Особова картка П-2: заповнення і зміни

Особові картки у період дії воєнного стану

Держпраці та Федерація профспілок зазначили перелік кадрової документації, яку слід вести і в період дії воєнного стану. З-поміж інших обов’язкових документів згадували й особові картки. Тобто під час воєнного стану особові картки слід вести.

Суть особової картки

Особова картка — основний документ з обліку особового складу в організації.

Одразу після укладення трудового договору й оформлення наказу про прийняття на роботу на кожного працівника підприємства потрібно завести особову картку. Типова форма особової картки №П-2 затверджена Наказом №495/656. Дія цього нормативного акта поширюється на всі підприємства, установи й організації без винятку.

Мінсоцполітики в листі від 13.05.2010  №140/13/116-10 пояснило, що особові картки за формою №П-2 ведуть на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності (у т. ч. незалежно від кількості працівників на підприємстві).

Зверніть увагу!

Особові картки державних службовців слід оформлювати за формою, затвердженою наказом НАДС від 19.05.2020 №77-20.

Якщо говорити про органи місцевого самоврядування, то вони повинні оформлювати особові картки за формою первинного обліку №П-2 ДС, затвердженою наказом Мінстату від 26.12.1995 №343. НАДС дає рекомендації вести особові картки посадових осіб місцевого самоврядування саме за цією формою (лист від 09.06.2017 №5263/13-17), хоча вона й втратила чинність на підставі наказу Держстату від 26.08.2016 №154.

По суті, особова картка працівника — це основний документ з обліку особового складу на підприємстві, в якому видно всю хронологію роботи конкретного працівника. Як правило, її заповнюють працівники кадрової служби або бухгалтер (якщо працівника кадрової служби на підприємстві немає). Особову картку слід заповнювати в одному примірнику на підставі пред’явлених працівником документів (паспорт, військовий квиток або посвідчення про приписку до призовної дільниці, трудова книжка, диплом тощо).

Що з електронною формою?

Позаяк у суспільстві постійно обговорюються диджитацізація та цифровізація, то у кадровиків часто виникає запитання, чи можна особову картку П-2 вести лише в електронній формі, наприклад у спеціальній програмі для бухгалтерів, у MS Word, MS Excel.

У нормах чинного законодавства не знаходимо заборони щодо ведення електронних особових карток П-2, але є нюанс. У реквізитах типової форми П-2 зазначено, що працівник повинен у картці П-2 поставити особистий підпис. І робити це неодноразово; по суті, кожна зміна даних про призначення працівника на посаду та переведення на іншу посаду має підтверджуватися новим підписом працівника. Отже, тим, хто бажатиме оформлювати цей документ в електронній формі, треба, аби програма, в якій це буде реалізовано, враховувала специфіку складання цього документа.

На практиці часто вдаються до часткового заповнення особових карток П-2 за допомогою комп’ютерних програм. Зокрема, приймаючи працівника на роботу, дані, які відомі про нього на той момент, вносять за допомогою комп’ютера і складають електронний документ. Далі цей документ роздруковують і підписують. А зворотний бік у міру надходження інформації доповнюють від руки.

Врахуйте і те, що особова картка — документ тривалого строку зберігання — 75 років (ст. 499 Переліку №578/5). А далеко не кожен електронний документ можна буде зберегти, а головне — за нагоди прочитати протягом такого довгого строку.

Навіть згідно з п. 4 розд. 1 Порядку №1886/5 підприємства мають створювати документи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній. Тож лише в електронній формі картку П-2 залишати не можна.

Якщо працівник повернувся

Чи треба знову оформлювати особову картку П-2, якщо працівник уже колись працював на цьому самому підприємстві і тепер влаштовується знову?

Так, потрібно.

Адже у його попередній картці П-2 вже є підпис працівника кадрової служби та самого працівника, а також зазначено інформацію в графі «Дата і причина звільнення (підстава)», що унеможливлює повторне використання старої картки.

На яких фізосіб особові картки оформлювати, а на кого — не потрібно?

Особові картки оформлюють на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами, а саме:

1) з якими укладено строкові трудові договори;

2) які працюють за трудових договором із нефіксованим робочим часом;

3) із надомниками;

4) які працюють за дистанційними трудовими договорами;

5) зі сумісниками внутрішніми та зовнішніми та ін.

Отже, оформлювати особові картки потрібно навіть на тих працівників, які прийняті на роботу на досить короткий термін. Наприклад, роботодавець зобов’язаний оформити особову картку для працівника, прийнятого на кілька тижнів для заміщення іншого працівника, що пішов у відпустку.

Не забувайте вести особові картки і на внутрішніх сумісників. Адже достовірний облік відпусток потрібно вести окремо за кожною посадою. Отже, якщо один і той самий працівник працює в одного роботодавця на двох посадах, на нього заводять дві окремі особові картки (за кожною посадою).

Зверніть особливу увагу!!!

У жодному разі не оформляйте картку П-2, якщо йдеться про особу, з якою співпраця відбувається за договором ЦПХ, бо особові картки П-2 слід вести лише на осіб, з якими укладено трудові договори. Чим небезпечне складання зайвих особових карток?

Якщо кадровик помилково складе картку П-2 на особу, з якою укладено договір ЦПХ, інспектор з праці чи суд може кваліфікувати це як ознаку трудових відносин! А також визнати, що роботодавець підмінює трудові договори договорами ЦПХ.

В який строк слід заповнити особову картку П-2?

На жаль чи на щастя, особова картка П-2 не має строку, впродовж якого слід оформити її для новоприйнятого працівника. Тобто в законі не зазначено строку, впродовж якого роботодавець зобов’язаний оформити особову картку. Проте її заповнюють після видання наказу про прийняття на роботу.

Раніше, до змін у ст. 48 КЗпП щодо паперових трудових книжок, орієнтувалися на строки в згаданій статті, тобто 5 — 7 днів (ст. 48 КЗпП). Це було обумовлено тим, що роботодавець мав ознайомити працівника із записом про прийняття у трудовій книжці під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції №58).

Також «вічнозеленим» залишається запитання щодо вклеювання фотокартки. На практиці виникають величезні проблеми в кадровиків, коли ті вимагають від працівників фото для вклеювання у картку П-2. Відсутність фотографії в особовій картці фахівці Держпраці під час перевірки кваліфікують як її неналежне ведення.

Тож працівник зобов’язаний надати кольорове фото. Враховуючи розміри обмежувальної рамки, розмір фотографії має бути 3 х 4 см. Рекомендуємо скористатися вимогами до фотокарток, що посвідчують особу. Вимоги до відцифрованого образу обличчя особи, фотокарток, що їх подають для оформлення або обміну документів, які посвідчують особу, підтверджують громадянство України чи спеціальний статус особи, та фотографічного зображення на них, затверджені наказом МВС від 18.10.2019 №875.

Щоб працівники не відмовлялися від надання фотокарток, у правилах внутрішнього трудового розпорядку треба зазначити відповідний обов’язок.

Якщо мало місця

Що робити, якщо бракує місця в розділі «Відпустки» чи «Призначення та переведення»?

Для продовження особової картки слід узяти нову чисту форму П-2 і на верхньому полі написати «Продовження особової картки», зазначити табельний номер працівника, заповнити у Розділі І «Загальні відомості» пункти 1, 2 (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження). Нову особову картку зберігайте разом із первинною особовою карткою.

Алгоритм заповнення форми №П-2

Особова картка П-2 працівника складається з 5 розділів:

I. Загальні відомості;

II. Відомості про військовий облік;

III. Професійна освіта на виробництві (коштом роботодавця);

IV. Призначення та переведення;

V. Відпустки.

Усі вони мають конкретні інформаційні завдання.

Загальні відомості. Тут зазначають паспортні дані (прізвище, ім’я, по батькові), сімейний стан, наводять інформацію про освіту, попереднє місце роботи, стаж роботи, а також місце реєстрації та місце фактичного проживання. Усі ці дані заповнюють на підставі підтвердних документів: паспорта, трудової книжки, наданого працівником диплома. Місце фактичного проживання записують зі слів працівника.

У таблиці п. 10 цього розділу зазначають склад сім’ї, сюди включаються: батьки; чоловік/дружина; діти; опікуни.

Якщо дані з цього розділу змінюються, однією рискою слід закреслити неактуальні дані, а поруч вписати нові. На полі особової картки поряд з оновленими даними або нижче у графі «Додаткові відомості» працівник, що вносить зміни, записує реквізити документа, на підставі якого наводить нові дані, ставить дату і свій підпис (див. табл. 1).

Таблиця 1

На підставі якого документа заповнюють розділ І картки П-2

Відомості про військовий облік. Цей розділ підлягає заповненню тільки в тому разі, якщо працівник є військовозобов’язаним або призовником, за яким здійснюється звірка з військовими комісаріатами. Записи роблять на підставі військового квитка або тимчасового посвідчення, виданого замість військового квитка для військовозобов’язаних, для призовників — посвідчення про приписку до призовних дільниць.

Зверніть увагу!

Незважаючи на наявність у ній відомостей про військовий облік, особова картка П-2 вже не є тим документом, за яким ведуть військовий облік на підприємстві. Персональний військовий облік на підприємствах наразі ведуть за списками персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку №1487).

Професійна освіта на виробництві. Цей розділ заповнюють у разі отримання працівником освіти коштом підприємства: первинна профпідготовка, перепідготовка, підвищення кваліфікації на виробництві як у спеціалізованих закладах, так і на базі інших суб’єктів господарювання.

Призначення і переведення. Перший запис у цьому розділі — запис про прийняття на роботу. Тут слід заповнити всі рядки й обов’язково дати на підпис працівникові.

Також слід робити записи у картці П-2 про тимчасове переведення — це різновид переведення, бо у законодавчих нормах чи підзаконних актах не йдеться, що таких записів не вносимо.

Відпустки. Судячи з назви, цей розділ заповнюють безпосередньо при наданні відпусток: щорічних (основних та додаткових), творчих, відпусток за власний рахунок та інших. Крім цього, тут зазначають період, за який вони надаються, дати початку і закінчення та номер наказу, на підставі якого надається відпустка. Не забувайте, що цю інформацію слід продублювати в журналі обліку відпусток.

Додаткові відомості. У цьому розділі мають знайти відображення дані, які не були зазначені в інших розділах (наприклад, про судимості, участь у війні, знання іноземної мови, належність до певної пільгової категорії працівників або інвалідність і документ, на підставі якого працівника віднесено до окремої категорії). Також сюди можуть вноситися виправлення щодо першого і другого розділів картки, наприклад зміна прізвища, місця проживання.

У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначають дату і причину звільнення з посиланням на конкретну норму КЗпП.

Виправлення в особовій картці

Якщо у працівника відбувається зміна даних, слід внести доповнення чи уточнення.

Внесення виправлень до особової картки не є порушенням і не тягне за собою адміністративної відповідальності (лист Держстату від 21.11.2016 №09.4-12/307-16).

Наприклад, якщо відбулася зміна прізвища, треба після отримання працівником нового паспорта закреслити колишнє прізвище і поруч або зверху вписати нове. У графі «Додаткові відомості» зазначте, що прізвище змінено на підставі паспорта, впишіть реквізити наказу та нового паспорта.

Відповідальність за порушення

Одразу зазначимо, що окремої відповідальності за неведення особових карток чинним законодавством не передбачено. Але, по суті, це порушення трудового законодавства (одне з так званих інших порушень).

За ці порушення роботодавцю загрожує штраф за ч. 1 ст. 41 КУпАП у розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. (від 510 до 1 700 грн), який накладається на посадових осіб підприємства.

Не слід забувати і про ст. 265 КЗпП. За відсутність особових карток під час перевірок Держпраці може бути застосовано штраф у розмірі 1 МЗП щодо кожної не заведеної або з помилками особової картки, що встановлено на момент перевірки (у 2023 році — 6 700 грн). Хоча здебільшого роботодавцю виносять припис виправити порушення, пов’язані з веденням особових карток, і якщо він їх усуває у зазначені у приписі терміни та повідомляє про це Держпраці, штрафи до нього не застосовують.

Це працює і під час війни. У статті 16 Закону №2136 зазначається, що в разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються.

Нормативна база

• КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 №322-VIII.
• КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 №8073-X.
• Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
• Інструкція №58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 №58.
• Наказ №495/656 — Наказ Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 №495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку №П-2 «Особова картка працівника».
• Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5.
• Порядок №1487 — Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 №1487.
• Порядок №1886/5 — Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5.