Згідно з п. 45 Положення №148 касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей відповідно до законодавства України. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.
На підприємствах, які мають одного касира, за потреби тимчасової його заміни виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладають договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира. Заміна касира, як правило, необхідна тоді, коли касир відсутній на робочому місці (з різних причин, як поважних, так і неповажних: хвороба, відрядження, відпустка, прогул тощо). Цінності, передані касиру під відповідальність, у разі його відсутності перераховує інший касир, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником установи/підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складають акт за підписами зазначених осіб.
Тож у разі присутності касира на робочому місці та за відсутності наказу керівника про покладання його обов’язків на іншого працівника ніхто інший, крім касира, не може виконувати його обов’язків, зокрема здавати виручку до банку. Відповідно, складання касиром касового ордера у разі, коли виручку до банку вносить не він особисто, а інший працівник, із зазначенням реквізитів такого працівника, є неможливим, бо така операція є грубим порушенням норм Положення №148.
Якщо працівник, який виконує обов’язки касира та з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність, не завжди має можливість здавати виручку до банку, потрібно розглянути питання про призначення касиром іншого працівника, який завжди особисто здаватиме виручку без передоручення цього обов’язку іншим особам.
Відповідно до п. 29 Положення №148 документом, що свідчить про здавання виручки до банку, є:
1) квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку;
2) квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
3) копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;
4) чек платіжного термінала у разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.
Якщо на цих документах буде зазначено інше прізвище, ніж прізвище касира, то виправити ситуацію вже неможливо. Як на неї реагуватимуть контролери, передбачити складно. У найгіршому випадку кошти за такими касовими ордерами можуть визнати такими, що не здавалися до банку, з чого випливає нестача грошей в касі. Тож слід негайно припинити цю практику та організувати роботу з готівкою таким чином, аби всі свої обов’язки касир виконував особисто.
Згідно з п. 32 Положення №148 реквізити у видатковому ордері «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача, які заповнюються отримувачем готівки, не заповнюють у касових ордерах, які оформляють на загальну суму проведених установою/підприємством касових операцій, зокрема здавання готівки до банку. Інші реквізити в касових ордерах та видаткових відомостях є обов’язковими для заповнення.
Нормативна база
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.