Перша й очевидна різниця
Тепер пункт 170.9 ПКУ стосується не лише звичайних грошей, а й електронних. Це зазначено в його оновленій назві та червоною ниткою проходить через увесь оновлений пункт.
З 1 квітня електронними грошима можна буде оплачувати не лише відрядження, а й видавати кошти під звіт та/або повертати їх.
Нагадаємо!
Електронні гроші — це одиниці вартості, що зберігаються в електронному вигляді, випущені емітентом електронних грошей для виконання платіжних операцій (у т. ч. з використанням наперед оплачених платіжних карток багатоцільового використання), які приймаються як засіб платежу іншими особами, ніж їх емітент, та є грошовим зобов’язанням такого емітента електронних грошей.
Як визначатиметься тривалість відрядження
Нарешті в ПКУ з’явиться щодо цього чітке правило.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні з 1 квітня визначається згідно з наказом про відрядження. Але за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (позначок прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Раніше таких доказів потребувало тільки відрядження за кордон (відрядження по Україні підтверджували наказ та невизначені «первинні документи»).
Тобто варіант, коли працівник не витратив коштів і не вимагає жодної компенсації (так звані порожні авансові звіти), вже не працюватиме.
По-перше, тому що насправді «порожніх» авансових звітів не має бути. Навіть якщо працівник не отримував авансу і не витрачав власних коштів під час відрядження, в авансовому звіті треба зазначити добові. І ось тут ми знову впираємося у тривалість відрядження.
Адже тепер самого наказу про відрядження для цього недостатньо. Не допоможе вже в такому разі і звіт про відрядження по Україні в довільній формі. Можливо, стане у пригоді посвідчення про відрядження із позначками про вибуття та прибуття. Воно не є обов’язковим, але ним можна підтвердити факт перебування працівника за місцем відрядження, якщо немає проїзних документів та документів про проживання.
Як підтверджувати витрати на відрядження
Що треба, аби порахувати і довести обґрунтованість виплати добових, ми вже уточнили вище. Адже добові — це витрати, розмір яких встановлює роботодавець (для бюджетників — держава), а неоподатковуваний розмір — ПКУ (і цей розмір з 1 квітня не зміниться!).
На що насправді працівник витратив добові, роботодавця та податківців не цікавить.
А от решту витрат потрібно буде довести документами, в яких їх чітко зазначено. Нагадаємо, що працівникові гарантуються оплата проїзду до місця відрядження і назад до місця роботи, а також оплата проживання у дорозі та за місцем відрядження. Ну і, звісно ж, йому компенсують усі витрати, пов’язані з виконанням службового завдання. У сенсі переліку витрат на відрядження п. 170.9 ПКУ не зміниться.
Але з 1 квітня документи, які підтверджують ці витрати, поділять на чіткі категорії:
— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. електронні квитки);
— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;
— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
— інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Тобто якщо оплату таких витрат було здійснено електронними грошима, то підтвердити ці витрати можуть виписка та/або відомості з відповідного рахунку. Але за наявності й інших документів — рахунків, квитків тощо це теж не буде зайвим.
Корпоративна картка
З 1 квітня в пп. 170.9.2 ПКУ з’явиться норма, за якою, у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент.
Тобто за дослівного розуміння, якщо ваш працівник витратив кошти за допомогою вашої корпоративної картки, то вартість понесених витрат мають підтверджувати виписка/відомості з рахунку. Ви її вже маєте (працівник — ні), тож йому не потрібно надавати вам будь-які підтвердні документи?
Виглядає дуже привабливо, проте, на думку автора, дещо суперечить решті норм п. 170.9 ПКУ. Звісно, можливо, що цю норму застосовуватимуть як спеціальну. Але почекаймо, що скажуть про це податківці.
Строки подання авансового звіту
Ось тут і справді добра новина.
По-перше, ці строки є довшими, ніж тепер.
По-друге, у разі розбіжності даних можливим є подовження цих строків.
З 1 квітня документально підтвердити понесені витрати та повернути невикористаний залишок коштів треба буде до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та коштом особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент чи його реквізити, і списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше від дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.
Наприклад, працівник повертається з відрядження 10 квітня. Документально підтвердити витрати та/або повернути невикористані кошти він має аж до 31 травня. А якщо використав корпоративну картку, але на дату закінчення відрядження кошти ще не було списано з рахунку, то граничний строк продовжується до 30 червня.
Авансові звіти подаватимуть не всі!
Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подаватимуть у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Тобто, наприклад, якщо ваш працівник повернувся з відрядження, надав усі документальні докази перебування у відрядженні та понесених витрат (за наявності) і повернув увесь невикористаний залишок коштів, оподатковуваного доходу за таким відрядженням в нього немає. І подавати авансовий звіт він не повинен. Звісно, якщо він не використовував на ці витрати (крім добових) готівку.
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складає і не подає!