На відміну від ліквідації юрособи, в разі припинення фізособою підприємницької діяльності сама фізособа нікуди не зникає (якщо вона жива, звісно). А отже, всі обов’язки як роботодавця залишаються за такою фізособою. Зокрема, і щодо звільнення найманих працівників та виплати їм належної зарплати, лікарняних тощо. Тобто суб’єкта господарювання вже немає, а роботодавець залишається.
Тому, щоб уникнути трудових спорів, зокрема, щодо належних працівникові виплат, треба його звільнити й оформити це правильно.
Звісно, все ускладнюється тим, що працівник не виходить на зв’язок. Водночас відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль сама по собі може бути підставою для звільнення працівника. Тоді для припинення дії трудового договору за пп. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП має бути одночасно дотримано двох обов’язкових умов:
1) фактична відсутність працівника на робочому місці понад 4 місяці поспіль;
2) відсутність інформації у роботодавця про причини такої відсутності понад 4 місяці поспіль (при цьому не має значення поважність причин такої відсутності).
Звісно, що за період такого прогулу жодної зарплати працівникові нараховувати не потрібно, адже людина не працює і не заробляє нічого. А от при звільненні з ним треба буде провести остаточний розрахунок. Тобто, якщо у працівника залишилася невикористана відпустка, за неї треба буде нарахувати компенсацію. Якщо зарплата працівникові виплачувалася на банківський рахунок, то в день звільнення треба зробити і перерахування такої виплати (а ще сплатити ЄСВ, про що далі).
Інше питання — щодо кадрової документації, яку зобов’язаний вести лише ФОП. Та щоб уникнути подальших трудових спорів, неявки на роботу без поважних (або з невідомих) причин, все ж таки варто документувати всі ці речі. Для цього можна використовувати і знайому всім форму табеля обліку робочого часу.
При цьому звичайна фізособа (не самозайнята) не вважається податковим агентом щодо ПДФО (а отже, і щодо ВЗ) (пп. 14.1.180 ПКУ). А от платником ЄСВ за найманих працівників є і звичайні фізособи (абз. 4 п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ). Інша річ, що далеко не всі домогосподарства повідомляють державу про наявність найманих працівників (прислуги, водіїв, репетиторів тощо). Але в описаному випадку держава вже знає про наявність укладених трудових договорів, тож варто повідомити про їх припинення. Проте щодо того, як на практиці це зробити, краще звернутися до ДПС за ІПК. Адже такий випадок (ФОП-роботодавець перетворився на фізособу-роботодавця) трапляється нечасто, і роз’яснень у ЗІР щодо цього немає.
На нашу думку, платники ЄСВ повинні подавати об’єднану звітність (податковий розрахунок), принаймні щодо ЄСВ (п. 3 розділу І Порядку №4). А отже, треба подати звітність уже від звичайної фізособи (колишнього ФОПа) і про дату звільнення такого працівника зазначити у додатку 5 об’єднаної звітності. Інша річ, що платити ПДФО та ВЗ за такого працівника фізособа-роботодавець не повинна, а отже, може, звісно, подати додаток 4ДФ, для того щоб зазначити дату звільнення працівника і повідомити ДПС про наявність нарахованої зарплати — компенсації за невикористану відпустку, наприклад, при звільненні. Але при цьому не слід зазначати ані нарахованих, ані сплачених сум ПДФО та ВЗ: після припинення ФОПа він не повинен платити ці податки за найманих працівників.
Проте податківці можуть мати власну думку щодо цього, тож варто отримати від них ІПК.