Оформлюють ці відпустки так само, як і раніше. Хоча дехто може сказати: зачекайте, а як же норми ст. 7 Закону №2136?
Справді, у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин роботодавець визначає самостійно. Бо зрозуміло, що якщо підприємство розташоване на тимчасово окупованій території або в зоні бойових дій, про оформлення документів згадують в останню чергу.
Проте навіть воєнний стан не звільняє роботодавця від обов’язку забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
На нашу думку, це стосується і відпусткових. Якщо надається оплачувана відпустка, її треба оформити документально як належить: графік відпусток (або заява, якщо відпустка надається поза графіком), наказ, розрахункова відомість про нарахування відпусткових, платіжний документ про їх виплату. Але до теми відпусткових ми ще повернемося у відповідях на наступні запитання.
Умовно алгоритм оформлення щорічних відпусток можна поділити на 7 кроків.
Крок 1. Створення графіка відпусток.
Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 №475/13/116-15 зазначило, що:
1) графіки відпусток складають на кожен робочий рік не пізніше ніж 5 січня. Це рекомендована дата, а фактичну кожен роботодавець визначає самостійно;
2) у разі укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення.
Кожен роботодавець має право скласти графік у довільній формі або розробити власну форму (лист Мінпраці від 13.05.2010 №140/13/116-10).
У графіку надання відпусток, як правило, зазначають місяць початку використання відпустки, інколи — місяць початку відпустки і місяць її закінчення чи конкретну дату початку відпустки.
Чому ж така неточність? Річ у тім, що за тією самою ст. 10 Закону про відпустки конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником та роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Тож у графіку можна зазначити і точніші дати початку та закінчення відпусток працівників (це не заборонено), але навряд чи доцільно робити це заздалегідь.
Крок 2. Створення резерву відпусток
Підприємства мають створювати резерв забезпечення для щорічних основних і додаткових відпусток та для додаткових відпусток працівників із дітьми. Водночас резерви можуть не створювати суб’єкти мікропідприємництва незалежно від системи оподаткування (п. 8 розд. І НП(С)БО 25).
Докладно про створення такого резерву та його бухгалтерський облік ми розкажемо в окремій відповіді нижче.
Крок 3. Попередження про початок відпустки
Як ми зазначили вище, конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником та роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Форми повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Таким чином, повідомлення має довільний характер. Те саме стосується і документа, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Але насправді достатньо і наказу про надання відпустки.
Крок 4. Заява на відпустку
До кроку 4 (отримання заяви на відпустку від працівника) слід переходити, якщо працівник не погоджується зі строками у раніше складеному графіку відпусток (або за відсутності такого графіка у роботодавця чи відсутності такої відпустки у цьому графіку).
Якщо ж працівника влаштовує попередньо узгоджений графік, то відразу переходимо до кроку 5 (складання наказу про надання відпустки).
Крок 5. Наказ про надання відпустки
Часто роботодавці використовують типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки». Але ця форма має рекомендований характер.
Тож, на нашу думку, можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі. Тоді наказ про надання відпусток можна видати відразу на кількох працівників та призначити осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку.
Крок 6. Оплата відпусткових
Щорічні (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи та зарплати (ст. 74 КЗпП).
Увага! Нині заробітна плата працівникам за весь час щорічної відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором (ст. 115 КЗпП). Тобто встановленого державою обов’язку платити відпусткові за три дні до початку відпустки вже немає!
Докладніше про розрахунок відпусткових ми розповімо далі.
Крок 7. Табелювання працівників
Типова форма №П-5 «Табель обліку використання робочого часу» також надається як рекомендована для застосування, а отже, не є обов’язковою. Роботодавець цілком може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.
Проте якщо ви використовуєте саме типову форму табеля, в ній робиться позначка про відпустку працівника:
— щорічні основні відпустки позначаються кодом «В» (або цифровим кодом «08»);
— щорічні додаткові відпустки відображають з кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).