Питання розрахунку середньооблікової та облікової кількості працівників врегульовує Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держстату від 28.09.2005 №286 (далі — Інструкція №286). Але ці дані бухгалтери з зарплати та кадровики використовують по-різному.
Наприклад, ті показники середньооблікової кількості штатних працівників, які використовує кадровик у статистичній звітності, не може використовувати бухгалтер. І ось чому: бухгалтерам ці величини треба рахувати чітко згідно з Інструкцією №286, а у кадровиків є нюанси в роз’ясненнях до заповнення статистичної звітності, які дещо різняться від Інструкції №286.
Мобілізовані працівники та призупинення трудових договорів у показниках для Держстату
У роз’ясненнях щодо показників форми державного статистичного спостереження №1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» фахівці Держстату зазначають: показник щодо середньооблікової кількості штатних працівників містить дані про середньооблікову кількість штатних працівників відповідно до пункту 3.2 глави 3 Інструкції №286, крім тих, які:
1) перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами;
2) або для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
3) призвані на строкову військову службу;
4) призвані на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, під час мобілізації, на особливий період;
5) прийняті на військову службу за контрактом;
6) а також щодо яких призупинено дію трудового договору;
7) евакуювалися в іншу місцевість або місцезнаходження яких тимчасово невідомо;
8) протягом періоду дії воєнного стану перебувають у відпустках без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. першою ст. 26 Закону України «Про відпустки».
Також, Держстат у листі від 04.07.2014 №09.3-6/145-14 наголосив: «У формі №1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці» працівники, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації, відображаються лише у рядку 3070 «Облікова кількість штатних працівників на кінець звітного періоду». При цьому вищезгадані працівники не включаються до середньооблікової кількості штатних працівників за аналогією з працівниками, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами та для догляду за дитиною. Також вони не відображаються у показниках руху кадрів та фонду робочого часу.
У формі №1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» нарахування, здійснені таким працівникам, включаються до рядка 1020 «Фонд оплати праці усіх працівників», без зазначення їхньої кількості у рядку 1040 «Середньооблікова кількість штатних працівників».
А ще Держстат у роз’ясненні щодо показників форми державного статистичного спостереження №1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» від 31.10.2022 №19.1.2-12/45-22 уточнив, що у звіті з праці треба відображати працівників, з якими призупинили дію трудового договору, лише в обліковій кількості та не відображати їх у середньообліковій кількості штатних працівників.
Але в цих листах надано рекомендації щодо заповнення лише статистичного звіту №1-ПВ. Про заповнення іншої звітності в них не йдеться! Тобто для складання єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ їх застосовувати не можна.
Увага, роботодавці!
Ті дані середньооблікової кількості штатних працівників, що їх кадровики відображають у звіті з праці ф. №1-ПВ, бухгалтерам для складання єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ категорично не можна використовувати!
Норматив з працевлаштування осіб з інвалідністю та заповнення рядків 101.1, 101.2 єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ
Нагадаємо: у ст. 19 Закону №875 для роботодавців, які використовують найману працю, встановлюється норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю у розмірі 4% середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу за рік, а якщо працює від 8 до 25 осіб, — у кількості одного робочого місця.
Цей норматив рахується виходячи зі середньооблікової кількості працівників в обох випадках, чи то коли рахується від 8 до 25 працівників, чи то коли їх більше.
Річ у тім, що виконання цього нормативу контролює ПФУ. А дізнається фонд про працевлаштування осіб з інвалідністю з єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
Як зазначають фахівці ПФУ, особливо важливими є рядки 101, 101.1, і 103 — їх дані враховуються для контролю за виконанням нормативу з працевлаштування осіб з інвалідністю та для обчислення середньої зарплати для розрахунку штрафу за невиконання цього нормативу.
І що найголовніше: податківці наразі стверджують, що помилки у цих рядках виправити неможливо. Фактично можна подати «Звітний новий» або «Уточнюючий» тип такої звітності, заповнивши лише заголовну частину податкового розрахунку з правильними даними, але чи приймуть податківці таке уточнення, гарантій немає жодних. Особливо враховуючи позицію ДПСУ, яка каже: не виправляти.
Тому розгляньмо ці рядки уважно.
Яка інформація про працівників відображається в податковому розрахунку?
Для відображення кількісних показників щодо працівників використовуються такі рядки:
— рядок 101 — середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, у тому числі:
— рядок 101.1 — працівників, яким відповідно до чинного закону встановлено інвалідність;
— рядок 101.2 — працівників, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню;
— рядок 102 — облікова кількість штатних працівників;
— рядок 103 — кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано зарплату (крім осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення) заповнюють на підставі інформації, відображеної в додатку 1, а саме: включає лише працівників, з якими укладено трудові договори (контракти) та яким нараховано зарплату у звітному періоді;
— рядки 106, 107 — кількість жінок та чоловіків. Ці рядки розшифровують значення рядка 103;
— рядок 108 — кількість створених нових робочих місць у звітному періоді.
Правила обчислення середньооблікової та облікової кількості штатних працівників
Середньооблікову кількість штатних працівників розраховують на підставі щоденних даних про облікову кількість штатних працівників (п. 3.2 Інструкції №286).
Кого не потрібно включати до розрахунку середньооблікової і облікової кількості штатних працівників? Інструкція №286 містить вичерпний перелік таких осіб. Унаочнимо у таблицях 1 та 2.
Таблиця 1
Кого не включаємо до облікової кількості штатних працівників
| № з/п | Категорії осіб |
| 1 | Працівники, які працюють за зовнішнім сумісництвом* |
| 2 | Особи, які співпрацюють за договором ЦПХ із підприємством (ФОПом) |
| 3 | Практиканти з ПТУ |
| 4 | Особи, скеровані підприємствами для навчання у навчальних закладах із відривом від виробництва |
| 5 | Особи, які навчаються за кошти, передбачені у зведених кошторисах будівництва, для роботи на підприємствах, які вводитимуться в дію |
| 6 | Працівники, які подали заяви про звільнення і припинили роботу до закінчення строку попередження або які припинили роботу без попередження адміністрації. Їх вилучають з облікового складу працівників з першого дня невиходу на роботу |
| * Працівники, які працюють за внутрішнім сумісництвом, в обліковій кількості штатних працівників враховуються як одна фізособа. | |
Таблиця 2
Кого не включаємо до середньооблікової кількості штатних працівників
| № з/п | Категорії осіб |
| 1 | Працівники, які працюють за зовнішнім сумісництвом* |
| 2 | Особи, які співпрацюють за договором ЦПХ із підприємством (ФОПом) |
| 3 | Практиканти з ПТУ |
| 4 | Особи, скеровані підприємствами для навчання у навчальних закладах із відривом від виробництва |
| 5 | Особи, які навчаються за кошти, передбачені у зведених кошторисах будівництва, для роботи на підприємствах, які вводитимуться в дію |
| 6 | Працівники, які подали заяви про звільнення і припинили роботу до закінчення строку попередження або які припинили роботу без попередження адміністрації. Їх вилучають з облікового складу працівників з першого дня невиходу на роботу |
| 7 | Працівниці, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами |
| 8 | Перебувають у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого чинним законодавством або колективним договором підприємства, включаючи тих, які усиновили новонароджену дитину безпосередньо з пологового будинку |
| * Працівники, які працюють за внутрішнім сумісництвом, в обліковій кількості штатних працівників враховуються як одна фізособа. | |
Мобілізовані працівники: чи включати до середньооблікової кількості штатних працівників для податкового розрахунку?
Із норм Інструкції №286 випливає висновок, що мобілізовані працівників враховуються до середньооблікової, тому що:
— мобілізовані працівники враховуються в обліковій кількості штатних працівників на кінець звітного періоду;
— на підставі щоденних даних про облікову кількість штатних працівників і розраховується середньооблікова кількість штатних працівників.
Цитата з пп. 3.2.2 Інструкції №286: під час обчислення середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу «враховуються всі категорії працівників облікового складу, зазначені у пунктах 2.4, 2.5 цієї Інструкції, крім працівників, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого чинним законодавством або колективним договором підприємства, включаючи тих, які усиновили новонароджену дитину безпосередньо з пологового будинку (підпункти 2.5.8 — 2.5.9 Інструкції)».
Отже, у пп. 3.2.2 Інструкції №286 неврахування мобілізованих працівників під час обчислення середньооблікової кількості штатних працівників не передбачено.
Таким чином, мобілізовані працівники включаються до облікової та середньооблікової кількості штатних працівників. Тому їх враховують для заповнення рядків об’єднаного звіту.
Працівники, з якими призупинено дію трудового договору: чи враховувати до середньооблікової кількості штатних працівників для податкового розрахунку?
Норми Інструкції №286 не містять винятків чи вказівок щодо працівників, з якими призупинено дію трудових договорів. З цього випливає, що й ці працівники враховуються до середньооблікової, тому що:
— працівники, з якими призупинено трудові договори, враховуються в обліковій кількості штатних працівників на кінець звітного періоду;
— на підставі щоденних даних про облікову кількість штатних працівників і розраховується середньооблікова кількість штатних працівників.
Тож рекомендуємо керуватися нормами Інструкції №286 як нормативно-правового акта, зареєстрованого у Мін’юсті.
Таким чином, працівники, з якими призупинено трудові договори, включаються до облікової та середньооблікової кількості штатних працівників.
А тепер подивимось, як ПФУ використовуватиме дані єдиної звітності для перевірки виконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідності. Точніше, що має зробити роботодавець, аби виконати цей норматив, спираючись на середньооблікову кількість штатних працівників (далі — СКШП).
В якому місяці прийняти особу з інвалідністю, щоб виконати норматив?
Для виконання нормативу треба протягом року планувати загальну кількість найманих працівників і стежити за виконанням цього показника. Влаштувати на роботу осіб з інвалідністю можна і не з першого січня. Але у другій половині року робити це для виконання нормативу ризиковано. Проте все можливо!
Наприклад, якщо у вас норматив працевлаштування становить 1 особу з інвалідністю і 20.07.2025 прийняти двох працівників з інвалідністю, то за липень СКШП осіб з інвалідністю становитиме: (2 особи х 12 к. д.) : 31 к. д. = 0,77 ≈ 1 особа. І навіть у тій ситуації, коли одна особа з інвалідністю до кінця року (наприклад, у жовтні) й звільниться, однаково норматив буде виконано.
Якщо норматив осіб з інвалідністю становить 1 особу, то трьох працівників з інвалідністю можна приймати і пізніше за липень 2025 року. Аби за 2025 рік вийти на «СКШП осіб з інвалідністю ≈ 1 особа», на роботу треба прийняти їх не пізніше ніж 05.11.2025, наприклад 03.11.2025:
1) СКШП листопада = (3 особи х 28 к. д. з 03.11 до 30.11.2025) : 30 к. д. = 2,8 ≈ 3 (особи);
2) СКШП осіб з інвалідністю за 2025 рік: (0 січ. + 0 лют. + 0 берез. + 0 квіт. + 0 трав. + 0 черв. + 0 лип. + + 0 серп. + 0 верес. + 0 жовт. + 3 листоп. + 3 груд.) : 12 = = 0,5 ≈ 1 (особа). Норматив виконано!
А якщо осіб з інвалідністю працевлаштуєте ще більше, то можна укладати з ними трудові договори навіть у грудні, хоча ми не рекомендуємо відкладати таку подію на останній місяць року.
Особа з інвалідністю працювала 3 місяці (один квартал) і звільнилася. Чи є якийсь термін, щоб закрити вакансію? Чи впливатиме цей проміжок пошуку на дотримання нормативу?
Частково відповідь міститься у першому запитанні. Наприклад, якщо норматив осіб з інвалідністю становить 1 особу, працівник працював у І кварталі 2025 року і звільнився, то до кінця року, звісно, треба прийняти на роботу ще хоча б одну особу з інвалідністю (кількість необхідних працівників залежить від місяця їх прийняття).
Порахуємо, що з нормативом, якщо працівник працював лише І квартал (1 січ. + 1 лют. + 1 берез. + 0 квіт. + 0 трав. + 0 черв. + 0 лип. + + 0 серп. + 0 верес. + 0 жовт. + 0 листоп. + 0 груд.) : 12 = 0,25, тобто менше ніж одна особа.
Тож, аби виконати норматив, потрібно прийняти на роботу особу з інвалідністю не пізніше ніж 1 жовтня 2025 року.
Порахуємо, що з нормативом, якщо працівник з інвалідністю працював І квартал та IV квартал (1 січ. + 1 лют. + 1берез. + 0 квіт. + 0 трав. + 0 черв. + 0 лип. + + 0 серп. + 0 верес. + 1 жовт. + 1 листоп. + 1 груд.) : 12 = 0,5, округлюємо й отримуємо 1.