У яких касах проводити інвентаризацію
Каса — приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів (див. пп. 8 п. 3 Положення №148).
Приклад Підприємство має приміщення основної каси, яке розташоване в офісному приміщенні, де ведеться касова книга. А також має відокремлений підрозділ (магазин), де три відділи, в кожному з яких є РРО, який обслуговується окремим продавцем. Магазин не має касової книги, кошти здають до основної каси.
Маємо чотири каси, в кожній з яких потрібно окремо проводити інвентаризацію.
Які цінності інвентаризують у касі
У п. 46 Положення №148 зазначено, що інвентаризаційна комісія перевіряє готівку, цінні папери та чекові книжки.
У пп. 8 п. 3 Положення №148 зазначено, що каса — це місце зберігання готівки, інших цінностей, касових документів.
Водночас в Інструкції №291 наголошено, що на рахунку 33 «Інші кошти» узагальнюють інформацію про наявність та рух грошових документів (у національній та іноземній валюті), які є в касі підприємства (поштових марок, марок гербового збору, сплачених проїзних документів, сплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо), електронних грошей та про кошти в дорозі, тобто грошові суми, внесені до кас банків, ощадних кас або поштових відділень для подальшого їх зарахування на розрахункові або інші рахунки підприємства.
Субрахунки рахунку 33
Рахунок 33 «Інші кошти» має такі субрахунки:
— 331 «Грошові документи в національній валюті»;
— 332 «Грошові документи в іноземній валюті»;
— 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті»;
— 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті»;
— 335 «Електронні гроші, номіновані в національній валюті».
Вочевидь, що до електронних грошей касир стосунку не має. А от інші цінності можуть зберігатися в касі.
Проте зберігати в касі готівку та інші цінності, що не є власністю підприємства, забороняється (п. 38 Положення №148).
З наведеного випливає, що на зберіганні у касира можуть перебувати:
— готівка, як у національній, так і в іноземній валюті;
— цінні папери;
— чекові книжки;
— грошові документи, як у національній, так і в іноземній валюті;
— можуть значитися кошти в дорозі, як у національній, так і в іноземній валюті.
Тож перелічені цінності й інвентаризують.
Окремі ознаки каси:
— наявність касової книги, в якій обліковують готівку (пп. 9 п. 3 Положення №148). Хоча касової книги може не бути у касах відокремлених підрозділів, де готівкові розрахунки проводять із застосуванням РРО (див. п. 11 Положення №148);
— наявність установленого підприємством ліміту залишку готівки в касі (пп. 16 п. 3 Положення №148);
— наявність касира в кожній касі (працівника підприємства, який здійснює операції з готівкою, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність і який є матеріально відповідальною особою за збереження коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі);
— наявність місця чи приміщення, де здійснюють операції з готівкою тощо.
Якими нормативами регулюється інвентаризація каси
Особливості інвентаризації каси розглянуто в п. 6 розд. ІІІ Положення №879 і в п. 46 Положення №148.
Відповідно до пп. 6.1 розд. ІІІ Положення №879 інвентаризацію кас на підприємстві проводять згідно з Положенням №148. Але в самому Положенні №148 сказано про перевірку тільки готівки в касі, цінних паперів і чекових книжок, що оформляється Актом про результати інвентаризації наявних коштів (за формою додатка 7 до Положення №148). Причому наприкінці акта зазначено, що його застосовують для інвентаризації готівки і цінних паперів. Тобто про чекові книжки там нічого не сказано, як і про грошові документи і кошти в дорозі.
З наведеного можемо припустити, що під час інвентаризації каси все-таки слід керуватися не лише Положенням №148, а й Положенням №879. Тому, на наш погляд, інвентаризувати чекові книжки, грошові документи і кошти в дорозі слід з огляду на вимоги Положення №879.
Якими документами оформляти результати інвентаризації в касі?
Як уже зазначалося, згідно з нормами Положення №148 результати інвентаризації наявних коштів (готівки, цінних паперів) оформляють Актом про результати інвентаризації наявних коштів (за формою додатка 7 до Положення №148).
Але про чекові книжки, грошові документи, кошти в дорозі нічого не сказано.
Причому нормативними документами не встановлено форми інвентаризаційних документів, які є обов’язковими для застосування при інвентаризації книжок, документів і коштів у дорозі.
Форми документів
Форми інвентаризаційних документів для бюджетних установ затверджено Наказом №572. У п. 2 цього Наказу зазначено, що затверджені ним типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації можуть застосовуватися юрособами, створеними відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництвами іноземних суб’єктів господарської діяльності.
Наприклад, цим наказом затверджено Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності. Тож інвентаризацію грошових документів можна оформити саме цим актом.
Хоча, на погляд автора, доречніше все оформляти Актом за формою додатка 7 до Положення №148. Але кожне підприємство вирішує це самостійно.
Тому, на наш погляд, наявність чекових книжок, грошових документів та коштів у дорозі також можна оформляти Актом про результати інвентаризації наявних коштів.
Тут постає запитання: всі цінності в касі потрібно оформляти одним актом чи різні групи цінностей різними актами?
Прямої відповіді у Положенні №148 немає.
Але поміркуймо.
У п. 46 Положення №148 сказано, що комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок.
Тобто під коштами у Положенні №148 названо готівку, цінні папери і чекові книжки. В самому Акті зазначено, що його складають з метою відображення інвентаризації наявних коштів (готівки, цінних паперів).
На підставі цих скупих норм Положення №148 можемо зробити попередній висновок, що одним Актом потрібно оформляти всі так звані кошти — як готівку, так і цінні папери.
Хоча в самому Акті в п. 4 зазначається фактичний обсяг коштів, у п. 5 — підсумок фактичної наявності, в п. 6 — показники за обліковими даними, а в п. 7 — підсумки інвентаризації: надлишки чи нестачі.
Але ж різні групи цінностей, що можуть зберігатися в касі, обліковують на різних субрахунках обліку:
— готівку в національній валюті — на субрахунку 301;
— готівку в іноземній валюті — 302;
— грошові документи: в нацвалюті — на 331, в іноземній — на 332;
— грошові кошти в дорозі — на 333 (в нацвалюті) і 334 (іноземній);
— цінні папери залежно від виду, від строку погашення — на різних субрахунках: 141, 142, 143, 182, 351, 352, 341, 342 тощо.
Тож, якщо в касі обліковують не лише готівку в гривнях, а й інші цінності, для виведення підсумків кожну таку групу цінностей потрібно буде в акті відображати окремо. Що дуже незручно й акт буде громіздкий.
Звідси можемо виснувати про доречність складання окремих актів на різні групи цінностей, які обліковуються на різних субрахунках. Наприклад, якщо в одній касі в одного касира (матеріально відповідальної особи) обліковується як готівка в національній валюті (субрахунок 301), так і короткострокові векселі (341), на наш погляд, доречно складати два окремі акти, результуючи в одному готівку, а в іншому — векселі.
Призначення комісії
Про особливості призначення комісії в Положенні №148 нічого не сказано, тож, на наш погляд, її призначають згідно з нормами розділу ІІ Положення №879.
Інвентаризаційну комісію створюють розпорядчим наказом керівника підприємства.
Комісія складається з представників апарату управління підприємства, бухгалтерської служби та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.
На підприємстві, де через великий обсяг робіт інвентаризацію не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюють робочі інвентаризаційні комісії.
Докладно про інвентаризаційні комісії див. у розд. ІІ Положення №879.
На наш погляд, це відповідає в тому числі духу Положення №879, яке є базовим нормативним документом, що регулює особливості проведення інвентаризації. Адже в різних нормах цього Положення йдеться про складання окремих інвентаризаційних описів на:
— активи, що перебувають у дорозі, не оплачену в строк покупцями відвантажену продукцію (товари) та на ті активи, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці) (див. п. 10 розд. ІІ Положення №879);
— об’єкти чи групи ОЗ (пп. 1.2 розд. ІІІ);
— запаси, що перебувають у дорозі, не оплачену у строк покупцями відвантажену продукцію (товари) та на запаси, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці) (пп. 4.3 розд. ІІІ) тощо.
Але позаяк у Положенні №148 про цей аспект ані слова, для уникнення непорозумінь з перевіряльними органами може бути доречним отримати консультацію від НБУ, як органу, який видав це Положення.
Якими ще документами оформляти інвентаризацію в касі?
За нормами Положення №879 складають:
— інвентаризаційні описи чи акти інвентаризації;
— звіряльні відомості;
— протокол інвентаризаційної комісії.
В описах чи актах перелічують цінності, які інвентаризуються, — за фактичними і обліковими даними, порівнюють їх, виводять різницю (лишок чи нестачу).
Звіряльні відомості складають, якщо є розбіжності між фактичними й обліковими даними. У них наводять лишки, нестачі, пересортицю, лишки, які можна списати в межах норм природного убутку, тощо.
Наприклад, такі відомості для запасів і для необоротних активів затверджені Наказом №572.
А в протоколі наводять підсумок інвентаризації, в тому числі висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань та даними бухгалтерського обліку, які наводять у звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання: причини нестач, втрат, лишків, а також пропозиції щодо зарахування внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.
До речі, Наказом №572 затверджено і форму протоколу інвентаризаційної комісії.
Але в Акті про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення №148) міститься вся інформація, яка є в описах, у звіряльних відомостях і протоколі. Тож, на погляд автора, якщо складено Акт, додатково складати ще й звіряльні відомості та протокол не потрібно. Адже вони дублюватимуть інформацію, яка вже є в Акті. Та для уникнення непорозумінь можна отримати з цього питання консультацію НБУ або на додачу до Акта все-таки скласти ще й протокол.
Проте, якщо окремі види цінностей оформлятимуть не Актом за формою додатка 7, а іншим документом, приміром форма якого затверджена Наказом №572, на додачу до такого Акта потрібно буде складати ще й протокол.
Якщо внаслідок інвентаризації встановлено нестачу коштів і вони стягуються з касира (матеріально відповідальної особи), додатково слід складати наказ керівника підприємства про таке стягнення, з яким обов’язково ознайомити працівника.
Особливості інвентаризації окремих видів цінностей
Звернімося до п. 6 Положення №879 і п. 46 Положення №148.
Готівка
Залишок готівки в касі звіряють із даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряють суму наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку зі сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).
Відомості про готівку в іноземній валюті вносять до акта інвентаризації із зазначенням назви і суми іноземної валюти, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України.
Грошові документи, бланки документів суворої звітності
До акта інвентаризації вносять дані про назву, номер, серію та номінальну вартість.
Кошти, що перебувають у дорозі
Звіряють суми, зазначені в рахунку, з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здавання виручки інкасаторам банку.
Цінні папери в документарній формі
Під час інвентаризації встановлюють:
— наявність цінних паперів;
— правильність їх оформлення, реальність вартості відображених у балансі підприємства цінних паперів;
— повноту і своєчасність відображення у бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.
Інвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, строків їх погашення.
В акті інвентаризації наводять:
назву фінансової інвестиції (акції, облігації тощо);
назву цінних паперів, якими оформлено фінансові інвестиції;
дату і термін вкладу;
номер і серію цінних паперів;
суму;
вид вкладу.
Програмні засоби опрацювання касових документів
У разі автоматизованого обліку касової книги підприємство зобов’язане перевіряти правильність роботи програмних засобів.
Процедура інвентаризації
Загальна процедура проведення інвентаризації на підприємстві прописана в пункті 5 розділу ІІ Положення №879, п. 46 Положення №148.
Призначена керівником комісія прибуває до каси.
Касиру пропонують завершити опрацювання всіх касових документів.
Касир завершує таке опрацювання, складає у довільній формі реєстр наявних прибуткових і видаткових документів та виводить залишок цінностей у касі.
Перед початком інвентаризації касир як матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що до початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під його відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано за видатками. Цю розписку наводять у п. 1 і 2 Акта про результати інвентаризації наявних коштів.
Комісія перераховує всі цінності і вносить до п. 4 Акта. Відтак підсумовує в п. 5 Акта.
Далі комісія визначає залишки за даними обліку (відповідних книг обліку тощо). Облікові дані записує в п. 6 Акта.
Якщо виявлено нестачі чи надлишки, їх вносять до п. 7 Акта.
На цьому етапі члени комісії підписують Акт (під п. 7).
Далі касир підтверджує власним підписом, що перевірка відбувалася в його присутності і він не має претензій до комісії (див. п. 8 і 9 Акта).
Якщо були нестачі чи надлишки, в п. 10 Акта записують пояснення причин. У п. 11 Акта касир ставить підпис, яким підтверджує наведене пояснення.
Нарешті, у п. 12 Акта записується рішення керівника підприємства за наслідками інвентаризації — як урегулювати нестачі, надлишки, якщо вони є тощо.
Оформлений таким чином Акт передають до бухгалтерії. Якщо за Актом установлено нестачі, надлишки, їх відображають в обліку.
Що робити з надлишком, нестачею
Якщо встановлено надлишок цінностей, їх оприбутковують із визнанням доходу (субрахунок 719). Наприклад, виявлено надлишок готівки: Д-т 301 К-т 719.
Нестача з вини касира:
— Д-т 947 К-т 30, 33 тощо — списано нестачу;
— Д-т 375 К-т 716 — відображено заборгованість касира з відшкодування шкоди;
— Д-т 301 К-т 375 — відшкодовано шкоду коштами до каси.
Нестача, якщо винну особу не встановлено:
— Д-т 947 К-т 30, 33 тощо — списано нестачу;
— Д-т 072 — відображено суму нестачі на позабалансовому субрахунку.
Після того як винну особу встановлено і наказом керівника чи судом постановлено відшкодувати шкоду (на дату набрання чинності відповідним рішенням):
— Д-т 375 К-т 716 — відображено заборгованість винної особи з відшкодування шкоди;
— К-т 072 — списано суму нестачі з позабалансового субрахунку;
— Д-т 311 К-т 375 — відшкодовано шкоду коштами на банківський рахунок.
Нормативна база
- Інструкція №291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291.
- Наказ №572 — Наказ Мінфіну від 17.06.2015 №572 «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
- Положення №879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879.