Оплата карткою: що з підзвітом?

Нагадаємо, що з 1 квітня 2023 року Законом №2888 викладено в новій редакції п. 170.9 ПКУ. Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подають лише у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Підприємство має видатковий касовий ордер, за яким воно видало працівникові готівку для здійснення господарських витрат — придбання товару. Працівник придбав товар, про що свідчить чек РРО з магазину. Форма оплати товару — готівка або картка — в цій ситуації не має значення. Головне, що працівник отримав кошти на закупівлю товару і виконав це доручення. Те, яким чином він оплатив купівлю, не впливає на його відносини з роботодавцем щодо підзвітних коштів.

Якщо він витратив менше коштів, ніж йому було видано, він повинен повернути невикористані кошти до каси або на рахунок підприємства.

Якщо, навпаки, він витратив більше коштів, підприємство має повернути йому цю перевитрату, і теж немає значення, в якій формі воно це зробить — у готівковій чи безготівковій.

Нагадаємо: у разі якщо під час виконання окремих цивільно-правових дій працівник для проведення розрахунків застосував особистий платіжний інструмент чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент (пп. 170.9.2 ПКУ). На практиці це може бути виписка з особистого рахунку працівника, до якого емітовано картку. З метою збереження конфіденційної інформації з рахунку працівник має право надати таку виписку, яка включатиме тільки цю операцію з придбання товару, щоб не надавати інформацію про інші його операції, які не мають стосунку до цього придбання товару.

Отже, працівник повинен надати чек РРО з магазину,  який містить перелік придбаних товарів, та банківську виписку зі свого рахунку, до якого емітовано картку, яку він використав при розрахунку.

Обов’язок подавати авансовий звіт виникає лише тоді, коли у працівника з’явиться оподатковуваний дохід. Працівник повинен надати документи та повернути невикористані кошти до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він придбав товари (пп. 170.9.3 ПКУ). І тільки якщо в цей строк працівник не надасть документів та не поверне невикористаний залишок коштів, у нього виникне оподатковуваний дохід і він буде зобов’язаний подати авансовий звіт. А якщо все добре і працівник надав чек, виписку з рахунку та вчасно повернув невикористані кошти, авансовий звіт подавати не треба.

Таблиця

Бухоблік виконання доручення працівником