Прощення боргу за авансом і відпускними

Ситуація, що розглядається не дуже поширена на практиці, тому немає офіційних роз’яснень ДПС, як діяти роботодавцю в цій ситуації. Тож радимо також отримати власну ІПК.

Борг за відпустковими за дні незаробленої відпустки

При звільненні працівника до закінчення робочого року, в рахунок якого він уже отримав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець проводить відрахування із зарплати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року (п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП).

Тобто, проводячи остаточний розрахунок із працівником, роботодавець має право утримати із зарплати працівника суму відпусткових за дні відпустки, надані «наперед». Але відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з підстав, зазначених у п. 3, 5, 6 ст. 36 і п. 1, 2, 5 ст. 40 КЗпП.

Відрахування із заробітної плати працівників для покриття заборгованості перед підприємством здійснюється за наказом керівника з урахуванням обмежень, установлених ч. 1 ст. 128 КЗпП.

Якщо коштів для погашення боргу недостатньо, то решту:

— працівник може внести або до каси підприємства, або на поточний рахунок підприємства;

— роботодавець може подати позов до суду про стягнення боргу (це можна зробити протягом одного року з дня виникнення права (ч. 3 ст. 233 КЗпП);

— або простити борг.

У ситуації, що розглядається, роботодавець має намір простити борг працівникові. Тож якщо ці суми будуть прощені працівникові, то проводити перерахунок ПДФО, ВЗ та ЄСВ не потрібно.

Отже, прощена сума так і залишається виплаченою сумою відпусткових, яка вже була оподаткована при нарахуванні та виплаті. Рішення про неутримання з працівника такої суми слід зазначити в наказі керівника.

Приклад Працівникові було оплачено наперед відпустку за робочий рік з 04.09.2022 до 03.09.2023 у сумі 1500,00 грн. 01.06.2023 він звільняється. Цей борг підприємство простило працівникові.

В обліку прощення роботодавцем боргу працівнику відображається так, як показано в таблиці.

Таблиця

Відображення у бухобліку підприємства прощення працівникові боргу
за неповернутими відпустковими за дні незаробленої відпустки (за умовами прикладу)

Борг за неповернутим авансом

Відрахування із заробітної плати працівника для покриття його заборгованості перед підприємством здійснюється за наказом (розпорядженням) роботодавця, зокрема для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП). Але наказ про відрахування має бути видано не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу.

Проте не завжди все можна встигнути зробити вчасно.

Нагадаємо, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу включається сума, видана працівникові під звіт та не повернута у встановлені строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ (пп. 164.2.11 ПКУ).

Тобто з цієї суми за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) підзвітної особи за відповідний місяць, якщо не було утримано вчасно, слід утримати ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта (1,219512) за ставкою 18% та військовий збір — 1,5%. При цьому працівник однаково зобов’язаний повернути кошти, які належаться підприємству.

Обов’язок утримати податок, нарахований на суму такого перевищення, покладається на роботодавця:

— за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць;

— у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Але розглядається інша ситуація: коли працівник не повернув / не має наміру повертати витрачені кошти та звільнився, а роботодавець бажає простити такий борг.

Знаємо, що сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час остаточного розрахунку. А в разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року. Тобто якщо при звільненні працівникові нарахували зарплату і суму остаточного розрахунку, то утримати з неї нараховані з суми боргу ПДФО та ВЗ можна без обмежень.

А ось суму боргу при цьому (без заяви працівника) можна відрахувати в межах, що не перевищує 20% від такої зарплати після утримання з неї податків, і то за наказом керівника, якщо з моменту його отримання не минуло одного місяця. А позаяк роботодавцю не хочеться йти до суду, то працівник може лише внести суму до каси або на поточний рахунок підприємства добровільно.

Незважаючи на те, поверне працівник борг чи ні, через те, що він не повернув підзвітні кошти вчасно, вони є оподатковуваним доходом працівника.

Тож роботодавець утримує ПДФО та ВЗ із такого доходу в місяці виникнення такого доходу (якщо дохід виник у місяці звільнення, то у місяці звільнення).

Якщо доходу забракло на утримання податків, різниця утримується з працівника в наступних місяцях, але проведення робиться одразу на всю суму ПДФО та ВЗ: Д-т 66 К-т 64. Відповідно, якщо доходу забракне, виникне дебетове сальдо — заборгованість працівника, яка погашатиметься у наступних звітних періодах. Проте сплатити такі ПДФО та ВЗ треба одразу і в повному обсязі показати в додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Якщо працівник звільняється, різницю він сплачує вже сам!

Наприклад, сума до виплати становить 1 500,00 грн, а утримати треба 1 536,58 грн ПДФО та 105,00 грн ВЗ. Роботодавець утримує лише 1 500,00 грн.

Тобто у роботодавця не виникає дебетове сальдо за розрахунками з працівником за податками — він утримує ПДФО та ВЗ у межах доходу при звільненні. А працівник має подати за рік, у якому виник дохід, декларацію про доходи, в якій зазначити решту суми ПДФО та ВЗ (у нашому прикладі 141,58 грн), які сплатить самостійно. Щоб він знав про ці суми, роботодавець зобов’язаний надати йому розрахунковий лист (повідомлення про суми, які належаться йому до виплати), в якому зазначити всі ці розрахунки і суми боргів з ПДФО та ВЗ.

Згідно з Довідником ознак доходу суми коштів, отримані працівником на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернуті у встановлені законодавством строки (пп. 164.2.11 та 165.1.11 ПКУ), відображають у додатку 4ДФ за ознакою доходу 118.

Щоб не платити податків, про прощення боргу слід повідомити

Відповідно до підпункту «д» підпункту 164.2.17 пункту 164.2 статті 164 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається основна сума боргу (кредиту) платника податку, прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням, не пов’язаним із процедурою банкрутства, до закінчення строку позовної давності, у разі якщо його сума перевищує 25 відсотків однієї мінімальної заробітної плати (з розрахунку на рік), встановленої на 1 січня звітного податкового року. Кредитор зобов’язаний повідомити платника податку — боржника шляхом направлення рекомендованого листа з повідомленням про вручення, або шляхом укладення відповідного договору, або надання повідомлення боржнику під підпис особисто про прощення (анулювання) боргу та включити суму прощеного (анульованого) боргу до податкового розрахунку суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, за підсумками звітного періоду, в якому такий борг було прощено. Боржник самостійно сплачує податок з таких доходів та відображає їх у річній податковій декларації. У разі неповідомлення кредитором боржника про прощення (анулювання) боргу у порядку, визначеному цим підпунктом, такий кредитор зобов’язаний виконати всі обов’язки податкового агента щодо доходів, визначених цим підпунктом.

Умовою покладання на боржника обов’язку щодо сплати податку з доходу, отриманого в результаті анулювання (прощення) боргу, є включення кредитором суми такого боргу до податкового розрахунку суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, та повідомлення кредитором боржника про анульований (прощений) борг в один із трьох способів:

а) направлення рекомендованого листа з повідомленням про вручення;

б) укладення відповідного договору;

в) надання повідомлення боржнику під підпис особисто.

При цьому Кодексом не встановлено обмежень щодо строків, в які кредитор повинен повідомити боржника про анулювання (прощення) боргу.

УПК №400

Отже, всю суму коштів, виданих на відрядження або під звіт і не повернутих працівником при звільненні, відображають у графах 3 та 3а з ознакою доходу 118. У графах 4 та 4а слід показати лише суму податку, що фактично була утримана і сплачена, тобто суму податку за мінусом суми зобов’язання, яку працівник включає до податкового зобов’язання за наслідками звітного (податкового) року (яка не могла бути утримана із неї через недостатність суми доходу при звільненні). У графах 5 та 5а — зазначати ту суму утриманого та нарахованого військового збору, яка фактично була утримана з доходу працівника.

Тепер у підприємства виникла дебіторська заборгованість.

У бухгалтерському обліку таку дебіторську заборгованість можна буде списати тоді, коли вона буде визнана безнадійною. Тобто безнадійна дебіторська заборгованість визначається тоді, якщо є впевненість у її неповерненні боржником або за нею минув строк позовної давності, відповідно до П(С)БО 10.

Якщо підприємство впевнене у тому, що працівник не повертатиме боргу, і вирішило простити йому цей борг, заборгованість можна списати з бухобліку на дату прийняття такого рішення, не чекаючи закінчення строку позовної давності. Якщо підприємство не коригує фінрезультату, то для потреб оподаткування воно не збільшує фінрезультату на суму такої заборгованості.

Якщо підприємство зобов’язане коригувати фінрезультат, воно має зважати на пп. 14.1.11 ПКУ, за яким безнадійна заборгованість — це заборгованість, що відповідає одній із таких ознак, зокрема заборгованість за зобов’язаннями, щодо яких минув строк позовної давності.

Отже, у бухобліку можна списати заборгованість працівника на дату прийняття рішення про прощення або дочекатися закінчення строку позовної давності. Ті платники, які коригують фінрезультат, також враховують норми п. 139.2 ПКУ і зменшують фінрезультат тільки після закінчення строку позовної давності.

Списують заборгованість за виданими та неповернутими авансами записами:

— Д-т 944 К-т 372 — списання на витрати суми прощеного боргу;

— Д-т 791 К-т 944 — віднесено на фінансовий результат витрати від списання боргу.

Нормативна база

• НП(С)БО 10 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість», затверджене наказом Мінфіну від 08.10.1999 №237.
• УПК №400 — Узагальнююча податкова консультація щодо належного повідомлення боржника — фізичної особи про анулювання (прощення) боргу, затверджена наказом Мінфіну від 03.04.2018 №400.