Зміни у складанні бухгалтерської «первинки»
Як ми повідомили в «ДК» №10/2023, Мінфін вніс зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (Положення №88).
Ідеться про Наказ №467, який уже зареєстрований у Мін’юсті і набирає чинності з дати його офіційного опублікування. На день підписання цього номера «ДК» до друку (08.03.2023) він ще не опублікований. Проте відбутися це може будь-якого дня, тож варто приготуватися до змін. Тим більше що вони стосуються правил складання первинних документів.
Зміни, які насправді не зміни, а лише уточнення
Як це часто буває, наказ про зміни до Положення №88 немаленький, але більшість зазначених змін — це або уточнення вже наявних у ньому норм, або приведення цього Положення у відповідність до поточної редакції Закону про бухоблік.
Наприклад, до першого пункту Положення №88 додається визначення того, що таке первинні документи та регістри бухобліку. Але у Положенні вони вже були! Просто не на початку, а у відповідних його розділах (п. 2.1 та 3.1). Тобто ці визначення не додали до Положення, а лише перемістили на початок.
Або ось до п. 2.4 (у новій редакції це буде п. 2.3) додано, що обов’язкові реквізити первинного документа, встановлені Положенням №88, не поширюються на «первинку», форму якої затвердив НБУ. Саме завдяки цій нормі, наприклад, виписка банку (яка часто не має всіх таких реквізитів) все ж таки визнається первинним документом! Але в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік така норма вже є. Отже, це приведення Положення №88 у відповідність до Закону.
Також до додаткових реквізитів «первинки» (які можуть вважатися обов’язковими лише в тому разі, якщо це зазначено в окремому загальному або локальному нормативному акті) потрапила і печатка. Наприклад, підприємство має внутрішній наказ/положення про застосування печатки. Хоча таке рішення прийняте добровільно, через наявність такого локального нормативного акта печатка стає додатковим обов’язковим реквізитом первинних документів, які складає це підприємство. Проте це теж не новина, адже така норма є в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.
Зміни, на які варто звернути увагу
По-перше, з Положення №88 забрали згадку про можливість застосування при складанні первинних документів «регіональних мов України». Тобто тепер уже без варіантів — уся українська первинка має складатися виключно українською мовою. Але, якщо «первинка» надійшла до вас з-за кордону, вона, як і раніше, може бути складена іноземною мовою, проте мусить мати автентичний переклад (і тепер — тільки українською мовою).
По-друге, уточнили норму про обов’язок підприємств надавати контролерам, судам і контрагентам копії електронних первинних документів. Так, ці копії і надалі треба буде робити на вимогу і власним коштом. Але при цьому додається, що такі копії (!) можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їхніх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством. Вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.
Тобто роздрук електронного документа тепер — не просто так (хоч і не має юридичної сили оригіналу). Тож будьте уважні щодо роздруків електронних документів — кожен із них тепер має значення. Ні, наразі від вас не вимагають вести облік таких копій і знищувати їх ще можна, але виносити їх з підприємства вже заборонено.
А ще уточнили порядок виправлень у первинних документах. Ось тут треба бути особливо уважними, адже в новій редакції викладено весь розділ 4 Положення №88!
Що не змінилося: підчистки і необумовлені виправлення не допускаються. А в документах, якими оформлено касові і банківські операції та операції з цінними паперами, взагалі не може бути жодних виправлень.
Що змінилося: Мінфін прописав окремо правила для виправлень у паперових та в електронних первинних документах.
Для паперових документів тепер є три варіанти виправлень:
— способом «червоного сторно»;
— способом додаткових бухгалтерських проведень;
— коректурним способом.
Для е-документів варіантів лише два: способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.
Способи виправлень у первинних документах
Спосіб «червоного сторно»: виправлення здійснюється шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховуються. Водночас під записом червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору здійснюється другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.
Спосіб додаткових бухгалтерських проведень: виправляються помилки шляхом внесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах.
Коректурний спосіб: виправлення здійснюється шляхом закреслення неправильного тексту або цифри і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Зрозуміло, що коректурний спосіб — закреслення тексту — можна використовувати лише для паперових документів. А як застосовувати інші два методи для електронних документів? Про це в оновленому розділі Положення №88 не сказано. Лише зазначається, що у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, складених в електронній формі, під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та мають міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.
То як же зробити це виправлення? Спробуємо здогадатися — для цього потрібно скласти бухгалтерську довідку.
Так, в описі методу «червоного сторно» сказано: цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (сума, кореспонденція рахунків) вноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) — чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображаються правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки — головним бухгалтером.
Зрозуміло, що колір чорнила для електронного документа не має жодного сенсу. Тож метод сторно для них передбачає складання електронної довідки, в якій є мінімум два рядки:
1) спочатку хибна інформація відображається зі знаком «мінус»;
2) потім з додатним значенням наводиться правильна інформація про господарську операцію.
Аналогічно, на наш погляд, треба скласти бухгалтерську довідку і для методу додаткових бухгалтерських проведень. Але розгорнуто коригувати операцію в такому разі не треба — коригувальне проведення робиться на різницю між неправильною та правильною інформацією.
І який метод використовувати для яких помилок, — це теж має вирішувати саме підприємство. Хоча у змінах зазначено, що метод сторно призначається для виправлень помилок у «первинці» за минулий звітний період.
Фінансова звітність — що нового?
Ми вже писали торік (див. «ДК» №51-52/2022), що Мінфін готує зміни до низки бухгалтерських стандартів.
І ось 17 лютого 2023 року Наказ №18 опубліковано в «Офіційному віснику». Отже, він діє вже з 17.02.2023.
Що саме змінилося у складанні фінзвітності? Здебільшого йдеться про приведення національних бухгалтерських стандартів у відповідність до Закону про бухоблік.
Розкриття інформації щодо пов’язаних осіб
У примітках до фінансової звітності за наявності операцій пов’язаних сторін наводиться інформація, наведена у п. 11 НП(С)БО 23.
Водночас у п. 13 цього НП(С)БО був перелік випадків, коли зазначену інформацію в примітках можна не наводити. Але тепер п. 13 вилучено з НП(С)БО 23.
Тому з 17.02.2023 наведена у п. 11 НП(С)БО 23 інформація завжди наводиться у примітках до фінансової звітності — без винятків.
Консолідована фінансова звітність
Внесено зміни до НП(С)БО 2 щодо складання консолідованої фінзвітності.
Норми НП(С)БО 2 застосовуються підприємствами, які контролюють інші підприємства (материнські підприємства), крім материнських підприємств, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності. Після об’єднання підприємств материнське підприємство складає консолідовану фінансову звітність за групу підприємств, які входять до складу такого об’єднання, у порядку, визначеному цим Національним положенням (стандартом).
Підприємства, які контролюють інші підприємства (материнські підприємства), крім фінансової звітності про власні господарські операції, теж складають консолідовану фінансову звітність групи у порядку, визначеному НП(С)БО 2.
Але, по суті, це не новина, і зміни до НП(С)БО 2 спричинені змінами, внесеними Законом №2435 до Закону про бухоблік.
Для груп підприємств, за які материнські підприємства подають консолідовану фінансову звітність, визначено критерії для розподілу на три групи: малі, середні або великі (див. ч. 1 ст. 12 Закону про бухоблік).
Критерії розподілу за новими групами наведено у п. 6 НП(С)БО 2.
Причому відповідно до ч. 3 ст. 14 Закону про бухоблік, яка викладена у новій редакції, малі та середні групи (крім груп, у складі яких є підприємства, що становлять суспільний інтерес) звільняються від обов’язкового складання та подання консолідованої фінансової звітності та консолідованого звіту про управління.
Критерії поділу груп за розміром
<...>
Малими групами вважаються групи, показники річної консолідованої фінансової звітності яких на дату складання річної консолідованої фінансової звітності відповідають щонайменше двом із таких критеріїв:
балансова вартість активів — до 4 мільйонів євро включно;
чистий дохід від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) — до 8 мільйонів євро включно;
середня кількість працівників — до 50 осіб включно.
Середніми групами вважаються групи, які не відповідають критеріям для малих груп та показники річної консолідованої фінансової звітності яких на дату складання річної консолідованої фінансової звітності відповідають щонайменше двом із таких критеріїв:
балансова вартість активів — до 20 мільйонів євро включно;
чистий дохід від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) — до 40 мільйонів євро включно;
середня кількість працівників — до 250 осіб включно.
Великими групами вважаються групи, показники річної консолідованої фінансової звітності яких на дату складання річної консолідованої фінансової звітності відповідають щонайменше двом із таких критеріїв:
балансова вартість активів — понад 20 мільйонів євро;
чистий дохід від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) — понад 40 мільйонів євро;
середня кількість працівників — понад 250 осіб.
Для визначення відповідності критеріям, установленим у євро, застосовується офіційний курс гривні до іноземних валют (середній за період), розрахований на підставі офіційних валютних курсів Національного банку України, що встановлювалися для євро протягом відповідного року.
Якщо на дату складання річної консолідованої фінансової звітності група, показники річної консолідованої фінансової звітності якої протягом двох років поспіль (за звітний рік та рік, що передує звітному) не відповідають критеріям групи, до якої вона віднесена, така група відноситься до відповідної групи, критеріям якої відповідають показники річної консолідованої фінансової звітності за результатами звітного періоду.
Група — група юридичних осіб, що складається з підприємства, яке контролює інші підприємства (материнське підприємство), та всіх підприємств, які ним контролюються (дочірніх підприємств) (див. ст. 1 Закону про бухоблік, п. 4 розд. І НП(С)БО 2).
Малі та середні групи (крім груп, у складі яких є підприємства, що становлять суспільний інтерес) звільняються від обов’язкового складання консолідованої фінансової звітності.
Відповідно до оновленого п. 2 розд. ІІ НП(С)БО 2 консолідовану фінансову звітність складають з фінансової звітності групи підприємств з використанням єдиної облікової політики для подібних операцій та інших подій за схожих обставин. Якщо у складі групи є підприємство, яке застосовує облікову політику, відмінну від прийнятої в консолідованій фінансовій звітності для подібних операцій та подій за схожих обставин, то при складанні консолідованої фінансової звітності у його фінансовій звітності робиться відповідне коригування.
Скорочена фінансова звітність — хто її подаватиме?
З 17.02.2023 з переліку осіб, які складають фінансову звітність для мікропідприємств, викреслено тих, які ведуть спрощений бухгалтерський облік доходів та витрат відповідно до податкового законодавства. Тобто платників єдиного податку.
Проте з переліком тих, хто складає скорочену фінансову звітність, форми якої затверджені НП(С)БО 25, взагалі є невизначеність. Про що ми докладно розповіли в «ДК» №5/2023.
Отже, за якою формою «спрощенці» звітуватимуть за 2023 рік?
Більшість фахівців пропонує їм обирати форму залежно від розміру:
мікро — фінансовий звіт мікропідприємства;
малі — фінасовий звіт малого підприємства;
решта — «велику» фінзвітність.
Але наразі це питання потребує роз’яснень від Мінфіну.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон №2435 — Закон України від 19.07.2022 №2435-IX «Про внесення змін до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Наказ №18 — Наказ Мінфіну від 12.01.2023 №18 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства фінансів України з бухгалтерського обліку».
- Наказ №467 — Наказ Мінфіну від 28.12.2022 №467 «Про затвердження Змін до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.
- НП(С)БО 2 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 «Консолідована фінансова звітність», затверджене наказом Мінфіну від 27.06.2013 №628.
- НП(С)БО 23 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 23 «Розкриття інформації щодо пов’язаних сторін», затверджене наказом Мінфіну від 18.06.2001 №303.
- НП(С)БО 25 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 25 «Спрощена фінансова звітність», затверджене наказом Мінфіну від 25.02.2000 №39.