відпустки). Тоді одного наказу і згоди з ним працівника недостатньо, якщо потрібно довести, що ініціатором події є сам працівник.

Кадрові накази (розпорядження)

У ФОПа, який має найманих працівників, повинні бути кадрові накази, аналогічні до тих, що їх мають юрособи.

За призначенням накази, як правило, поділяють на три групи:

1) з питань основної діяльності;

2) з адміністративно-господарських питань;

3) з особового складу (з кадрових питань).

Кадрові накази — за якою формою?

На думку Держпраці, накази з особового складу або з кадрових питань можуть оформлювати на підставі типових форм первинної облікової документації зі статистики праці (Наказ №489), до яких належать накази:

— про прийняття на роботу (типова форма №П-1);

— про надання відпустки (типова форма №П-3);

— про припинення трудового договору (контракту) (типова форма №П-4). А ось решту форм наказів підприємцю доведеться розробляти самостійно, адже їх типової форми не передбачено.

Журнал обліку кадрових документів

Якщо є накази, то має бути і їх облік (і нумерація). Накази з особового складу реєструють і обліковують у журналі реєстрації наказів.

Законодавство не визначає форми такого журналу. Орієнтовна форма журналу реєстрації наказів рекомендована Мінсоцполітики в листі від 19.10.2005 №09-487 (див. зразок).

Зразок

Форма журналу реєстрації наказів з особового складу

Журнал реєстрації наказів має бути пронумерований, прошнурований, скріплений підписом та печаткою за її наявності.

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу

Наказ про прийняття на роботу до ФОПа необхідний. Як правило, наказ оформлюють у довільній формі, але за основу беруть типову форму №П‑1, затверджену Наказом №489.

У наказі має бути, зокрема, така інформація:

— дата прийняття на роботу і статус місця роботи (основне, за сумісництвом);

— якщо трудові відносини укладаються на певний період, треба уточнити його тривалість і причини такого обмеження (ці причини мають бути поважні — ст. 23 КЗпП). Особливу увагу зверніть на норми ст. 39-1 КЗпП;

— конкретний розмір заробітної плати і графік роботи працівника;

— тривалість випробного терміну.

Дата прийняття на роботу (тобто початку виконання працівником його трудових обов’язків) є важливою тому, що підприємці, так само як юрособи, зобов’язані повідомити податківців про цю подію. Інакше працівника заборонено допускати до роботи (ст. 24 КЗпП).

Форму і порядок повідомлення ДПС про прийняття працівника на роботу затверджено Постановою №413. Повідомлення має бути надіслано суб’єктом господарювання та отримано органами Державної податкової служби до моменту фактичного допуску працівника до роботи. Щоб уникнути непорозумінь, Держпраці рекомендує подавати повідомлення напередодні дати початку роботи працівника, тобто дата наказу про прийняття працівника на роботу і дата початку роботи працівника не повинні збігатися.

Щодо розміру зарплати найманого працівника, розмір якої встановлюється при прийнятті на роботу, то тут спеціальних правил для підприємців немає. Але вони зобов’язані дотримуватися загальних правил, установлених КЗпП та Законом про оплату праці, зокрема щодо мінімального розміру місячного посадового окладу (не нижче за прожитковий мінімум для працездатних осіб) та решти мінімальних гарантій з оплати праці.

Далі щодо випробного терміну для найманих працівників — ФОПи мають право встановлювати його. І під час війни це право стосується будь-яких працівників без винятку.

Випробний термін роботодавець може застосовувати задля перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Зверніть увагу: це право, а не обов’язок роботодавця.

Випробний термін може встановлюватися лише за взаємною згодою роботодавця та працівника.

Якщо сторони домовилися про випробний термін, про це обов’язково зазначається в наказі про прийняття на роботу та в трудовому договорі (за наявності).

Докладніше про випробування нових працівників читайте у «ДК» №24/2023.

Письмовий трудовий договір

Додержання письмової форми є обов’язковим під час укладення трудового договору з фізособою (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Зазначена норма КЗпП зобов’язує підприємців укладати трудові договори виключно у письмовій формі.

Увага!

Підприємці зобов’язані укладати письмові трудові договори з усіма працівниками. Тобто, крім наказу про прийняття на роботу, обов’язково має бути складений письмовий документ — трудовий договір. Заява про прийняття на роботу в цьому разі не обов’язкова — наказ складають на підставі умов договору.

Укладаючи трудовий договір, громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Це факти відомі, а як щодо типової форми трудового договору?

Держпраці роз’яснює, що підприємці можуть (як основу, зразок) використовувати типову форму трудового договору, затверджену наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 №260. При цьому рядки такого договору, що їх раніше заповнювали працівники центру зайнятості, не заповнюються. Адже з 01.01.2015 фізособам-підприємцям більше не потрібно реєструвати трудові договори в центрах зайнятості.

Утім, можливість використання старої типової форми трудового договору не означає обов’язку такого використання. Тобто підприємець має повне право розробити форму трудового договору самостійно і вносити до нього всі необхідні зміни. Але, звісно, зміст такого договору не має суперечити КЗпП і решті законодавства з праці, податковому та соціальному законодавству.

Трудовий договір вважається укладеним тільки після того, як його підписали роботодавець і працівник та видано наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу.

Трудова книжка

Деякі ФОП зберігали паперові трудові книжки і вели її облік так само, як і юрособи. Хоча, згідно з п. 2.21-1 Інструкції №58, зберігатися паперові трудові книжки мають у самих працівників ФОПа.

Усі вимоги, які раніше було встановлено для юросіб щодо ведення трудових книжок, поширюються і на ФОПа. Проте починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки. Тому ці вимоги істотно змінилися.

Тепер кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

За законом, працівники та роботодавці мають п’ять років (починаючи з 10.06.2021) для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних із боку Пенсійного фонду України та їх внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформовано кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде не потрібна і зможе зберігатися у працівника або вестися паралельно з електронною версією, за бажання працівника.

Увага!

Жодних особливих умов зберігання трудових книжок працівників правовий режим воєнного стану не визначає. А Інструкція №58 хоч і не скасована, але дуже застаріла.

Тому, на думку автора, якщо у ФОПа все ще зберігаються паперові трудові книжки, отримані від працівників до 10.06.2021, то він має видати ці трудові книжки під час звільнення таких працівників або після їх оцифрування (залежно від того, яка з подій настане раніше).

Натомість щодо працівників, прийнятих на роботу після 10.06.2021, то для них трудові книжки обов’язково потрібно вести в електронній формі, а в паперовій формі — лише за бажанням працівника. Зберігаються такі паперові трудові книжки у самих працівників.

Особова картка й особова справа

Особова справа — це комплект кадрової документації щодо певного працівника. Як правило, вона складається з кадрових наказів щодо цього працівника та оригіналів або копій документів, на підставі яких ці накази були складені (копія першої сторінки паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, копія витягу з реєстру фізосіб — платників податків, копії дипломів та сертифікатів, довідок та посвідчень).

Є один нюанс: ФОПи не повинні вести особових справ. Порядок ведення особових справ визначено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Проте їх ведення спрощує пошук у документах необхідної інформації.

А ось обов’язок вести особові картки працівників, на думку Держпраці, поширюється і на підприємців.

При цьому ведення особової картки за типовою формою, затвердженою Наказом №495/656, не є обов’язковим. Водночас така форма містить важливу облікову інформацію, яку згідно із законодавством повинен вести роботодавець. А саме: відомості про військовий облік; призначення працівника та переведення; надання відпусток. Отже, підприємець може розробити власну форму особової картки працівника, але при цьому повинен пам’ятати про обов’язкові відомості, які ця картка має містити.

Посадова інструкція

ФОПам теж потрібно створювати посадові інструкції для працівників, яких вони наймають. Адже кожен працівник має знати про свої права й обов’язки, покладені на нього.

Необхідність посадових інструкцій опосередковано випливає зі ст. 29 КЗпП, яка говорить про обов’язкове роз’яснення працівнику його прав та обов’язків. Посадові інструкції — внутрішні нормативні акти, які визначають основні функціональні права, обов’язки, відповідальність працівників. Отже, складати їх варто для працівників усіх посад (професій), які працюють у підприємця.

Докладно про складання посадових інструкцій ми розповіли у «ДК» №9/2019.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР) потрібні кожному роботодавцю, а отже, і підприємцю. Звісно, у ФОПів, у яких два-три наймані працівники, це викличе подив. Та якщо у підприємця кількість таких працівників перевищує, наприклад, 10 осіб, то він і сам буде зацікавлений у наявності цього кадрового документа. Мінсоцполітики висловилося про необхідність ПВТР для всіх роботодавців, у т. ч. для ФОПів, у листі від 21.06.2017 №312/0/22-17/13, який ми опублікували у «ДК» №16/2018, коментар «ДК».

Про ПВТР ідеться у ст. 142 КЗпП, і хоча там сказано лише про підприємства, установи, організації, та не зайвим буде створити цей документ і ФОПу. Адже ст. 29 КЗпП говорить про те, що будь-який роботодавець має обов’язок ознайомлювати працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку (а щоб це зробити, потрібно ПВТР мати).

Отже, якщо працівник уважно ознайомиться та поставить підпис під ПВТР, він уже не скаже, що не знав, що на робочому місці він має бути о восьмій, а не о десятій, або не знав, які правила надання відпусток чи оголошення простою.

Держпраці наголошує, що правила внутрішнього трудового розпорядку обов’язково мають бути складені в письмовій формі через те, що вони вважаються документом з організації процесів управління.

Про що писати в ПВТР

У правилах внутрішнього трудового розпорядку мають бути докладно висвітлені всі аспекти організації праці на підприємстві:

— порядок прийняття і звільнення працівників;

— основні обов’язки працівників та роботодавця;

— час початку і закінчення роботи, а також час закінчення роботи у передвихідні та передсвяткові дні;

— час, наданий для відпочинку і харчування;

— час і місце отримання заробітної плати;

— порядок видання розпоряджень щодо роботи;

— порядок ознайомлення із загальними інструкціями з охорони праці і пожежної безпеки;

— види заохочень за успіхи в роботі та стягнень за порушення трудової дисципліни.

Табель обліку робочого часу

Підстава для нарахування заробітної плати працівників — це табель обліку робочого часу. Тому, якщо працівники підприємця отримують оплату за відпрацьований час (за місячною або годинною тарифною ставкою, окладом), без табеля йому не обійтися.

Є форма №П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена Наказом №489. Проте вона не є обов’язковою для використання, і ФОП може користуватися будь-якою іншою зручною для нього формою.

Форма №П-5 має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати.

За потреби форму можна доповнити іншими показниками, необхідними для обліку у роботодавця. ФОП має право спростити типову форму табеля. Залишити в ній слід лише потрібні йому показники, але такий документ обов’язково повинен складати будь-який роботодавець незалежно від його організаційної форми.

Табель обліку робочого часу виконує декілька важливих функцій — він є підставою для нарахування заробітної плати, надбавок, доплат тощо, підтверджує додержання чи перевищення норми робочого часу, підтверджує роботу працівників на умовах неповного робочого часу, — тому він буде об’єктом уваги для:

— податківців у частині правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює неповний робочий час або отримує зарплату в розмірі менше ніж мінімальна;

— інспекторів з праці — в частині додержання трудового законодавства щодо робочого часу працівників та правильності його оплати.

Утім, документальне оформлення нарахування та виплати зарплати у ФОПа — це тема для окремої статті, яка з’явиться найближчим часом.

Нормативна база

• Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
• Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».
• Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці».
• Постанова №413 — Постанова КМУ від 17.06.2015 №413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту».
• Інструкція №58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 №58.
• Інструкція №286 — Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 №286.
• Наказ №260 — Наказ Мінпраці від 08.06.2001 №260 «Про затвердження Форми трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, та Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю».
• Наказ №489 — Наказ Державного комітету статистики України від 05.12.2008 №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
• Наказ №495/656 — Наказ Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 №495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку №П-2 «Особова картка працівника».