Директор у закордонному відрядженні оплатив за себе й іншого відрядженого працівника з власної картки авіаквитки, готель, найняв в оренду автомобіль. Після повернення з відрядження надано рахунок за готель, квитанцію за оренду автомобіля й електронні друковані авіаквитки. Як відшкодувати витрати?
Щодо оплати одним працівником за інших
Відразу зауважимо, що ситуація, зазначена в питанні, в ПКУ прямо не передбачена. А тому не зайвим буде отримати IПК від податківців.
Наприклад, в IПК ДФСУ від 30.11.2018 р. №5048/6/99-99-13-02-03-15/IПК (див. «ДК» №52/2018) зазначалося: якщо оплата вартості проживання, проїзду фізосіб (працівників) під час відрядження здійснюється одним працівником від імені та коштом юрособи (роботодавця) з використанням корпоративної платіжної картки, то сума понесених витрат не вважається додатковим благом працівників, бо під час відрядження вони виконують обов'язки трудового найму.
Схожі висновки наведені в листах Мінфіну від 08.01.2014 р. №31-07250-06-29/19, від 11.03.2006 р. №31-26030-12-13/5020, у листі НБУ від 07.04.2006 р. №25-209/827-3767. Хоча додатково в цих листах уточнюється, що підтвердні документи мають містити дані про кожного працівника, за якого здійснювалася оплата. Якщо документи таких даних не містять, витрати не можуть бути відшкодовані працівникові, який здійснив оплату.
У всіх цих листах ідеться про оплату з корпоративної картки. Хоча, на нашу думку, наведений висновок стосується й оплати з допомогою особистої картки чи готівки. Крім того, вважаємо: якщо за інших працівників заплатив один працівник, то саме цей останній подає авансовий звіт та долучає до нього відповідні документи. У цьому звіті визначаються також належні керівникові добові витрати.
Але працівник, за якого здійснювалась оплата витрат у відрядженні, також подає авансовий звіт, на підставі якого отримує добові витрати. Причому позаяк оригінали підтвердних документів додаватимуться до авансового звіту керівника, то працівникові доречно скласти і додати до свого звіту доповідну записку, в якій зазначити, що був у відрядженні стільки-то згідно з наказом керівника, що підтверджується оригіналами документів, доданих до авансового звіту керівника, копії яких додаються до звіту працівника.
Рахунок за готель
Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом платника податку — фізособи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому в установленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, включаючи оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), в тому числі бронювання.
Таким чином, підприємство може відшкодувати витрати на проживання на підставі оригіналу рахунку за готель. Якщо рахунок на два місця, в ньому має зазначатися прізвище другого працівника, про що ми казали вище. Iнакше податкова, найімовірніше, розглядатиме відшкодування оплати за всі додаткові місця як додаткове благо працівника директора, з якого утримуються ПДФО і ВЗ. Принаймні саме таку консультацію читаємо у відповіді на запитання в ЗIР, підкатегорія 103.17: «Чи є об'єктом оподаткування ПДФО сума витрат, відшкодована підприємством відрядженому працівнику на проживання в двомісному номері?».
Щоправда, податкова обґрунтовує власну думку посиланням на Iнструкцію №59. Але ця Iнструкція обов'язкова тільки для бюджетних підприємств, установ, організацій. На підприємства приватної форми власності норми Iнструкції №59 не поширюються. Тому висновок податкової, на наш погляд, необґрунтований. Хоча його слід мати на увазі як можливе джерело конфліктної ситуації.
Оренда автомобіля
Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом платника податку — фізособи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, включаючи витрати на проїзд за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).
Таким чином, витрати на оренду автомобіля можуть бути відшкодовані на підставі відповідної квитанції. I така відшкодована сума не буде оподатковуваним доходом працівника.
Електронні роздруковані авіаквитки
Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом платника податку сума відшкодованих йому витрат на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання.
У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів (див. п. 12 розділу II, п. 11 розділу III Iнструкції №59):
— оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
— роздрук на папері частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут-квитанція);
— оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.
Тому для того, щоб суми відшкодованих на придбання авіаквитків коштів не були включені до складу оподатковуваного доходу працівника, крім роздруку на папері електронного авіаквитка, він має надати оригінал розрахункового або платіжного документа, наприклад виписку з карткового рахунку.
I якщо квитки придбавалися як для себе, так і для іншого працівника, в одному з квитків має зазначатися прізвище цього працівника.
Добові витрати
За кожен день закордонного відрядження підприємство може виплатити відрядженим працівникам неоподатковуваний розмір добових, які не перевищують 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Нацбанком України, з розрахунку за кожен такий день (пп. 170.9.1 ПКУ).
Причому сума добових визначається в разі закордонного відрядження:
— у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
— до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (позначок прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Iнструкція №59 — Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. №59.
Олександр ЗОЛОТУХІН, «Дебет-Кредит»