Гарантії та компенсації працівникам, які перебувають у службових відрядженнях, встановлює ст. 121 КЗпП.
У цій статті прямо сказано, що працівникам, які скеровуються у відрядження:
1) виплачуються добові;
2) оплачується вартість проїзду до місця призначення і назад;
3) компенсуються витрати з наймання житлового приміщення.
За працівниками протягом усього часу відрядження зберігаються місце роботи і посада.
Зверніть увагу: працівникам, скерованим у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і її розмір не може бути нижчий за середній заробіток. Отже, зарплату за час відрядження можна нараховувати на умовах, визначених трудовим або колективним договором, а за середнім заробітком, відповідно до пунктів 8 і 10 р. IV Порядку №100, тільки у разі, якщо нарахована зарплата буде нижча за середню.
Також зверніть увагу на те, що:
1) добові виплачуються за всі календарні дні перебування у відрядженні;
2) нарахування зарплати (у т. ч. середньої) за час перебування працівника у відрядженні здійснюється тільки за робочі дні або години. І які дні або години вважатимуться робочими для відрядженого працівника, визначається у наказі про відрядження та/або в Положенні про відрядження. Наприклад, це можуть бути години за графіком роботи, встановленим за місцем роботи такого працівника. А можуть бути і години за графіком роботи підприємства, на яке його відряджено. Або ж можна встановити йому зовсім інший робочий графік на час відрядження (зокрема, передбачити виконання ним трудового завдання у дні, які зазвичай є для цього працівника вихідними: із зазначенням відповідної компенсації чи надання іншого дня відпочинку).
Оплату праці за час перебування працівника у відрядженні нараховують на підставі табеля обліку використання робочого часу (зазвичай використовують ф. №П-5, затверджену наказом Держкомстату від 08.12.2008 №489), в якому дні службових відряджень позначають літерами «ВД» або цифрами «07», і включають до фонду основної заробітної плати (пп. 2.1.6 Інструкції №5).
Якщо працівник спеціально скеровується у відрядження для роботи у вихідні або святкові та неробочі дні, компенсація за роботу в ці дні виплачується за подвійними відрядними розцінками. Це означає подвійний розмір, визначений у порядку, передбаченому ст. 107 КЗпП. Або ж за відпрацьований вихідний день (і немає значення, повністю відпрацьований чи частково) працівникові надається інший день відпочинку згідно зі ст. 72 КЗпП.
Гарантії і компенсації працівникам під час службових відряджень, установлені КЗпП та іншими актами законодавства, є мінімальними державними гарантіями (абз. 2 ст. 12 Закону про оплату праці). Отже, як виплата зарплати, так і виплата добових, та зазначене вище фінансування витрат на проїзд і проживання за час відрядження, є обов’язковими. І виконання цього обов’язку контролюватимуть не лише податківці (з метою оподаткування), а й Держпраці (з метою контролю дотримання законодавства з праці).