Резерв створюється не на будь-яку відпустку.
Із самого визначення забезпечення видно, що резерв створюють лише на ті відпустки, що підлягають накопиченню (за невикористання яких належиться компенсація):
— щорічні (основна та додаткові за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці);
— соціальні відпустки на дітей (тим, хто має дитину або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А групи I).
Використовують резерв саме під ті відпустки, під які його і створено.
Суму резерву на виплату відпусткових визначають щомісяця загалом по підприємству (без жодної персоніфікації).
В описі субрахунку 471 є алгоритм визначення резерву як добутку фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, «обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці». При цьому береться до уваги і ЄСВ.
Наприклад, якщо за всіх працівників сплачують ЄСВ за ставкою 22%, то рахуємо таким чином.
Резерв відпусткових = ЗПміс х ПланВитрВідп(річн.) : ФОП(річн.) х 1,22.
Резерв нараховують за аналогією з нарахуванням заробітної плати проведенням Д-т 23, 91, 92, 93, 94 К-т 471. Відпусткові та суми ЄСВ нараховують за рахунок резерву проведеннями Д-т 471 К-т 661, 651.
Наприклад, плановий ФОП на 2023 рік становить 600 000 грн, планова сума відпусткових — 150 000 грн. За січень 2023 року було нараховано відпусткових — 30 000 грн і заробітної плати 55 000 грн.
Коефіцієнт резерву відпусток на 2023 рік становить: 150 000 : 600 000 = 0,25. Коефіцієнт ЄСВ — 1,22 (осіб з інвалідністю немає).
Нараховуємо в січні резерв у сумі: 55 000 х 0,25 = 13 750 грн.
Якщо фактично за підсумками січня маємо відпусткових 30 000 грн, частину з цієї суми списуємо за рахунок резерву Д-т 471 К-т 661, 651 на 13 750 грн, а різницю (решту січневих відпусткових, сума яких перевищує суму вже створеного резерву) — одразу на витратні рахунки Д-т 23, 91 — 94 К-т 661, 651 на 30 000 – 13 750 = 16 250 грн.
За підсумками року треба інвентаризувати резерв відпусток, проаналізувати залишок забезпечення, обчислити суму фактичних витрат на оплату відпусток і провести обчислення вже на підставі фактичних даних. Обчислену за підсумками інвентаризації суму слід порівняти із сальдо К-т 471 станом на 31 грудня. Якщо суми фактичних і планових витрат на відпустки не збігаються, треба збільшити або зменшити нарахований резерв.