Заробітну плату працівникам за час відпустки виплачують перед відпусткою. Але коли ці відпусткові треба нарахувати та відобразити в обліку?
На практиці склалося два підходи до обліку відпустки, що припадає на два чи більше місяців. Наприклад, якщо працівник іде у щорічну основну відпустку наприкінці місяця і аж на 24 календарні дні, то частина відпусткових виплачується за наступний місяць.
Перший підхід — нараховувати відпусткові одразу, тобто у місяці виплати відпусткових нараховувати відповідні витрати на всю суму відпусткових. Інакше кажучи, до початку відпустки за фактом виплати відобразити на всю суму відпусткових проведеннями щодо:
— виплати відпусткових;
— перерахування обов’язкових платежів до бюджету;
— нарахування відпусткових;
— нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ.
Фахівці, які дотримуються такого підходу, аргументують свій вибір тим, що в цьому періоді виникає обов’язок виплатити відпусткові. Крім того, додатковим аргументом є те, що в установи виникають зобов’язання щодо сплати всієї суми відпусткових у грудні одночасно, тобто вся сума є «заробленою» працівником на момент його виходу у відпустку.
Другий підхід — розподіляти нарахування між місяцями відпустки, тобто виплатити всю суму відпусткових одразу, а нараховувати її у бухобліку пропорційно до часу перебування у відпустці, що припадає на кожен із місяців. Таким чином, до початку відпустки відобразити проведення щодо:
— виплати відпусткових у повному розмірі;
— перерахування обов’язкових платежів до бюджету у повному розмірі;
— нарахування відпусткових у частині відпустки, яка припадає на перший місяць відпустки;
— нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ у частині відпустки, яка припадає на перший місяць.
А в другому місяці відобразити проведення щодо:
— нарахування відпусткових у частині відпустки, яка припадає на другий місяць;
— нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ у частині відпустки, яка припадає на другий місяць.
Фахівці, які дотримуються цього підходу, вважають подією зі сплати зобов’язань власне період перебування працівника у відпустці. Їхню думку підтверджує Інструкція №5, згідно з якою нараховану суму оплати за час відпусток, на відміну від порядку її фактичної виплати, розподіляють пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці (пп. 1.6.1 Інструкції №5).
Увага: якщо створюється резерв на оплату відпусток, записи в бухобліку при нарахуванні будуть Д-т 471 К-т 661, а якщо резерв не створювали, то нарахування робимо такими записами: Д-т 23, 91, 92, 93, 94 К-т 661.
Проте Мінфін у листах від 23.02.2018 №35220-07-10/5151 (див. «ДК» №25-26/2018, коментар «ДК») та від 13.10.2017 №35220-07-2/27938 зауважує, що підприємство самостійно визначає за погодженням із власником або посадовою особою відповідно до установчих документів облікову політику підприємства, затверджує правила документообігу і технологію облікової інформації, додаткову систему рахунків та регістрів аналітичного обліку.
І госпрозрахункове підприємство має право визначитися з тим, коли відображати перехідні відпусткові, у власній обліковій політиці. Тож вибір за підприємством.