Як показує практика перевірок стану організації та ведення військового обліку, на підприємствах виявляють низку порушень щодо призначення відповідальних осіб за ведення військового обліку, а саме:
1) наказу про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку немає взагалі;
2) наказом керівника, відповідальним за ведення військового обліку, призначають директора, а фактично цим займається бухгалтер;
3) наказом керівника, відповідальним за ведення військового обліку, призначають директора, а фактично цим займається інспектор відділу кадрів;
4) у наказі про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку, не визначено особу, яка заміщає її на час відсутності;
5) наказом керівника, відповідальним за ведення військового обліку, визначають осіб, які не є працівниками служби персоналу (наприклад, інженер з охорони праці, тимчасом як на підприємстві є відділ персоналу);
6) накази про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку не зареєстровані в діловодстві;
7) у наказі про призначення відповідальної особи доплату за ведення військового обліку не визначено.
Розгляньмо зміст зазначених претензій та з’ясуймо, чи всі вони є обґрунтованими.
Чи потрібен військовий облік?
Спочатку, на думку автора, доцільно розглянути такі запитання:
1. Чи потрібно вести військовий облік, якщо немає жодного військовозобов’язаного (призовника, резервіста)?
2. Чи призначати особу, відповідальну за ведення військового обліку, якщо немає жодного військовозобов’язаного (призовника, резервіста)?
Відповідь на ці запитання надає МО України ГУП ГШ ЗСУ в листі від 02.07.2024 №321/Вих 3 ВГ/1139:
«У разі відсутності на підприємстві призовників, військовозобов’язаних та резервістів військовий облік не ведеться у зв’язку з відсутністю суб’єктів для ведення такого обліку.
Разом з тим, за умови наявності на підприємстві хоча б одного працівника з категорії призовників, військовозобов’язаних або резервістів, ведення персонального військового обліку організовується та здійснюється відповідно до вимог Порядку №1487 і покладається на керівника підприємства...».
Тобто допускається покладання ведення військового обліку і на керівників. Про що йтиметься далі.
Ведення військового обліку: коли призначати окремих осіб, а коли покладати обов’язки на кадровиків/бухгалтерів?
У пункті 8 Порядку №1487 чітко і лаконічно визначено, що організація військового обліку на підприємствах покладається на керівників. Але керівник підприємства може і сам вести цей облік, а може й покласти відповідний обов’язок на іншу особу.
Зазвичай обов’язки з ведення військового обліку покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом. Звісно, якщо такі на підприємстві є!
За відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників на підприємстві. І знову ж таки, це якщо на підприємстві є кому ще, крім керівника, вести такий облік.
Пункти 9 та 10 Порядку №1487 конкретизують, коли саме можна покласти обов’язки з ведення військового обліку як додатковий обов’язок на вже існуючого працівника, а коли це мають бути окремі особи, які займатимуться лише військовим обліком (узагальнимо у таблиці).
Таблиця
Хто відповідає за ведення військового обліку
| Відповідальні за ведення військового обліку | ||
| № з/п | Кількість військовозобов’язаних, призовників, резервістів | Відповідальні особи за військовий облік |
| 1 | Менше ніж 500 | обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу |
| 2 | від 501 до 2000 | Один інспектор з військового обліку (код КП 3439) |
| 3 | від 2001 до 4000* | Два інспектори з військового обліку (код КП 3439) |
| 4 | від 4001 до 7000* | Три інспектори з військового обліку (код КП 3439) (а кожні наступні від 1 до 3000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів — по одному інспектору з військового обліку додатково) |
| * У разі наявності двох і більше осіб, відповідальних за ведення військового обліку, їх об’єднують в окремий підрозділ (відділ, сектор, групу тощо) (п. 11 Порядку №1487) | ||
Також зверніть увагу на пункт 11 Порядку №1487: кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, визначається з урахуванням кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на військовому обліку станом на 1 січня поточного року.
Тобто, якщо станом на 1 січня 2025 року на підприємстві 400 військовозобов’язаних, то обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу.
Якщо станом на 1 січня 2025 року є 3000 військовозобов’язаних, то на підприємстві у 2025 році має бути два інспектори з військового обліку.
Оплата за ведення військового обліку
Деякі фахівці вважають: зазначивши у посадовій інструкції кадровика чи бухгалтера обов’язки з ведення військового обліку, можна й не встановлювати доплату, мовляв, це ж входить в обов’язки кадровика, тож доплат не потрібно.
Автор категорично застерігає від такого підходу і закликає не застосовувати його на підприємствах. Адже за інформацією автора, позиція осіб, які перевіряють питання ведення військового обліку, ґрунтується чітко на нормах Порядку №1487.
А хто перевіряє стан військового обліку?
На сьогодні правом перевіряти стан військового обліку на підприємствам наділені:
— обласні держадміністрації та КМДА (п. 73 Порядку №1487);
— районні держадміністрації, районні у м. Києві держадміністрації, виконавчі органи міських рад (п. 74 Порядку №1487)
— ТЦК та СП (п. 84 Порядку №1487).
У пункті 10 Порядку №1487 зазначено, що особі, на яку покладено обов’язки з ведення військового обліку, встановлюється доплата до 50%. Увага: в нормі не застосовуються вислів «може встановлюватися», а зазначено в імперативній формі «доплата встановлюється».
А от щодо розміру, то тут є де розгулятися, адже зазначається верхня межа — до 50%, нижньої межі немає. Тож за ведення військового обліку відповідальній особі можна встановити і 2%, і 22%, і 45% тощо. Але не встановлювати взагалі не можна.
Наприклад, якщо оклад кадровика — 15 000 грн, то за виконання обов’язків з військового обліку йому може бути встановлена доплата, що не перевищує 7 500 грн.
Якщо ж ідеться про інспекторів з військового обліку, то їм встановлюють посадові оклади на рівні посадових окладів працівників служби персоналу. А от доплати за ведення військового обліку тут не буде, адже ці особи займаються лише військовим обліком.
Чи може директор бути відповідальним за ведення військового обліку?
Так, може. Вище ми вже згадували лист Міноборони від 02.07.2024 №321/Вих 3 ВГ/1139, в якому допускається, що директор може бути одночасно і тим, хто організовує військовий облік, і тим, хто його веде.
Водночас, як показує практика перевірок, про яку згадувалося вище, в такому разі директор справді має займатися військовим обліком, а не просто бути вписаним у наказ про призначення відповідальної особи.
Також директор має займатися й кадрами, щоб виконати приписи пункту 8 Порядку №1487: «У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників на підприємстві». Таке уможливлюється, якщо на підприємстві небагато працівників і водночас немає відділу кадрів, кадровика чи бухгалтера, який веде кадри.
Утім, автор застерігає від формальності в цьому питанні. Тобто, якщо на підприємстві директор займається кадрами, то на нього можна покласти і ведення військового обліку. А не просто «для ТЦК» видати наказ про покладення військового обліку, а фактично директор навіть приблизно не розуміє, що означає «Списки персонального військового обліку» і що там взагалі має бути, чи інші питання, пов’язані з веденням військового обліку. Під час перевірки перевіряльникам достатньо поставити декілька запитань директору про військовий облік, і стане зрозуміло, що він фактично цим не займається.
Водночас існує міф, нібито, призначивши директора відповідальним за ведення військового обліку, можна не встановлювати йому доплату. Така інформація не відповідає нормам Порядку №1487. Якщо обов’язки з ведення військового обліку покладаємо, то й доплату встановлюємо, навіть директору. В нормах законодавства не сказано про можливість не платити директорові за ведення військового обліку. Та й на практиці вже є випадки накладення адмінвідповідальності за невстановлення доплати директору як відповідальному за ведення військового обліку.
Призначення особи, яка заміщає на час відсутності відповідального за ведення військового обліку
Насправді у Порядку №1487 такої вимоги немає. У наказі про призначення відповідального про таке не йдеться.
Утім, позаяк військовий облік неможливо поставити на паузу, коли відповідальна особа у відпустці чи хворіє, то рекомендуємо в наказі про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку одразу визначати особу, яка заміщатиме її на час відсутності. Це зніме таке питання і в роботі, і під час перевірок.