Письмове визначення політики підприємства щодо відряджень — важливий елемент документообігу. Враховуючи норми ПКУ та встановлення меж, а не конкретних сум для витрат на відрядження, ми б радили розробити положення про відрядження. У ньому можна обумовити таке:
1) розміри добових. Такі розміри можуть бути прив’язані як до посад працівників (про що далі), так і до місцевості, до якої скеровуються працівники;
2) строки надання звіту про виконання завдання та звіту про використання коштів, виданих на відрядження;
3) порядок та строки відшкодування витрат на відрядження;
4) інші важливі питання, пов’язані з відрядженнями працівників.
Положення про відрядження може підготувати відділ кадрів підприємства, а от окремі пункти цього документа, пов’язані з грошовими витратами та їх документальним оформленням, слід погоджувати з фінансово-бухгалтерською службою підприємства.
Положення про відрядження затверджується керівником підприємства і на підставі його ж наказу вводиться в дію.
Крім того, кожен працівник має право звернутися до положення про відрядження у разі виникнення будь-яких запитань чи розбіжностей, пов’язаних зі службовою поїздкою.
Постає запитання: якими нормативними документами повинен керуватися суб’єкт господарювання, складаючи Положення про відрядження?
Насамперед слід керуватися п. 170.9 ПКУ, який встановлює розмір добових та інших витрат на відрядження, що не оподатковуються ПДФО (а отже, і ВЗ), а також випадки та строки подання авансового звіту (саме так скорочено називають Звіт про використання коштів або електронних коштів, виданих на відрядження).
Далі, не слід забувати про наказ Мінфіну від 09.05.2023 №239, яким він затвердив зміни до свого наказу від 28.09.2015 №841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання». Адже з 13 липня 2023 року саме Наказом №239 затверджено:
- форму Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт — замість форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт;
- Порядок складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт — замість Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.
Щодо Інструкції №59, то вона є обов’язковою для використання тільки підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за бюджетні кошти. Тож цей документ для приватних підприємств має рекомендаційний характер. Проте податківці у роз’ясненнях часто згадують про неї, тож зовсім забувати про Інструкцію №59 не варто. Зокрема, саме в ній міститься визначення терміна «відрядження».