«Прийнято від»
Відповідно до п. 32 Положення №1481 реквізит ПКО «Прийнято від» не заповнюють у касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених установою/підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі). Інші реквізити в касових ордерах та видаткових відомостях є обов’язковими до заповнення.
1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
Як бачимо, в цьому пункті не сказано про оприбуткування коштів у касі від касира РРО. Це означає, що, приймаючи кошти від касира РРО, цей реквізит потрібно заповнювати обов’язково.
Позаяк Положення №148 не містить особливостей заповнення цього реквізиту, слід виходити з конкретної ситуації.
Касир ресторану, який виступає і касиром ТОВ, приймає кошти від касира кафе.
Якщо кошти від касира кафе приймає касир ресторану і цей останній оприбутковує кошти в касі ТОВ, складає ПКО, то, на наш погляд, у «Прийнято від» потрібно зазначати посаду і П. І. Б. (повністю) касира кафе.
Підписання касового ордера уповноваженою особою
<...> Пунктом 26 розділу III Положення №148 визначено, що видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до цього Положення) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.
Підпис керівника установи/підприємства на видаткових касових ордерах не обов’язковий, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис. <...>
Враховуючи зазначене, ДФС вважає, що у разі якщо прибутковий чи видатковий касовий ордер підписаний не головним бухгалтером, а особою, уповноваженою керівником установи/підприємства на зазначені дії, то прізвище та ініціали вносяться саме особою, що фактично підписувала такі ордери. <...>
Касир ресторану, який виступає і касиром ТОВ, приймає кошти від себе самого.
Якщо касир ресторану знімає Z-звіт і одразу створює ПКО, оприбутковуючи кошти в касі ТОВ (тобто він є одночасно і касиром головної каси ТОВ), у «Прийнято від» потрібно зазначати посаду і прізвище, ім’я та по батькові (повністю) касира ресторану. Очевидно, що в цьому разі цей касир ставитиме власний підпис і записуватиме прізвище, ім’я та по батькові в реквізиті «Одержав касир». Тобто особою, яка передає кошти і приймає їх, буде одна й та сама особа.
Хоча ця одна особа уособлюватиме в собі дві функції. З боку особи, яка передає кошти, — це касир ресторану. А з боку особи, яка приймає, — касир ТОВ.
Водночас ця сама особа виконуватиме і функції бухгалтера, який має виписувати ПКО. Адже на момент оприбуткування готівки бухгалтер уже не працює, тому що в нього закінчився робочий день. Отже, всі ці особливості слід розписати в Порядку оприбуткування готівки в касі, який згідно з п. 12 Положення №148 розробляється і затверджується внутрішнім документом ТОВ.
Таким чином, увесь процедурний ланцюжок має такий вигляд:
1) бухгалтер створює ПКО, передає його на виконання касиру до головної каси ТОВ;
2) касир головної каси приймає кошти від касира ресторану і підписує ПКО, отриманий від бухгалтера;
3) позаяк бухгалтер, касир головної каси ТОВ та касир ресторану — це одна особа, виникає накладення функцій.
Давніша думка податківців
<...>
Абзацом 4 ст. 207 Цивільного кодексу України, прийнятого Верховною Радою України 16 січня 2003 року за №435-IV (далі — Цивільний кодекс), передбачено, що правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.
Статтею 246 Цивільного кодексу визначено — довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами.
Таким чином, ДФС вважає можливим підписання прибуткових та видаткових касових ордерів особою, уповноваженою керівником, замість керівника, головного бухгалтера та касира із зазначенням прізвища та ініціалів такої особи та/або осіб.
<...>
Хто має підписувати за головного бухгалтера в ПКО та касовій книзі?
Відповідно до п. 25 Положення №148 приймання готівки до каси проводиться за прибутковим касовим ордером, підписаним:
— головним бухгалтером або
— особою, уповноваженою керівником установи/підприємства.
Згідно з п. 45-1 Положення №148 керівник підприємства має право внутрішнім розпорядчим документом визначити перелік посад і кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи з метою забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.
Таким чином, підписувати за головного бухгалтера може особа, уповноважена керівником, згідно із затвердженим керівником підприємства переліком посад, уповноважених підписувати касові документи. Наприклад, у ситуації, змальованій у запитанні, це може бути касир ресторану.
Подібний висновок наведено в ІПК ДПС від 22.06.2020 р. №2499/10/26-15-05-09-01/ІПК.
Думка податківців
Підприємство звернулося з проханням надати відповідь на таке запитання: чи можливо покласти повноваження з підписання касових ордерів на одного працівника (керуючого магазином), аби він міг підписувати їх за керівника, головного бухгалтера та касира за умови, що йому будуть надані відповідні повноваження Товариством, а саме:
— відповідні обов’язки будуть прямо передбачені посадовою інструкцією такого працівника;
— повноваження на їх здійснення будуть надані наказами керівника підприємства;
— повноваження підписувати касові ордери від імені керівника підприємства будуть закріплені довіреністю;
— з таким працівником буде укладено договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, пов’язану з виконанням обов’язків касира.
...п. 45-1 розділу IV Положення №148 передбачено, що керівник установи/підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розділах III та IV Положення №148, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.
Враховуючи викладене, ТОВ може покласти повноваження з підписання касових ордерів на працівника (керуючого магазином), аби він міг підписувати їх за керівника, головного бухгалтера та касира за умови, що йому будуть надані відповідні повноваження згідно з відповідним внутрішнім розпорядчим актом про перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи.
ІПК ДПС від 22.06.2020 р. №2499/10/26-15-05-09-01/ІПК