Загальні правила виплати зарплати
Відповідно до статті 24 Закону про оплату праці:
1) заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим із виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а за відсутності таких органів — представниками, обраними й уповноваженими трудовим колективом), але не рідше ніж двічі на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16-ти календарних днів, та не пізніше ніж сім днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата;
2) якщо день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата виплачується напередодні.
Якщо зарплата не буде виплачена після закінчення строку, вона отримує статус депонованої.
Якщо зарплату виплачують готівкою
Виплата заробітної плати готівкою має проводитися за місцем роботи — у касі підприємства. Забороняється виплачувати заробітну плату в магазинах роздрібної торгівлі, питних та розважальних закладах, за винятком випадків, коли зарплата виплачується особам, які працюють у цих закладах.
Зарплата може бути виплачена з будь-яких надходжень готівки до каси, а саме з грошей, отриманих із банку для виплати зарплати, з торговельної виручки, з повернених до каси як невикористані підзвітних сум, з отриманої до каси фінансової допомоги тощо.
Як отримати готівку з банку на виплату зарплати
Отримання готівки з банку для виплати зарплати зазначається на звороті грошового чека у реквізиті «Цілі витрат», наприклад: «Заробітна плата за першу половину липня 2024 р.» (згідно з формою грошового чека, що наведена у додатку 13 до Iнструкції про касові операції).
При цьому одночасно до банку подають платіжні доручення на сплату ПДФО, військового збору та ЄСВ зі сум зарплати, що отримується готівкою (пп. 168.1.2 ПКУ, ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ). Без надання платіжних доручень на сплату податків із зарплати банк не має права видати підприємству готівку.
Касова дисципліна щодо виплати зарплати
Установи/підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, включаючи день одержання готівки у банку.
Готівка для таких виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів може зберігатися в касах таких установ/підприємств понад установлений ліміт каси протягом десяти робочих днів, включаючи день одержання готівки у банку (п. 18 розд. ІІ Положення №148)
Суми готівки, одержані у банку і не використані за призначенням своєчасно, повертаються установою/підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).
Установа/підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються з готівкової виручки, понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату готівки (форма яких затверджена додатком 1 до Положення №148).
Якщо готівка на зарплату вже є в касі
Якщо у касі на момент виплати зарплати вже є готівка, яка була одержана завдяки надходженню готівкової виручки, поверненню підзвітних коштів, фінансової допомоги тощо, то її також можна використати для виплати зарплати.
У цьому разі ПДФО та військовий збір можна сплатити не в день виплати зарплати, а протягом трьох банківських днів з дня, наступного за днем виплати зарплати з каси (пп. 168.1.4 ПКУ). День виплати зарплати при цьому не враховується.
Але це не стосується сплати ЄСВ — його потрібно сплатити в день виплати готівки з каси або раніше (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).
Документальне оформлення виплати зарплати готівкою
Документальне оформлення виплати зарплати готівкою можливе у два способи: або за допомогою видаткових відомостей, або за видатковими касовими ордерами.
Виплата зарплати за допомогою видаткових відомостей передбачена п. 30 Положення №148. Форма видаткової відомості наводиться у додатку 1 до Положення №148.
Відомість на виплату готівки складають та опрацьовують у нижченаведеному порядку.
Отже, бухгалтер до видаткової відомості заносить прізвища працівників, яким зарплата сплачуватиметься готівкою, також заповнює графи 1 — 4 табличної частини відомості, у графі 4 проставляє суми, належні до виплати, та у реквізиті «Відомість склав» після списку працівників ставиться підпис.
На наступному етапі видаткова відомість підписується керівником та головним бухгалтером і передається до каси на строк, протягом якого підприємство має право зберігати готівку для виплати зарплати (цей строк визначається колдоговором або внутрішнім розпорядчим документом).
Далі касир перевіряє правильність оформлення відомості, наявність усіх необхідних реквізитів і наявність та справжність відповідних підписів і дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені (п. 34 Положення №148).
Відтак касир виплачує зарплату протягом установленого на підприємстві і зазначеного у відомості строку.
Після закінчення строку виплати зарплати невиплачені суми касир депонує із зазначенням штампа «Депоновано» навпроти всіх невиплачених сум та складає реєстр депонованих сум (п. 31 Положення №148).
На наступному етапі визначаються фактично виплачені та депоновані суми, їх звіряють із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчують підписом касира.
Якщо готівку видавав не касир, а інша уповноважена на це особа, на відомості додатково роблять напис «Готівку за відомістю видав (підпис)» (п. 31 Положення №148).
В останній день строку виплати зарплати бухгалтер складає та передає касиру видатковий касовий ордер на загальну суму коштів, виплачених працівникам. Видаткової відомості недостатньо для списання готівки з каси, вона є лише додатком до ВКО.
Касир робить запис у касовій книзі згідно зі складеним бухгалтером ВКО на суму, фактично видану за видатковою відомістю.
Бухгалтер перевіряє записи, зроблені касирами у видаткових відомостях, та здійснює підрахунки виданих і депонованих сум.
Депоновані суми або здаються до банку не пізніше наступного робочого дня, на підставі єдиного загального ВКО, або залишаються в касі у межах установленого ліміту.
Протягом усього строку виплати зарплати за видатковою відомістю, крім останнього дня, залишок коштів у касі на кінець дня виводять без підрахунку фактично виданих сум за відомістю, адже протягом цього строку касир здійснює виплати без підрахунку фактично виданих сум за кожен день строку. Загальну суму готівки, яку призначено для виплати зарплати за відомістю, відображають у касовій книзі у складі залишку на кінець дня, у реквізиті «в тому числі на зарплату». В останній день строку виплати зарплати підраховують усі видані та депоновані суми і складають єдиний загальний ВКО на видачу готівки в рахунок виплати зарплати за відомістю (п. 31 Положення №148).
Інший спосіб виплати зарплати можливий за допомогою оформлення видаткового касового ордера. Це доцільно робити, якщо плануються виплати зарплати готівкою лише одному або декільком працівникам чи інші одноразові виплати персоналу (відпусткові, лікарняні тощо). Також виплата зарплати за допомогою ВКО дозволяє зберегти конфіденційність щодо розміру зарплати працівників.
ВКО, як і видаткова відомість, також складається бухгалтером та передається до каси. Видавати видатковий касовий ордер на руки працівникові забороняється (п. 32 Положення №148).
Увага: за ВКО зарплату видають лише у день його складання. Сума готівки, виплачена за ВКО, бере участь у розрахунку залишку готівки в касі у день її виплати.
У ВКО у реквізиті «Підстава» зазначають період, за який виплачується зарплата, наприклад: «Заробітна плата за першу половину липня 2024 р.». Працівник розписується у ВКО про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень — словами, копійок — цифрами), що передбачено п. 27 Положення №148. У ВКО також зазначають найменування, номер, дату й місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача.
Увага: ВКО оформлюють й у випадку, якщо зарплата виплачувалася за видатковою відомістю. Про це та інші нюанси виплати зарплати готівкою (із прикладом складання видаткової відомості) ми розповіли у статті «Виплачуємо зарплату з каси» в «ДК» №30/2018.
Якщо бухгалтер оформив ВКО на виплату зарплати, але її не виплатили, такий ВКО анулюють (п. 27 Положення №148). Позаяк видаткову відомість у такому разі не оформлювали (де є рядок, у якому можна зазначити суму депонованої зарплати), а ВКО такого рядка не містить і немає форми касового документа, за яким зарплату переводять до складу депонованої, то таке переведення, на думку автора, можна здійснити на підставі даних реєстру депонованої зарплати.
Чи можна виплатити зарплату за довіреністю?
Якщо працівник не має змоги отримати зарплату в установлені строки, отримати її готівкою може інша людина за допомогою довіреності (п. 28 Положення №148). Довіреність на одержання заробітної плати може бути посвідчена або посадовою особою організації, в якій довіритель працює (це можуть зробити керівник, головний бухгалтер підприємства/установи тощо), або за місцем його проживання (наприклад, голова сільради) (ч. 4 ст. 245 ЦКУ).
У цьому разі у реквізиті ВКО «Видати» після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки — працівника бухгалтер зазначає прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено одержати зарплату. У разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю». Видають готівку за довіреністю відповідно до вимог, передбачених пунктом 28 Положення №148. Довіреність або її нотаріально засвідчена копія обов’язково залишається у касира і додається до ВКО або видаткової відомості.
Бухоблік виплати зарплати готівкою
Бухгалтерський облік виплати зарплати готівкою з каси оформлюють проведенням за рахунками Д‑т 661 К-т 301.
Депоновану зарплату переносять у Д-т 662 з К‑т 661.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 №435-IV.
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Iнструкція про касові операції — Iнструкція про ведення касових операцій банками в Україні, затверджена постановою НБУ від 01.06.2011 №174.
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 29.12.2017 №148.