Оформити відрядження працівника на власному автомобілі можливо у два способи: укласти договір оренди цього автомобіля на строк відрядження або виплатити працівникові компенсацію за використання його автомобіля зі службовою метою.
З першим варіантом усе зрозуміло: оформлюємо договір оренди автотранспорту. Щодо нарахування компенсації за використання автомобіля зазначимо таке. Якщо виходити з того, що ст. 125 К3пП передбачає компенсацію зносу інструменту (до нього на практиці відносять і автомобілі, що належать працівникам), то слід виходити з реальної вартості автомобіля на момент укладання угоди про його використання у господарській діяльності працедавця і терміну його використання.
Крім того, підприємство має компенсувати працівникові понесені ним протягом відрядження витрати на пальне, ремонт, а також на стоянку. Звичайно, зазначені виплати слід обумовити, наприклад, у наказі про відрядження.
У разі використання у відрядженні службового автомобіля, яким є у тому числі й автомобіль, який орендовано або за використання якого працівникові виплачується компенсація, понесені витрати на ПММ відшкодовують останньому згідно з розрахунковими документами на придбання ПММ.
І компенсація за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок, і сума орендної плати за автомобіль підлягають оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Позаяк компенсація працівникам за використання для потреб виробництва власного інструменту й особистого транспорту не належить до фонду оплати праці (п. 3.22 Інструкції №5), то ЄСВ на неї не нараховується (п. 11 розділу I Переліку №1170). Не нараховується ЄСВ і на суму орендної плати — аргументи податківців щодо цього ми наводили тут, і це стала позиція, яка не змінюється вже багато років.