Первинні документи — це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції (п. 1.2 Положення №88).
Правила оформлення первинних документів установлені ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.3 Положення №88. А способи виправлення помилок в первинних документах визначено главою 4 Положення №88. І на жаль, цей розділ передбачає лише виправлення помилок коректурним способом у первинних документах, складених у паперовому вигляді (п. 4.4 Положення №88).
Коректурний спосіб — це виправлення через закреслення неправильного тексту або цифри і написання над закресленим правильного тексту або цифри. Закреслюють однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
У п. 4.10 Положення №88 згадано тільки про те, що у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, складених в електронній формі, під час виправлення помилок має бути збережено інформацію, яка виправляється, та мають міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що уможливлюють ідентифікацію осіб, які склали виправлений електронний документ.
Тобто таке виправлення діє як для роздрукованих документів, так і для заповнених вручну.
Звертаємо увагу на виняток, передбачений п. 4.8 Положення №88: у документах, якими оформлено касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.
А в наведеному у запитанні випадку йдеться про можливість дописати кульковою ручкою повну назву посади керівника підприємства у надрукованому первинному документі.
То як бути?
Ані Закон про бухоблік, ані Положення №88 не містить такої заборони, що до надрукованого первинного документа не можна вносити доповнення будь-яких реквізитів уручну кульковою ручкою.
У Положенні №88 зазначено:
— записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень (п. 2.9);
— вільні рядки у первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню (п. 2.10).
Отже, можна зробити висновок, що вносити (якщо не проводиться виправлення) записи кульковою кучкою у друкований первинний документ можна, якщо в ньому передбачено для цього вільні рядки.
Тож дописати кульковою ручкою повну (чи розширену) назву посади керівника підприємства — отримувача послуги у друкованому первинному документі можна за умови, що для цього є спеціально відведений рядок. Якщо такого спеціально відведеного рядка немає, а для керівника є принциповим зазначення повної назви його посади, можна вчинити у два способи:
1) або попросити контрагента переробити документ і цього разу зазначити в ньому повну назву посади керівника;
2) або відвести (пропустити) рядок, в якому провести лінію для здійснення відповідного запису.
І не забувайте, що виправлення мають супроводжуватись надписом «виправлено» та завірятися підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення (п. 4.7 Положення №88). Якщо такі виправлення робляться у документах, складених у кількох примірниках, – виправлення слід робити у кожному з них. Утім, варто врахувати, що у договорі про надання послуг (як сказано у запитанні) можуть бути прописані інші умови виправлення та доповнень до документів, що складаються на його виконання (акти, звіти тощо).