Як оформити бухгалтера
Відповідно до ст. 8 Закону про бухоблік, бухоблік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації.
Питання організації бухобліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) згідно із законодавством та установчими документами.
Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації, передбачені п. 4 ст. 8 Закону про бухоблік. Тобто для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство, зокрема, вводить до штату підприємства посади бухгалтера або створює бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером, чи веде бухгалтерський облік та складає звітність безпосередньо власник або керівник підприємства.
Отже, за відсутності на підприємстві головного бухгалтера під час складання звітності можливим є накладання КЕП безпосередньо власником чи керівником підприємства.
Відповідно до абз. 3 ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно визначає за погодженням із власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) згідно з установчими документами облікову політику підприємства та визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.
Облікова політика підприємства — сукупність принципів, методів і процедур, які використовуються підприємством для ведення бухгалтерського обліку, складання та подання фінансової звітності (ст. 1 Закону про бухоблік). Відповідні норми фіксують у наказі про облікову політику, який є одним із головних документів, що регулює порядок ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності на підприємстві.
Згідно з п. 66.4 ПКУ та п. 9.3 розділу ІХ Порядку №1588, платники податків — юрособи та їхні відокремлені підрозділи зобов’язані подати контролюючому органу відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юрособи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін в облікових даних платників податків, подавши заяву за формою №1-ОПП або за формою №1-РПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». При цьому заповнюють розділи 1, 2, 4 та 10 заяви за формою №1-ОПП, а от інформацію про засновників не подають.
Крім того, згідно з ч. 2 ст. 11 Закону про бухоблік фінансова звітність підписується керівником (власником) підприємства або уповноваженою особою у визначеному законодавством порядку та бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.
Також у пп. 48.5.1 ПКУ зазначено, що податкова декларація має бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. Якщо бухгалтерський облік веде та податкову декларацію подає безпосередньо керівник платника податку, він і підписує цю податкову декларацію.
Виходячи з вищезазначеного, стає зрозуміло, що фінансову звітність на підприємстві має підписувати не тільки директор, а й головний бухгалтер.
Тобто у разі якщо у штатному розписі підприємства передбачено посаду головного бухгалтера, то йому обов’язково делегується право підпису. Щоб надати право підпису електронних документів особам, яким делеговано це право, платник надсилає до контролюючого органу повідомлення про надання інформації щодо КЕП в електронному вигляді за ідентифікатором форми J(F)1391103.
Якщо керівник підприємства не бажає надавати право підпису головному бухгалтеру, то його потрібно приймати на посаду бухгалтера або іншу посаду. Тоді, якщо керівник не делегував право підпису звичайному бухгалтеру, звітність підписує лише керівник підприємства, тож і форму №1-ОПП подавати не потрібно.
І ще: прямої відповідальності за ненадання права підпису головному бухгалтеру законодавством не передбачено. Проте, згідно зі ст. 163-1 КУпАП, якщо податковий орган виявить порушення керівником та іншою посадовою особою підприємства встановленого законом порядку ведення податкового обліку, це тягне за собою накладення штрафу в розмірі від 5 до 10 н. м. д. г. До порядку ведення податкового обліку включено і делегування права підпису бухгалтерських документів.
Головбух як касир
Відповідно до абз. 5 п. 45 розділу ІV Положення №148 установи/підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника.
Керівник установи/підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розділах III та IV Положення №148, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю (п. 45-1 розд. ІV Положення №148).
Ані Положення №148, ані інші нормативно-правові акти не містять жодних обмежень щодо посади працівника, який виконуватиме обов’язки касира.
Таким чином, на маленьких підприємствах може бути не передбачено штатним розкладом окремої посади касира, тож виконання його обов’язків можна покласти відповідно до письмового наказу керівника на головного бухгалтера, бухгалтера чи іншого працівника, з яким обов’язково укладають договір про повну матеріальну відповідальність. І підпис керівника на видаткових касових документах має бути обов’язково.
Нормативна база
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. №8073-X.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Порядок №1588 — Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну України від 09.12.2011 р. №1588.